Приказ – документ распорядительного характера, издается руководителем организации для решения различного рода задач. Приказ (распоряжение) о приеме на работу является односторонним актом, удостоверяющим факт заключения трудового договора. Требование об обязательном издании приказа (распоряжения) о приеме на работу напрямую прописано в ст. 68 Трудового кодекса РФ. На его основании делается запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке. Поэтому к его оформлению стоит отнестись очень внимательно.
Как свидетельствует практика, наиболее характерными ошибками, сопровождающими издание приказов о приеме на работу, являются:
1) несоблюдение требований к содержанию приказа;
2) несоблюдение требований к форме приказа;
3) несоблюдение установленных сроков издания приказа;
4) издание приказа на основании ненадлежащим образом оформленных документов;
5) издание приказа неуполномоченными лицами;
6) отсутствие на приказе отметки (подписи) об ознакомлении с ним работника.
Несоблюдение требований к содержанию приказа
Частая ошибка – несоответствие содержанию трудового договора условий, указанных в приказе о приеме на работу. Поскольку наличие ошибок, опечаток, зачеркиваний и всякого рода исправлений в приказе неприемлемо, важно на стадии подготовки документа (до подписания его уполномоченным лицом) тщательно проверить правильность написания и соответствие трудовому договору:
• фамилии, имени, отчества принимаемого на работу работника (работников), особенно если они нестандартные или сложные в написании;
• наименования структурного подразделения, куда принимается работник (работники) (если это предусмотрено условиями трудового договора и структурой предприятия) – оно должно соответствовать и трудовому договору, и штатному расписанию; не допускается использование сокращенного варианта наименования подразделения;
• наименования должности (специальности, профессии) принимаемого на работу работника (работников) – особенно важно в случаях, когда эти наименования должны в точности соответствовать указанным в соответствующих квалификационных справочниках или положениях профессиональных стандартов.
Не забудьте указать разряд, класс (категорию), квалификацию, если это предусмотрено для соответствующей должности (специальности, профессии) квалификационным справочником или профессиональным стандартом и (или) штатным расписанием организации.
Обязательно обратите внимание на даты, указанные в приказе, дата составления документа и дата приема на работу могут различаться. При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1 и аналогичные ) или «Период работы» (форма № Т-1а и аналогичные) строка (графа) «по» не заполняется.
Если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, то в приказе это обязательно должно быть отражено. В соответствии со ст. 70 ТК РФ срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций – шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом (так, для гражданских служащих срок испытания устанавливается продолжительностью от одного месяца до одного года (ст. 27 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»)). При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель. Также необходимо помнить, что определенным категориям работников испытание при приеме на работу не устанавливается (ст. 70 и 207 ТК РФ).
Очень важно верно указать размер оклада и надбавок – они должны соответствовать трудовому договору и штатному расписанию. Поскольку указываются они в цифрах, ошибка хотя бы в одной из них может обернуться для работодателя трудовыми спорами и судебными разбирательствами. Необходимо помнить, что формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию» как в трудовом договоре, так и в приказе о приеме на работу недопустима. Согласно п. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Соответственно и в трудовом договоре, и в приказе о приеме на работу должны указываться конкретные цифры (размер тарифной ставки или оклада), для надбавок и премий, которые выплачиваются не в твердой сумме – порядок их расчета, определения.
В строке «условия приема на работу, характер работы» традиционной «госкомстатовской» формы приказа и аналогичных форм отражается работа по совместительству, условие о неполном рабочем времени и оплате пропорционально отработанному времени, о срочности трудового договора и основаниях его заключения (на время отсутствия основного работника, для выполнения определенной работы и др.).
Если в процессе оформления и согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Если ошибка в приказе обнаружена в момент подписания, его также необходимо перепечатать в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок в приказе о приеме после подписания документа он должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.
