Пока компания ещё совсем небольшая, для ведения большинства дел обычно хватает обычной электронной таблицы в Excel или Google Sheets. Но как только число клиентов или выполняемых операций начинает увеличиваться, столь простых средств становится недостаточно.
При этом объёмы работ растут подчас стремительно, гораздо быстрее, чем происходит рост самого бизнеса. И то, что раньше занимало буквально считанные минуты, постепенно превращается в часы. Да и решать некоторые обыденные вопросы становится труднее. Так, нетрудно держать информацию о каждом клиенте в памяти, когда их у вас несколько десятков. Но вот помнить данные сотни клиентов уже нереально. А простое занесение информации в Excel неудобно тем, что быстро найти необходимое затруднительно.
И выход тут только один – автоматизация. Это позволит переложить выполнение рутинных задач на специальные программы, оптимизировать работу сотрудников, повысить эффективность, улучшить многие бизнес-процессы. Например, если разбором поступивших с сайта заказов будет заниматься не человек, а специальная программа, вероятность возникновения ошибок стремится практически к нулю. Программа будет принимать заказ, автоматом вносить все данные в базу и отправлять необходимые реквизиты для оплаты заказчику. Ну а после того, как заказа будет оплачен, та же программа автоматически поставит соответствующую задачу менеджеру, ответственному за отгрузку товаров.
Но самое важное в том, что автоматизация в большинстве случаев не требует от владельца бизнеса каких-либо значительных вложений и не вызывает слишком уж больших сложностей (хотя назвать этот процесс простым также нельзя). Автоматизировать процессы можно и даже нужно постепенно, нет необходимости сразу же менять привычное положение дел. Более того, чем быстрее всё было сделано, тем больше вероятность возникновения ошибки.
Процесс автоматизации требует вдумчивого подхода. И начинать следует с выбора процессов, которые нуждаются в этом, после чего потребуется решить, в какой последовательности стоит действовать. Всё это можно сделать самостоятельно или отправить на аутсорс. Впрочем, в случае с малым бизнесом второй вариант обычно неприемлем из-за его дороговизны. Также аутсорсеры станут не самым лучшим вариантом для компаний, занимающихся слишком уж специфическим бизнесом – сторонние специалисты могут просто не понимать всех его тонкостей.
Сегодня к услугам бизнеса сотни самых разнообразных решений, предназначенных для автоматизации. Это всевозможные системы управления клиентами (CRM), системы управления проектами, системы планирования ресурсов предприятия (ERP), различный софт для проведения рассылок и отправки сообщений (ESP), бухгалтерские приложения и многое другое. Все эти инструменты позволят сформировать экосистему, благодаря которой большинство бизнес-процессов будут происходить в полностью автоматическом режиме. Потребуется время, чтобы во всём этом разобраться. Но поверьте, оно того стоит! Чем глубже руководитель компании вникнет во все эти нюансы, тем лучше будет для бизнеса.
Впрочем, совсем уж «сходить с ума», тратя слишком уж много времени на то, чтобы разобраться со всем, что присутствует на рынке, также не следует. Найти идеальное решение всё равно не получится. Тем более, что уже через несколько лет многое может измениться – появятся новые идеи, новые концепции, ваш бизнес начнёт осваивать другие направления. И если, например, в будущем вам потребуется интеграция с Tilda, отсутствующая в выбранной вами CRM, то этот вопрос без проблем решается при помощи такого инструмента, как онлайн-коннектор приложений.
