Если вы ведете бухучёт и бюджет в разных программах, будь то Excel или специальная программа для бюджетирования, задача сопоставления статей будет возникать всегда.
Причем, в Excel сопоставить статьи легче и наглядней, чем в программах. В учетные и бюджетные программы вы будете переносить уже готовый результат сопоставления статей.
Источником данных для бюджета является бухгалтерский учет. Если мы говорим про затраты, то это двадцатые счета и сорок четвертый, в зависимости от учетной политики предприятия. Данные мы берем из ведомостей по названным счетам. Бухгалтерские программы (как правило 1С), позволяют выводит ОСВ по затратным счетам по статьям расходов.
Формируем оборотно-сальдовую ведомость за год, т.к. она содержит максимальное количество используемых статей бухгалтерского учета, выводим таблицу в Excel, удаляем столбцы с оборотами и сальдо на начало и конец, оставляем только список статей. Список статей лучше формировать с кодами (так удобней будет потом работать).
Получается такая таблица
Таблицы со статьями по каждому затратному счету копируем на отдельные листы в нашем расчетом файле с бюджетной моделью
В таблице со статьями затрат слева добавляем три столбца; код статьи, наименование статьи и ЦФО. Заполняем эти новые столбцы согласно справочнику счетов бюджета.
Сначала заполним только те статьи, которые однозначно соответствуют в бухгалтерском и бюджетном учёте.
Получится так
Из таблицы видно, что статьи транспортные расходы, зарплата и отчисления в ПФ и ФСС должны распределяться на несколько ЦФО.
Если бухгалтерия сможет точно разделить расходы по этим статьям на ЦФО, то в состав бухгалтерских статей можно добавить новые статьи, разделив действующие. Например, "162 зарплата" можно разделить на "162 Зарплата КС" и "163 Зарплата производства". Но на не на всех счетах бухгалтерского учета предусмотрена такая аналитика, и даже разделив статьи, бухгалтерия не сможет корректно учитывать расходы по факту. Такие статьи экономист будет распределять определенной методике или вручную, выбирая нужные номенклатуры или договоры.
Например, статья "105 Транспортные расходы". Если ваша организационная структура позволяет разделить эти расходы на уровне первичной документации, то можно выделить отдельные статьи, если нет, то лучше этого не делать. Лучше поручить распределение этих затрат на тех лиц, которые непосредственно занимаются доставкой на вашем предприятии и брать у них информацию. Для распределяемых статей слева от списка статей можно добавить еще столбец "Примечание"
Если в справочнике статей для бюджета будут статьи, которых раньше не было, то их нужно добавить. Например, статья "350 Услуги по содержанию зданий" может быть разделена, на уборку помещений, текущий плановый ремонт, внеплановый ремонт и т.д.
Но, если справочник статей бюджета будет требовать наоборот объединение статьей бухгалтерского учета, лучше этого не делать, если раздельный учет статей уже отлажен и оправдан вашей системой отчетов. Вам все равно постоянно придется отчитываться по изменение плановых (фактических) показателей, и объединить три статьи в одну всегда легче, чем разделить одну большую статью на части (особенно за прошлые периоды).
В итоге в бухгалтерию нужно представить список статей, которые нужно добавить
С такой таблицей будет удобно работать и бухгалтерии и экономической службе.
Если справочники статей меняются ежегодно, то такую таблицу также нужно делать ежегодно. (Таблицу сопоставлений удобней делать с цифрами, т.е. сначала попробуйте занести план с новыми статьями в прошлогодний файл с бюджетом, различия по статьям у вас всплывут автоматически).
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке