Коммуникация с коллегами
Я работала в эвент-сфере как со стоны агентства, так и со стороны клиента.
Процессы, конечно, отличаются, но по сути об одном. И если вы думаете, что самое главное в организации мероприятия –это креатив, я вынуждена вас расстроить. Основной блок и кит, на котором все строится - это коммуникация. Именно она правит миром, именно она создает базу для того, чтобы вы получили то мероприятие, которое вы хотите с минимальными энергозатратами.
Перейдем к конкретике.
1. Коммуникация по принципу одного окна
Последний мой опыт касался работы на стороне клиента, поэтому и писать я буду "со стороны" компании, которая работает с агентством.
Залог эффективного взаимодействия между двумя группами людей –это принцип общения «в одно окно». Вам просто жизненно необходимо стать единственным менеджером, через которого идет общение с агентством. Все письма, все звонки, все задачи -только через вас. Почему так?
Во-первых, все четко понимают свою ответственность. И в первую очередь, вы. У вас не будет шанса «слить» ее на коллег или "размыть" среди участников.
Во-вторых, вам будет проще контролировать процесс из-за отсутствия неожиданных моментов вроде "кто-то что-то кому-то сказал, но кто и когда мы не помним, но так как нам сказали, мы сделали это".
В-третьих, на стороне клиента в процессе создания мероприятия участвуют как минимум 2 отдела, а это от 5 до 10 человек. И не всегда это дружественные отделы, не всегда у них схожие мотивы. К сожалению, основная часть вашего времени будет расходоваться на совещания для выявление общих целей, задач, концепции. Зачем вам лишние свидетели борьбы кланов Монтекки и Капулетти? Внутренние войны должны оставаться внутренними. Дело даже не в этике происходящего, а в излишнем напряжении и риске возникновения путаницы.
В копии письма любит стоять руководитель. Я советую избегать этого момента, потому что в процессе организации обсуждается много мелочей, которые лучше решать самостоятельно, иначе согласование всех деталей будет тормозить весь процесс. В случае возникновения спорных моментов у вас будет сохранена переписка. Этого достаточно. Или вы можете подключать руководителя только на те этапы, в которых вам нужна его помощь.
Если вам нужен помощник, можете делегировать часть функционала коллеге: знакомите его с представителями агентства в письме и говорите по каким вопросам он будет принимать решения. НО! Основные решения все равно остаются за вами. Если вы говорите "да/нет"," дайте время", "надо подумать" – все ждут вашего ответа. Вы главный. И не нужно этого бояться, иначе хаоса не избежать.
Когда стоит подключать членов команды:
- в каких-то вопросах вы начинаете больше мешать, чем помогать. Например, если это вопрос, требующий экспертного мнения: техника, дизайн и т.д. Согласитесь, двум людям из схожей сферы проще выяснить вопросы напрямую, чем объяснить вам, чтобы вы объяснили "кому-то", чтобы он задал вопросы и вы снова адресовали их эксперту;
- для подстраховки. Когда у вас несколько проектов или вы можете уехать в командировку, у вас планируется отпуск и вы знаете, что в этих случаях ваш коллега будет вас замещать.
Со стороны агентства также в переписке может быть 1-2 человека (иногда больше). Это уже на их усмотрение. Но сразу нужно определиться, кто вам отвечает по каким вопросам (остальные просто собирают из переписки информацию для себя).
Я советую коммуницировать максимум с 2 менеджерами напрямую.
2. Письменная фиксация решений
Простое правило- записываем все! ##всефиксируй
Алгоритм:
1. Вы собираете общее совещание отделов. Слушаете, обсуждаете, выявляете основные вопросы. Фиксируете письменно все, о чем договорились.
Поверьте, вам эта фиксация очень поможет. Чем дальше, тем больше информации будет литься на вашу голову и вы просто станете забывать какие-то важные детали.
Лучше пригласить агентство на общую встречу с вашим отделом, которое непосредственно отвечает за организацию мероприятия, и вместе проговорить основные вопросы. Чтобы все были в одном информационном поле.
2. Фиксируете в отчете все, о чем вы договорились (составляете бриф) или просите агентство прислать вам фиксацию.
3. Согласовываете бриф с вашим отделом, отвечающим за организацию мероприятия, и со своим непосредственным руководством. Отправная точка очень важна. Не должно быть разногласий и комментариев типа «вы меня не так поняли на собрании» , когда подготовка уже идет полным ходом.
