Грамотная и оперативная система отчетности – один из основных инструментов для эффективного преодоления кризиса. Переводя сотрудников на удаленную работу, ни в коем случае не стоит забывать о регулярных отчетах, ведь именно они позволяют видеть полную картину отдела продаж: динамику движения к цели по выручке и прибыли и возможные провалы. Это позволяет объективно оценить работу ваших сотрудников, быстро и эффективно вносить правки в деятельность, точно прогнозировать доходы и минимизировать потери.
Обратите внимание. Когда сотрудники работают удаленно, для обеспечения контроля промежуточных результатов и налаживания быстрой связи в отделе рекомендуем пользоваться мессенджерами: Telegram, WhatsApp, Viber и другими.
Главный плюс таких приложений – предоставление быстрого доступа к информации, что поможет значительно сэкономить время менеджеров и руководителей.
Рассмотрим наиболее важные виды отчетов, которые помогут вам контролировать продажи.
План оплат на неделю
Считается, что план оплаты на неделю необходимо заполнять в первую очередь, так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок.
Сразу можем посоветовать для мгновенного контроля поступлений вместо дашборда создать с менеджерами в мессенджере общий чат по оплатам. Менеджер после поступления оплаты прописывает сумму в чате. Таким образом каждый видит, что работа идет, что все нацелены на один результат.
План оплат на неделю составляется путем получения из CRM-системы следующих данных:
- ФИО менеджера;
- информация о клиенте;
- сумма сделки;
- оговоренная дата оплаты;
- комментарий (при необходимости).
Хотите полный анализ вашего отдела продаж и бизнеса в целом, подбор индивидуальной "антикризисной" стратегии развития, настройку, внедрение и корректировку системы продаж? Оставить заявку тут!
Ежедневный отчет
Ежедневный отчет можно разделить на две категории:
- За прошедший день.
- На завтрашний день.
Обе версии отчета должны включать:
- информацию о реализуемом товаре или услуге;
- данные о клиенте;
- дату;
- сумму оплаты;
- статус оплаты.
Однако отчет за прошедший день выполняет, по большей части, информационную функцию и показывает, кто из ваших менеджеров работает более усердно, а кто откровенно бездельничает. В этот отчет также целесообразно включить показатель, который называется «факт за день» и рассчитывается по следующей формуле:
Факт в деньгах на конкретную дату / Общий план на месяц * на 100 %
А вот прогноз оплаты на завтрашний день обязательно должен сопоставляться с планом оплаты на неделю, он позволяет вовремя скорректировать стратегию продавца. И помогает сотруднику сосредоточиться на конкретных задачах и стимулирует его.
Pipeline
Внедрение в работу аналитического инструмента pipeline особенно актуально в кризис, так как позволяет существенно увеличить объем продаж. Использование системы способствует созданию максимально эффективных взаимоотношений между подчиненными и РОПом, предотвратить возникновение конфликтов и проблем, или же выявить их на начальном этапе и оперативно решить.
Итак, pipeline отражает по каждому менеджеру сделки, находящиеся на разных стадиях завершения с разной вероятностью оплаты.
Для корректного составления pipeline необходимо, чтобы все договоры проходили через CRM-систему. Это позволит оперативно получать полную информацию по всем сделкам.
Pipеline каждого сотрудника должен включать следующие данные:
- Контрагент (информация о заказчике).
- Сумму сделки (в денежном эквиваленте).
- Этап сделки (в воронке продаж).
- Товар (или услугу, которую клиент собирается приобрести).
- Вероятность оплаты.
Первые 4 пункта, как правило, не вызывают вопросов. А вот с пятым появляются трудности.
Степень вероятности может быть рассчитана на основании этапа воронки продаж, на котором находится сделка (как в примере ниже), ниши бизнеса, уровня клиента, с которым контактирует менеджер.
Пример расчета вероятности оплаты:
>50 % – клиент откликнулся на коммерческое предложение;
50–70 % – договор отправлен;
70–90 % – договор подписан;
90–100 % – выставлен счет.
Рекомендуется настроить работу с pipeline таким образом, чтобы можно было контролировать средний чек. Если этот показатель находится ниже запланированного уровня, это первый сигнал того, что компания теряет свои позиции, а значит необходимо принимать дополнительные меры.
Также необходимо обращать внимание на динамику клиентов в pipeline у каждого специалиста. Новые клиенты должны сразу же появляться в таблице, а те, с которыми сделки уже закрыты – уходить, чтобы не отвлекать внимание. Статус каждого договора должен двигаться в сторону закрытия и не застаиваться на месте на долгое время.
Особенно актуально применение pipeline в сфере B2B-продаж, когда от начала до конца сделки может пройти достаточно большое количество времени.
Конверсия и продолжительность сделки
Количество клиентов, перешедших на следующий этап воронки продаж, а также сколько денег это приносит и как быстро происходит, отражает отчет менеджера о конверсии каждого этапа воронки и продолжительности сделки.
