Неделя антикризисных мер в закупах

Маленькое вступление перед инструкцией

Ситуация накаляется с каждым днем и даже самые отчаянные оптимисты ожидают выход из полного шваха не раньше конца года. Кризис медленно надвигался, а коронавирус делает так, что любой обычный, даже самый тяжелый кризис, будет казаться просто цветочком. Надеюсь, уже всем понятно, что через две недели ничего назад не вернется. Принимаем меры. Чем быстрее сгруппируемся, тем менее болезненным будет падение.

Инструкция

Каждый день буду выкладывать пошагово. Времени на раскачку нет, поэтому действуем быстро, мониторим часто (1 раз в неделю обязательный обзор и коррекция).

Здесь и далее буду опираться на рекомендации McKinsey с моими комментариями и пояснениями.

Для начала создайте оперативный штаб и обеспечьте максимально безопасные и комфортные рабочие места персоналу.

День 1-й

Первый шаг.

Увидеть свою цепочку поставок и риски срыва поставок

1. Определите критические материалы, компоненты и услуги. Это те товары, работы, услуги (далее ТРУ), без которых ваше предприятие не сможет выпускать продукцию и работать. Про спрос и потребности детальнее в среду.
2. Пересмотрите спецификации вместе со всеми внутренними заказчиками, особенно те, риски получения которых очень высоки. Можно ли использовать аналоги (то же самое, но от другого производителя) или заменители (другое устройство/материал, которое может выполнять ту же функцию)?
3. Проверьте риски поставок. Созвонитесь со всеми поставщиками и выясните реальную ситуацию с производством и (!) их поставками. Вам точно нужно знать, у кого покупают, как себя чувствуют их поставщики, каков уровень запасов на складах и в пути, с какими проблемами могут столкнуться.
4. Попросите ваших поставщиков также созвониться с их поставщиками и прояснить ситуацию. Честно проговорите с ними свои проблемы и обсудите их проблемы, выходите на открытый диалог. Договоритесь с поставщиками, что даже при малейшем намеке на риски поставок или производства они немедленно сообщат вам. Проговорите, как будете совместно мониторить и действовать в критической ситуации. У вас должно быть очень точное соглашение, прописанное тезисно и согласованное обеими сторонами с возможными сценариями. Согласуйте постоянный контакт (точно не реже одного раза в неделю - все так стремительно меняется сейчас) с ключевыми поставщиками, чтобы быть в курсе всех изменений. Думаю, что уже скоро у вас должен работать расширенный оперативный штаб цепи поставок, куда будут входить ваши поставщики.
5. Если у ваших поставщиков не выстроена сеть поставок и они представления не имеют о положении у своих поставщиков. Срочно соберите информацию из всех возможных источников и нарисуйте карту сети поставок. Вы должны понимать, из каких источников, регионов и стран ваши поставщики приобретают и смогут получить необходимое сырье и материалы в случае, если их нынешние поставщики не справятся. Вам стоит определить наиболее важных поставщиков 2-го уровня (поставщиков поставщиков). Лучше бы о них получить максимум информации. По некоторым материалам российские предприятия работают с перегрузкой. Китай восстанавливает производство, а Италия закрывает заводы. Что в других странах и как развивается ситуацию в России, надо мониторить каждый день.
6. Расширьте базу поставщиков. Те, кто занимался сорсингом и проводил квалификацию поставщиков, сейчас почувствуют плоды этой деятельности. Остальным выяснить, сколько еще поставщиков есть на рынке, пообщаться с ними о возможных закупках, прояснить ситуацию с производственной мощностью и загрузкой.
7. Измените подход к взаимодействию с поставщиками, особенно с теми, кто поставляет критическую продукцию. Вы точно сейчас не можете себе позволить швыряться поставщиками или давить на них. Платите своим поставщикам, но и согласуйте с ними правила ценообразования, чтобы при дефиците не было спекулятивных цен. Пересмотрите контракты, согласуйте изменения.
8. Поговорите с закупками конкурентов. Время сейчас чрезвычайное, поэтому забудьте пока о конкурентных войнах. Может быть, сможете договориться о каких-нибудь обменах информацией или даже товарами, лучше поймете ситуацию.

Если мобилизоваться, то можно справиться за один день с этими задачами.

Мы не можем предсказать все последствия и реальную ситуацию даже следующей недели, но в наших силах выполнить эти 7 пунктов. В критических ситуациях надо сфокусироваться на том, на что можешь повлиять и что можешь сделать.

Второй день будет посвящен прояснению ситуации с запасами у вас и в цепи поставок.

Всем спокойствия и точных действий!
Время концентрации и взаимопомощи.