Пандемия отступает. Но как вывести своих сотрудников со столь удобной для них удаленной работы на дому? Тут есть проблемы как психологически-эмоционального плана, мотивационного, так и правового, документального, а в заключении – еще и финансового. С чего же лучше начать?
Поскольку каждый стремится к состоянию комфорта, в первую очередь придется заняться именно мотивационными мероприятиями. И здесь еще помогут все те же интернет-конференции с сотрудниками. Благо для этих целей интернет-коучами и блогерами уже давно отработаны интересные способы влияния на людей.
Сейчас владельцам бизнесов, топ-менеджерам и кадровикам очень пригодятся всевозможные манипулятивные техники, поэтому стоит освежить в памяти советы Дейла Карнеги и тренеров школы MBA, NLP-коучей.
Не помешает поднять и резюме своих сотрудников, чтобы отыскать в них зацепки, которые помогут стимулировать их интерес к выходу на рабочее место.
Вывод сотрудников с удаленной работы в соответствии с законами и предписаниями
Главы регионов уже получили право самостоятельно решать, какие компании и в какой мере могут возобновить свою деятельность. Но все еще наложены строгие ограничения, нарушение которых ведет к серьезным штрафам или даже закрытию.
И в приоритете здесь не формально-бумажное отражение выхода на работу, а знание и соблюдение санитарно-гигиенических требований. Поэтому еще до беседы с сотрудниками о возврате в офис внимательно изучите:
- что необходимо предпринять для правильной организации рабочих мест,
- как обеспечить безопасный прием пищи,
- как разделять человеческие потоки и соблюдать условия дистанцирования.
Что необходимо сделать до выхода сотрудников в офис?
- Предусмотреть затраты на обеспечение такого режима работы,
- Разработать и утвердить стандарты безопасности труда для вашей компании,
- Прописать несколько списков: сотрудников, которых необходимо перевести в офис, и тех, кто может продолжить работать удаленно.
- Предоставить свободный доступ персонала к санитайзерам и средствам индивидуальной защиты,
- Организовать регулярную уборку с дезинфицированием поверхностей, частые проветривания, замеры температуры сотрудников,
- Убедиться, что в регионе расположения Вашей компании не требуется уведомлять региональные власти о возврате к деятельности (информацию можно найти на официальном портале органа власти),
Помните:
Возможны периодические выборочные обследования сотрудников на наличие коронавируса.
Если все это продумано, оплачено и сделано, можно переходить к обязательной рассылке сотрудникам уведомления об обязанностях по профилактике распространения коронавируса. Оно оформляется по стандартной форме и отправляется одним из способов:
- посредством 1С, к которой имеют доступ все сотрудники и где они могут заверить документы, предоставить со своей подписью,
- посредством почты – распечатывают, подписывают, сканируют, отправляют.
После отправки уведомления следует обзвонить всех сотрудников и убедиться в получении документа.
Как документально отразить факт перехода сотрудников на работу в офисе?
Трудовой кодекс не регламентирует правила оформления перевода сотрудников с удаленной работы на офисную. Тут важно, как Вы отпускали своих сотрудников на удаленку. Как именно Вы документально отразили их уход?
Оформили приказ о переходе на удаленную работу и приняли от них заявления? Тогда сейчас издаете «зеркальный» приказ и фиксируете в нем точную дату выхода на работу в офис:
- Сотрудники оформляют заявления о том, что намерены вернуться к обычному графику работы (тогда не потребуется уведомление об изменении условий трудового договора за 2 месяца).
- Работники пишут заявление о состоянии своего здоровья и лиц, проживающих с ними.
- Готовится дополнительное соглашение о переводе сотрудника с удаленной работы в офис, где прописывается дата перевода, адрес места работы, график и другие измененные условия.
- Издается приказ об отмене удаленного режима работы, который формируется в произвольной форме с указанием даты возвращения в офис, адрес места работы. Приказ предоставляется сотрудникам для ознакомления и подписи.
Оформляли дополнительное соглашение к трудовому договору?
- Проверьте указанную в нем дату. Если остаются сотрудники на удаленке, для них может потребоваться продление этого соглашения.
- Издайте приказ о прекращении режима удаленной работы и о работе при выходе из самоизоляции с учетом изменений.
Какие дополнительные проблемы с персоналом возможны из-за карантина?
- Могут возникать проблемы со своевременным приездом сотрудников на рабочее место - ограничено количество рейсов общественного транспорта. Поэтому оптимален гибкий график работы. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывается фиксированное время, которое должен сотрудник провести на рабочем месте, изменяемое время для начала и конца работы, перерывы, весь период учетного времени.
- Могут быть проблемы и с присутствием персонала на рабочем месте – теперь при любых признаках недомогания сотрудник обязан остаться дома, а это может быть и проявление аллергии, и обычная головная боль.
- Общительные сотрудники неизбежно будут проводить больше времени в обсуждениях с коллегами НЕ работы – период самоизоляции сильно сказался на их способности концентрироваться на работе. Важно предусмотреть активности для персонала, чтобы ускорить адаптацию.
- Технические моменты, связанные с переносом информации с рабочих столов. Эта проблема быстро и легко решается привлечением специалистов на аутсорсинге.
