В данной статье я расскажу как удобно и эффективно настроить Бюджет доходов и расходов (БДР, ПиУ, P&L -как его называют) на 2020 год.
Конечно, он уже давно сверстан. Кто-то сформировал и утвердил его в ноябре -декабре, кто-то в начале января.
И не обязательно, что это был один документ. Возможно формирование нескольких бюджетов, в зависимости от сценариев. Сценарии же как правило делятся на: реалистичный, оптимистичный и пессимистичный.
Однако, работая над бюджетами в конце прошлого года, вряд ли кто-то мог предсказать ситуацию, которая сложится к марту 2020года.
И сейчас бизнес оказался не столько в ситуации турбулентности (она предполагает тряску, движение), сколько -в тягостной неопределенности.
Сколько продлится карантин? Сколько времени потом уйдет на раскачку бизнеса и с чем ему придется столкнуться? Какой будет курс доллара и Евро? Все ли поставщики-покупатели уцелеют? Что будет с сотрудниками?
Вопросов сейчас больше, чем ответов. И пользоваться прогнозами сейчас- дело неблагодарное, эксперты расходятся во мнениях, да и мнения носят, как правило, очень субъективный характер.
Вообщем, как в поговорке -"Знал бы прикуп -жил бы в Сочи..."
Этот период -сложная ситуация для руководителей. На что опираться и чем руководствоваться при принятии решений? Сформированные на год бюджеты стали для большинства неактуальны.
И если управление Движением денежных средств (ДДС или Сash flow) можно осуществлять на основании графика платежей, эмоционального импульса -"этим пока можно не платить", производить реструктуризацию заемных средств и писать Гарантийные письма, то вопрос с P&L не столь понятен.
Происходят попытки разработать сценарии, исходя из понимания текущей ситуации и оцифровать их. Однако... Количество вариантов и сценариев порой переходит все разумные пределы. И сколько их еще впереди - ведь даже срок окончания карантина еще не понятен...
Самый правильный, экономящий время, которое можно потратить на другие задачи, силы, которые можно потратить на другие дела, деньги, которым точно найдется применение в данной ситуации, ВЫХОД - использовать для бюджетирования P&L BI инструменты.
Почему BI?
Потому что на одном дашборде можно настроить временные диапазоны и возможные изменения значений переменных -факторов, оказывающих основное влияние на результат деятельности -Прибыль.
В рассматриваемом ниже примере, были сделаны допущения о том, что карантин продлится еще два месяца (апрель и май) и на раскачку бизнесу потребуется еще 2 месяца (июнь и июль). Начиная с августа и до конца года ситуация приблизится к запланированной изначально.
Бюджет содержит Выручку по продуктам, Переменные расходы также в разрезе продуктов и Постоянные расходы. В данном примере использована укрупненная детализация бюджета.
1 .Бюджет разбит на 4 временных отрезка:
1) 1 квартал (он уже прошел и не подлежит изменению, тем более что в рассматриваемом бизнесе критичные изменения начались только в последнюю неделю марта, но были скомпенсированы ростом выручки на предпоследней неделе месяца. В вашем бизнесе ситуация могла складываться по-другому);
2) Апрель -май (карантин);
3) Май -июнь (раскачка, приспособление к ситуации, выход на запланированные показатели);
4) Август-Декабрь (работа в штатном режиме либо с какими-то уже внесенными на предыдущем шаге коррективами).
2. Предусмотрены изменения курсов валют вo-втором и третьем "периодах" года, при этом для каждого из них можно установить свой курс.
3. Т.к. один из продуктов компании является импортным, то на количество его продаж оказывает влияние как значение курса доллара, так и спад рыночного спроса. Изменение количества его продаж можно настроить отдельно для апреля -мая и июня -июля.
4. Влияние на изменение выручки по остальным продуктам вследствие изменения спроса - также учтено, с разбивкой на периоды.
5. Принято допущение о том, что переменные затраты на 1 товара (за исключением импортных) не изменятся. И величина маржинальной прибыли на 1 ед товара останется на запланированном уровне.
6. Постоянные затраты будут претерпевать значительные изменения в начале карантина и понемногу будут увеличиваться до запланированных значений, однако привычка экономить останется. И во второй половине года удастся достигнуть запланированного уровня деловой активности, оптимизировав величину постоянных затрат.
Пользователю дашборда не требуется ничего, кроме наличия сценария, который он хочет рассчитать и визуализировать.
Перемещаем рычажки на панели настроек справа - и получаем Скорректированный P&L 2020.
KPI основных показателей (первоначальный План, скорректированный настройкой показателей План и отклонения показателей в %) рассчитываются автоматически.
Выбрав интересующий период (порядковые номера месяцев) можно посмотреть KPI показателей за выбранные периоды.
Количество рассматриваемых сценариев не ограничено.
Все данные можно сохранить.
Пересмотр бюджета можно производить так часто, как будет поступать информация, влияющая на ситуацию.
Время на расчет и визуализацию показателей - 1 секунда.
Интуитивно понятно, какие шаги необходимо сделать, чтобы, несмотря на ситуацию, минимизировать убыток по году, либо достигнуть прибыли.
Вы еще продолжаете планировать в таблицах?
PS Данные настраиваются исходя из специфики каждой конкретной компании.
PSPS. Интерактивный дашборд - по ссылке.
Меняйте значения показателей -смотрите, как будут меняться значения статей бюджета и Финансовый результат за 2020 год.
