Ввод данных в excel дело не из простых. Порой бывают ситуации, когда в определенные ячейки должны вводиться только определенные значения, например, в один столбец только цифровые значения с количеством знаков не более 6 (индекс), в соседний только текстовые значения. При этом ввод ошибочных данных в такой таблице не допустим, т.к. может повлечь ошибки в дальнейших расчетах.
На помощь приходит такая возможность excel как "Проверка данных". Суть ее заключается в том, что для конкретного диапазона значений можно ограничить вводимые значения. В случае, если вводится в ячейку "не то, что должно вводиться" - программа выдаст ошибку.
С помощью "Проверки данных" в excel также реализуются выпадающие списки, подробнее о них читайте в этой статье.
На простом примере покажу, как она работает. Предположим, для столбца, в который будет вводиться индекс, необходимо ограничить количество вводимых символов до 6:
Выделяем ячейку А2 (желтая), на Ленте во вкладке Данные выберите Работа с данными-> Проверка данных -> Проверка данных:
В открывшемся окне "Проверка вводимых значений в блоке Параметры выберите Тип данных "Длина текста", установите значение, равное 6 и нажмите ОК
Теперь в случае, если вы попытаетесь ввести в желтую ячейку количество символов, более или менее 6, excel выдаст сообщение об ошибке и не даст возможности ввести ошибочное число.
В качестве подсказки для пользователя вы можете:
1. Оставить подсказку пользователю. Ниже показано как это сделать: перейдите на вкладку "Подсказка по вводу" и введите текст. Теперь при выделении ячейки будет всплывать желтое окошко, в котором будет содержаться ваша подсказка:
2. Описать причину возникновения ошибки при вводе в ячейку данных. Также в помощь пользователю можно прописать причину возникшей ошибки в окне с ошибкой. Для этого в окне "Проверка вводимых значений" перейдите на вкладку "Сообщение об ошибке" и в поле Сообщение введите свой текст:
На этой же вкладке можно поменять принцип работы блока с ошибкой, например вместо остановки ввода значений, можно вывести предупреждающее окно, но разрешить ввод недопустимых данных.
Окно с ошибкой в итоге будет выглядеть так:
Вторая часть этой статьи выложена здесь - Проверка данных - часть 2
✔ Ищите ответы на свои вопросы в статье Фишки excel - подборка статей. Там я перечислила все свои статьи по разбору работы функций excel.
✔ Вот здесь есть подборка видео о том, как строить необычные диаграммы - Фишки Excel - подборка видеороликов.
✔ А здесь список статей для новичков - Статьи для новичков по работе в Excel.