Несоблюдение требований к форме приказа
Несмотря на то что требование об обязательности унифицированных форм документов с 1 января 2013 г. отменили (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), большинство работодателей продолжает их использовать. Как правило, для составления приказа о приеме используются унифицированные формы: Т-1 – для оформления одного сотрудника и Т-1а – для оформления нескольких сотрудников. Составление приказа по форме Т-1а предусматривает включение в указанный документ данных сразу нескольких сотрудников, в связи с чем использование ее в работе не рекомендуется во избежание конфликтов по факту разглашения персональных данных. Работодатель вправе разработать и собственную форму приказа, при этом в указанный документ включают следующие основные сведения: фамилию, имя, отчество сотрудника, должность, на которую он принимается, название отдела или подразделения, данные о зарплате, испытательном сроке, трудовом договоре, на основании которого составляется приказ. Но независимо от того, какие формы приказов использует организация, это обстоятельство должно быть зафиксировано в учетной политике. Формы приказов должны быть утверждены руководителем.
Несоблюдение установленных сроков издания приказа
Согласно ч. 1 ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Трудовой кодекс РФ не содержит указаний о сроке подготовки и дате издания такого приказа. Однако ч. 2 ст. 68 ТК РФ содержит указание на то, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Соответственно и приказ о приеме на работу должен быть издан в пределах вышеуказанного срока, иначе работодателем будет нарушена норма о порядке ознакомления работника с данным приказом.
На практике приказы о приеме на работу принято издавать до того, как работник приступил к работе (до начала события, о котором речь идет в приказе).
Издание приказа на основании ненадлежащим образом оформленных документов
Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу в общем случае является надлежащим образом оформленный трудовой договор (в исключительных случаях трудовой договор оформляется позднее фактического допущения к работе). Сведения о документе, послужившем основанием для издания приказа о приеме, должны быть отражены в соответствующей строке.
Не допускается издание приказа о приеме на основании ненадлежащих документов. Приказ о приеме на работу, изданный на основании таких документов, не имеет юридической силы и может быть оспорен.
Издание приказа неуполномоченными лицами
Приказ должен быть подписан руководителем организации (генеральным директором, директором), индивидуальным предпринимателем либо лицами, имеющими соответствующие полномочия. Как правило, руководитель наделяется полномочиями по изданию приказов по кадрам в отношении всех категорий работников Уставом организации. В крупных организациях при большом документообороте руководитель может делегировать право подписи всех приказов (либо приказов по определенным направлениям деятельности) своим заместителям или руководителям подразделений. Руководители обособленных подразделений предприятия (филиалов, представительств), как правило, тоже наделяются полномочиями на издание приказов в отношении работников подчиненных им подразделений. На время своего отсутствия руководитель может передать свои полномочия по доверенности другому лицу, приказом возложить исполнение обязанностей на другого работника.
В случае, когда приказ подписывается не руководителем, необходимо указать должность и расшифровку подписи представителя работодателя, а также основание, в силу которого данное лицо наделено соответствующими полномочиями.
Приказ, подписанный неуполномоченным лицом, не имеет юридической силы.
Отсутствие на приказе отметки (подписи) об ознакомлении с ним работника
В соответствии с ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Такое ознакомление с приказом является дополнительной юридической гарантией наличия трудовых отношений, подтверждает наличие обязательных и дополнительных условий трудового договора, а в случае одностороннего изменения работодателем оговоренных ранее условий или введения условий, которые не были предметом соглашения сторон, работник может обжаловать неправомерные действия работодателя в суд.
Отсутствие приказа
Ну и, конечно, грубейшим нарушением является отсутствие приказов (распоряжений) о приеме на работу. За данное нарушение трудового законодательства статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ предусмотрена административная ответственность:
«1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей…»
Работодатели, которые надеются использовать отсутствие документального подтверждения приема работника на работу в качестве аргумента в случае трудового спора, должны помнить, что обязанность по надлежащему письменному оформлению трудовых правоотношений, в том числе по изданию приказа о приеме, возложена на работодателя. Неисполнение работодателем этой обязанности не может служить доказательством отсутствия трудовых отношений (Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 05.08.2013 по делу № 33-6575, Кассационное определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия от 17.05.2011 по делу № 33-1401/2011).
В качестве гарантии надлежащего оформления трудовых отношений работник вправе потребовать от работодателя надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ст. 62 ТК РФ).
Примечание.
Требование об обязательности унифицированных форм документов отменили с 1 января 2013 г. (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), но большинство работодателей продолжает их использовать, утверждая приказом руководителя эти формы для своей компании (либо аналогичные).
