Успех достижения командных целей (ежемесячные планы, сданные в срок проекты) во многом зависит от того, насколько развит у руководителя навык планирования. Мало просто поставить планы и донести их до сотрудников. Руководитель должен уметь их декомпозировать, а также выставлять правильные приоритеты по задачам, т.е. направлять своих сотрудников.
Но как ничего не забыть в рутине неотложных дел?
Ведь когда ты строишь план на день, зачастую его приходится корректировать, так как появляются незапланированные срочные и важные дела.
Удержать в голове все задачи очень не просто. Да и делать это не нужно. Слишком много вашего внимания будет уходить на фокусировку. Поэтому в тайм-менеджменте есть разные и полезные инструменты, которые помогут вам правильно расставить приоритеты и планировать свой рабочий день/неделю.
При планировании задач я советую использовать обзорные графики регулярных задач, ежедневник или доску планирования.
В ежедневнике список задач лучше оформлять следующим образом:
📒разделить задачи на жесткие и гибкие. Жесткие - это задачи, ограниченные по времени. Гибкие задачи можно перенести, делегировать или выполнить в свободное время.
📒оформить список задач на неделю с помощью стикеров в специальном разделе ежедневника. При ежедневном просмотре раздела стикеры с «дозревшими» задачами удобно переносить в наступающий день в ежедневнике.
Доску планирования можно использовать как для личного планирования, так и для планирования задач вашего отдела. На ней можно писать планы на день/месяц/неделю; проектные или запланированные дела на сегодня для каждого сотрудника. Можно прикреплять стикеры, чтобы был фокус внимания и можно было бы в случае необходимости легко перенести задачу по срокам.
Под крупные задачи и проекты, а также при делегировании задач рекомендую использовать обзорные графики.
В чем их суть: мы разбиваем задачи на более мелкие подзадачи. Определяем срок, когда необходимо приступить к ее выполнению либо определяем дедлайн; назначаем ответственного и в онлайн режиме отслеживаем ее выполнение.
Составление такого графика для любой крупной задачи у меня занимает от 5 до 10 мин. При этом данный график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения; в случае возникновения непредвиденных обстоятельств мы всегда его сможем подкорректировать и исправить под себя.
Такие обзорные графики можно использовать и для планирования задач на месяц, год, а также также для контроля делегированных задач. Скачать готовый график для заполнения можно по ссылке👇🏻
http://skills-academy.online/anceta
В любом случае чтобы понять, подходит вам какой-либо инструмент планирования или нет, необходимо опробовать его мин 2-3 недели, чтобы понять, подходит он вам или нет.
Яна Смоковдина.