4. Отправляете бриф агентству.
5. Во время работы все возникающие вопросы, которые вы решаете внутри компании, вы фиксируете письменно и направляете агентству.
6. Все, что вы оговорили с агентством сами, вы фиксируете письменно и направляете агентству для самоконтроля.
Да, вы превращаетесь в жесткого зануду, который все записывает. Но в дальнейшем будет легче всем.
Если вы запутались, не можете прийти к пониманию как лучше сделать, собираете опять совещание отделов или обсуждаете с ответственными лицами (руководителями или заказчиками). Снова делаете письменную фиксацию и отправляете агентству.
Пример из жизни о пользе занудства:
У меня была ситуация, когда на церемонию награждения мы готовили дипломы и награды. Очень много времени было потрачено, чтобы выяснить правильное написание номинантов. Итак, список был готов, я направила его в агентство. За неделю до мероприятия один из руководителей пишет мне письмо с какими-то уточнениями. НО! в его письме названия нескольких номинантов были написаны совсем иначе. У меня началась паника, я в ужасе стала писать подрядчику, что в названиях номинантов ошибка и нужно остановить гравировку. На что агентство спокойно отправило мне мое же письмо с моим ТЗ и подписью, что все названия номинантов выверены и исправлены. И это была правда. В аврале я забыла, что уже проделывала эту работу.
Фиксируйте, - это важно! Это ваш главный инструмент.
КЕЙС
А теперь ко всему выше написанному поделюсь с вами негативным опытом.
Как-то я готовила мероприятие для крупной одноименной компании (я работала на стороне агентства). Казалось все достаточно простым и очевидным. Все шло как по маслу. Но в момент, когда объемы информации стали увеличиваться в геометрической прогрессии, началась дикая путаница.
Что произошло?
У клиента было ответственное лицо, которое занималось организацией данного мероприятия. Назовем его менеджер. При этом в переписке от клиента стояло еще около 7 человек.
Когда я направляла макеты на согласование, каждый отвечал по очереди. Кто-то не отвечал совсем. Потом начинались споры между представленными лицами. Я все это читала и каждый раз мне приходилось уточнять у менеджера какие правки нужно брать в работу.
Стоит сказать, что при обсуждении вы не видите корректных формулировок. Конечно, слова «все говно равно» не звучат прямым текстом, но четко читаются между строк. Это демотивирует. Это расстраивает. Это сбивает с толку.
Поэтому убирайте свои внутриусобные войны с чужих глаз долой!!
Как оказались 8 человек со стороны клиента втянуты в одно мероприятие?
Страх и нежелание менеджера брать всю ответственность на себя. Он делил ответственность со всеми, боясь принять какое-либо решение. Это очень тормозило работу. Чтобы прояснить какой-то важный вопрос приходилось ждать, пока это лицо появится и даст свои комментарии. А потом не факт, что на его комментарии не посыпятся еще комментарии от остальных участников.
К чему это привело?
У меня стали выпадать из головы пласты информации. Пока 5 человек обсуждают как должны располагаться логотипы на баннере, кто-то от клиента пишет про цветовую палитру, потом кто-то вкидывает информацию про дополнительные опции или монтажные работы. В итоге информация, на которой я не была в данный момент сосредоточена, терялась в недрах переписки и благополучно мною забывалась.
Что мы могли сделать с менеджером: вести фиксацию решенных вопросов за день.
Мы этого не делали, т.к. в парадигме клиента агентство несло ответственность за все, и как истинный гений должно было если не читать мысли, то успевать перерабатывать тонны информации. В подобной концепции мы не были командой.
Поэтому:
3. Делайте агентство своей командой
Все мы люди. Не думайте, что «под ключ» значит «совсем без вашего участия».
Во-первых, только вы знаете вашу кухню изнутри, рэперные точки и зоны риска.
Во-вторых, при форсмажорных ситуациях может понадобиться ваша помощь. Возможно, придется забрать часть позиций на себя и решать их со своими подрядчиками.
Вы должны расти как профессионал в организации мероприятия. И неважно с какой стороны вы работаете- вы организовываете! Всегда помните об этом.
Слушайте друг друга, обсуждайте, задавайте вопросы. На период организации вы команда.
