Приветствую, коллеги!
В предыдущих заметках я упоминал про так называемое управление временем. Имеется в виду, разумеется, наше рабочее время, те самые восемь часов, благодаря которым мы должны быть полезны работодателю. И которых нам всегда не хватает. Давайте попробуем вкратце разобраться, как нам научиться вкладывать в эти восемь часов как можно больше пользы.
Пять минут, полет нормальный!
Основы управления временем лежат в двух плоскостях: организационной и психологической. Причем, подчас, они достаточно плотно пересекаются. Ниже я приведу ряд приемов, которые мне помогают выстроить свое рабочее время так, чтобы быть максимально производительным на текущий момент.
- Необходимо составить и поддерживать актуальный список всех задач, которые над тобой висят. Начиная от самых важных и заканчивая разной мелочью. Очень удобно использовать какой-нибудь электронный или онлайн-органайзер. Как только вы составите это список вы увидите, что объем вашей работы конечен. Да, большой, да, пугающий, но он конечен. Это не безграничный ком проблем, который может казаться на первый взгляд. Особенности психологии заключаются в том, что мы можем держать в голове только определённый объем задач. Как только лимит превышается, задачи теряются, остается лишь факт того, что ее поставили. Отсюда растут ноги ощущения безграничной занятости. Список задач позволяет бороться с этим ощущением.
- Все задачи необходимо проранжировать. для этого существует метод, называемый Квадрат Эйзенхауэра.
Все задачи разбиваются на четыре категории:
- СРОЧНО-И-ВАЖНО: в эту категорию попадают те дела, которые непосредственно влияют на вас и вашу работу. Их нужно будет делать аврально, и именно они пойдут в вашем списке первым приоритетом.
- НЕ СРОЧНО-И-ВАЖНО: в эту категорию попадают большие дела, которые нужно сделать к определенному сроку. Ваш второй приоритет. Они реализуются методом последовательной проработки по кусочкам. Понемногу, раз за раз.
- СРОЧНО-И-НЕ ВАЖНО: эта категория дел, которая не оказывает на вас и вашу работу влияния, но, которые, по какой-то причине, легли на вас. Их нужно перепоручать (делегировать) тому, для кого они являются важными или, если у вас нет для этого власти, постараться скинуть с себя. Силы и время, которые вы потратите на избавление от таких дел, гораздо меньше, чем затраты на их выполнение.
- НЕ СРОЧНО-И-НЕ ВАЖНО: Мусорные дела, отнимающее ваше драгоценное время. Забыть про них, и не вспоминать.
После того, как вы определили приоритеты в ваших делах, спланируйте ваш недельный график их выполнения. Не забивайте график на все 100%, оставьте процентов 30 на авралы и разные внезапности из первой категории.
Начните следовать данному графику. Ну, или попытайтесь...
Что-то не выходит каменный цветок...
Как правило после первой попытки система резко дает сбой. Разберемся почему:
- Все задачи улетели в первую категорию. Метод борьбы - вдумчивый анализ. После него в первой категории остаются только те дела, которые нужно сделать в течении одного дня, до конца завтрашнего вечера. Их, на самом деле, не так много и они не такие объемные. Под них нужно выделить всего процентов двадцать от вашего планируемого времени (напомню, это 70 процентов от ВСЕГО вашего рабочего дня). Все, что требуется сделать позже, дает вам как минимум два дня + день дедлайна. А это уже уровень "НЕСРОЧНО", и его можно распланировать.
- Отсутствие системы. Метод борьбы - самодисциплина. Если время на сегодня для задачи вышло - оставьте ее. Так надо. У вас через 10 минут будет другая задача, которую тоже немного нужно поделать, а вам нужно время на передохнуть и переключиться.
- Плотный график. Метод борьбы - планируйте не более 70% рабочего времени.
- Ощущение внезапного ускорения. Метод борьбы - расслабится и получать удовольствие.👌
А тут на меня как навалят, как навалят...
Аргументом против планирования времени, как правило, выступает тезис о том, что Стаханов был один, а нормы повысили всем. Мол, нет резона перерабатывать, т.к. работодатель тут же накинется и будет грузить еще больше. Это, как минимум немного не так...
Во-первых, у вас в руках есть ваш календарь, который служит фактическим доказательством того, что вы не тратите время и деньги хозяев зря. У вас есть лог всех ваших задач, текущих и выполненных, а также их актуальный статус, занесенный в календарь. Как правило, этого хватает для того, чтобы работодателю стала ясна ваша загруженность. Более того, как правило он начинает сам вносить коррективы в ваш график, давая отличную обратную связь и показывая вам, где стоит изменить приоритеты.
Во-вторых, вам не нужно все сделать быстрее. Вам нужно все сделать вовремя. У каждой задачи есть свой дедлайн. Любая задача должна выполняться на один день раньше дедлайна. Мы не на сделке, нам платят за пунктуальность. Не форсируйте события и выстраивайте график так, чтобы успеть все вовремя.
В-третьих, вы будете избавлены от синдрома студента, пытающегося успеть все в последний день. Как известно, в последний день можно выучить только китайский язык, и то при наличии методички. У современных инженеров задачи на порядок сложнее. Значит, и решать их нужно другими методами.
И, в последних, но не в последнюю очередь, вы будете видеть задачи, в которых вы не успеваете по-любому. Это места, на которые нужно обратить отдельное внимание. Это ваши пробелы и слабые места. Те самые, которые нужно оптимизировать тем или иным способом. Как - предмет моих последующих заметок.
И помните... Время - это ваш действительно ограниченный ресурс. Ваши знания и возможности бесконечны!
Best Regards
