Я уже написала несколько статей на тему использования такого инструмента, как проверка данных. Он позволяет ограничить вводимые значения в ячейку с помощью определенных правил.
В это статье я приводила пример как создать правило на проверку данных, вывести подсказку пользователю при вводе неверных данных и как изменить окно с ошибкой - Контроль ввода значений в Excel - как обезопасить пользователя от ошибок.
Также с помощью проверки данных реализуются выпадающие списки. Их удобно использовать, если у вас есть определенный набор значений, который может быть введен в диапазон (например, список марок автомобилей или ставок по кредиту).
Принцип создания выпадающих списков представлен в этой статье.
Здесь я бы хотела привести некоторые способы использования этого инструмента, которые могут вам подойти при решении ваших задач.
Немного полезной теории: вкладка "Проверка вводимых значений" (находится Лента->Данные->Проверка данных) сильно зависит от типа данных, на который у вас будет действовать ограничение:
Окно поддерживает следующие типы данных:
- Любое значение - по сути при выборе этого пункта вы удаляете все предыдущие ограничения с этого диапазона;
- Целое число - в ячейку должно быть введено целое число, которое можно ограничить диапазоном, например, целое число меньше или равное 80;
- Действительное число - числа, которые могут быть записаны в виде конечной или бесконечной десятичной дроби. Например, 5; 47; -5,36; 3/7 и прочие;
- Список - на основе этого типа создаются выпадающие списки;
- Дата - в ячейку должна быть введена дата, можно также определить допустимый диапазон дат;
- Время - аналогично типу дата, вводятся значения времени;
- Длина текста - с помощью этого типа ограничивается длинна текста, которая может быть введена в ячейку.
- Другой - в этом случае у вас появляется возможность ввести в поле формулу, при расчете которой если итог - Истина, то значение вводится в ячейку, если Ложь - выдает ошибку. Это на мой взгляд самый интересный тип данных, который есть в этом списке. Он значительно расширяет возможности этого инструмента.
Помимо типов данных в диалоговом окне "Проверка вводимых значений" есть такие кнопки:
- Игнорировать пустые ячейки - галка на этом поле означает то, что допустимо оставлять часть ячеек пустыми.
- Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием - изменение параметров проверки данных распространятся на весь диапазон, к которому они изначально были применены.
Примеры ограничений при проверке данных:
1. ввод в ячейку только текстовых значений. Обеспечивается функцией =ЕТЕКСТ (). После ввода ограничения, в диапазон можно будет вводить только текст:
2. ввод уникальных значений. Этого можно добиться вот такой формулой: =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)=1. Теперь в диапазон А1:А10 нельзя ввести повторяющиеся значения:
3. ввод значений, не превышающих суммы. Данное правило может использоваться, например, при распределении процентов, сумма которых не может быть больше 100%. Для этого 100% необходимо ввести в отдельную ячейку, а при проверке данных ввести формулу: =СУММ($A$1:$A$6)<=$E$2
При попытке ввода значений, которые в сумме дают больше 100%, выйдет ошибка:
Надеюсь, что данная статья натолкнула вас на мысли, как можно использовать Проверку данных в своей работе.
✔ Ищите ответы на свои вопросы в статье Фишки excel - подборка статей. Там я перечислила все свои статьи по разбору работы функций excel.
✔ Вот здесь есть подборка видео о том, как строить необычные диаграммы - Фишки Excel - подборка видеороликов.
✔ А здесь список статей для новичков - Статьи для новичков по работе в Excel.
