В поликлинике существует учетно-оперативная медицинская документация, предназначенная для организации работы учреждения, регистрации и контроля деятельности структурных подразделений и специалистов.
Основным документом является медицинская карта амбулаторного больного (ф. №025/у), которая должна храниться в регистратуре. Карты группируются по участковому принципу и в алфавитном порядке.
Также существуют контрольные карты диспансерного наблюдения (ф. №030/у), они хранятся в специальной картотеке в кабинете врача.
В регистратуре, кроме стола справок, рабочего места администратора, терминала для записи, существуют помещения: для хранения медицинской документации; под медицинский архив. Для архива рекомендуется использование металлических стеллажей с одной и двумя створками и ключевыми замками.
Система хранения медицинской документации должна исключать нарушение конфиденциальности и возможность незаконного доступа к ней, согласно ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 №323-ФЗ (ред. от 24.04.2020) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и требованиям по защите персональных данных.
Картотека в поликлинике должна обеспечивать быстрый и удобный поиск карт, позволять сегментировать карты по заданным критериям, например, по участкам, по домам, квартирам, алфавиту или по другим критериям, принятым в лечебном учреждении.
Желательно, чтобы была возможность помещать идентифицирующие надписи на дверцу ящиков картотеки, для эффективной навигации и быстрого поиска нужных документов.
В детских поликлиниках, кроме всего перечисленного, организовано хранение карт учета профилактических прививок (ф. №63) На ящиках, в которых расположена картотека, должны быть обозначены номер участка, фамилия участкового педиатра и участковой медсестры.
Металлические медицинские картотеки, сертифицированные на соответствие требованиям ГОСТ 16371-93 — удобная и практичная мебель для регистратуры, кабинета врача, архивного хранилища поликлиники. Во вместительные ящики помещается до 30 кг документов, а корпус из стали не боится ударов и царапин, повышенной влажности, быстро собирается и разбирается. Телескопические направляющие выдвижных ящиков и система полного выдвижения обеспечивает простоту и надежность эксплуатации. Защита конфиденциальности медицинской документации обеспечивается центральным замком.