Отчет обязательно должен включать:
- номер и название этапа;
- продолжительность этапа в днях;
- конверсию.
Данные отчета отражают, на каком этапе появляются проблемы и как эффективно тот или иной менеджер с ними справляется.
Однако не следует забывать о том, что объем выручки также во многом зависит от использования маркетинговых инструментов. На каждом этапе воронки продаж необходимо прилагать дополнительные усилия, подталкивающие клиента к покупке. К примеру, электронное письмо с коммерческим предложением может быть дополнено ссылкой на обзор продукта. На этапе оплаты, можно предоставить скидки, ограниченные во времени.
Уровень конверсии на каждом из этапов по окончанию отчетного периода поможет рассчитать оптимальный план продаж и прибыли на следующий месяц.
Показатель продолжительности сделки позволяет отследить особенности взаимодействия с разными категориями клиентов (пришедшие с разных каналов продаж), а также спрогнозировать Cash Flow.
По этапам и суммам сделок
Для каждого этапа воронки продаж в конце месяца обязательно должен быть составлен отчет (отдельно по каждому менеджеру и по отделу в целом). Он наглядно показывает динамику результативности ваших менеджеров в техниках продаж.
Отчет по каждому продажнику сможет показать на каком этапе сотрудник наиболее компетентен. На основании этих показателей команду менеджеров можно разбить на несколько направлений, к примеру, те кто:
- привлекают потенциальных клиентов;
- закрывают сделки;
- обеспечивают послепродажное обслуживание и мотивируют совершать повторные покупки.
Сужение обязанностей сотрудников позволит каждого сделать настоящим профи в своей нише.
Визуализация отчета в форме графика отразит наличие или отсутствие сезонности в спросе на реализуемую продукцию, а также любые проблемы, с которыми может столкнуться отдел продаж. Проследив зависимость величины сумм сделок от внешних и внутренних факторов, компания может эффективно корректировать направление своей деятельности.
Сводная таблица отдела
Как мы уже говорили, менеджер работает намного лучше, если его коллеги знают о его успехах и неудачах. В такой ситуации включается соревновательный дух, стимулирующий сотрудника к действиям. А при удаленной работе правильной мотивации менеджеров стоит уделить особое внимание.
Сводная таблица должна состоять из следующих граф:
- ФИО менеджера;
- % выполнения месячного плана на сегодня;
- осталось выполнить до конца недели (абсолютное значение);
- план на месяц;
- сколько рабочих дней в месяце;
- сколько дней прошло;
- план до конца недели;
- количество прошедших дней.
Таблицу также можно дополнить графой, отражающей вероятность выполнения месячного плана при текущем уровне прилагаемых усилий. Иными словами, удастся ли достигнуть 100 % выполнения плана к концу месяца, если работать с той же эффективностью.
Создание сводной таблицы каждого отдела входит в обязанности руководителя. Ежедневное контролирование подчиненных повышает ответственность и осознанность РОПа и лишний раз концентрирует его внимание на том, как достичь нужных результатов.
Дополнительные показатели контроля
Активность сотрудников
Руководитель отдела продаж должен ежедневно отслеживать активность сотрудников. Как они выполняют план по рассылке писем, звонкам, встречам в отношении как новых, так и текущих клиентов. Два-три раза в день проводить мини-планерки, чтобы подбить текущие результаты.
Средний объем продаж на сотрудника
Составлять этот отчет необходимо для того, чтобы замерять эффективность работы каждого менеджера, ведь она напрямую коррелирует с прибылью. Отчет о среднем объеме продаж на сотрудника помогает контролировать процесс приема новых менеджеров на работу. А в условиях кризиса значимость этого показателя значительно увеличивается, ведь для того, чтобы остаться на плаву, вам, вероятно, придется сократить некоторых сотрудников.
Отчет о причине отказов
Отчет строится на каждом этапе воронки. Таким образом, выясняются причины отказов на всех этапах. Затем работа продолжается с каждой причиной на каждом отдельном этапе. Рассматриваются возражения, прописываются новые скрипты.
Отчет о качестве клиентского портфеля
Замеряется соотношение клиентов той или иной категории к общей массе в разрезе менеджеров, работающих с текущей клиентской базой. Для каждого отдельного сотрудника строится диаграмма, которая это демонстрирует.
Заключение
При переводе сотрудников на удаленную работу первостепенной задачей становится грамотная организация контроля. И одним из важных компонентов является мониторинг регулярной отчетности, обязательные элементы которой: ежедневные отчеты (за сегодняшний и на завтрашний день), план оплат, pipeline, отчет о конверсии и продолжительности сделок, по этапам и суммам договоров, а также сводная таблица отдела.
При этом очень важно, чтобы все сотрудники вашей компании понимали значимость регулярного предоставления отчетов, отражающих полную информацию. Донесите эту мысль до своей команды, и вместе вы сможете преодолеть кризисную ситуацию с минимальными потерями.
