Каждый владелец, в той или иной степени стремится развивать свой бизнес. Зачастую, на определенном этапе развития, каждый собственник сталкивается с тем, что приходится ослабить тотальный контроль за производственными процессами, и тратить свои силы на развитие организации в целом.
Точно так же случилось и со мной. Через 3 года после открытия первой парикмахерской, я уже не мог лично контролировать процесс поступления и списания материалов и расходников для работы, а также, быть точно уверенным, что все деньги проведены через кассу. Мне казалось, что мы постоянно только тратим деньги на краситель, оксигент, шампуни и бальзамы, совершенно не зарабатывая на этом.
Я понял, что так дело не пойдет! И, хоть я и не могу контролировать лично каждый тюбик краски, нужно придумать как избежать недостачи и воровства. Сразу скажу, что процесс не из легких, но результат того стоит!
Контроль наличных поступлений в кассу
С появлением обязательства по установке ОНЛАЙН-КАСС для предпринимателей эта проблема решается сама собой. В принципе тут все просто: пишем объявление «Если вам не выдали чек – покупка/ услуга бесплатна». Можно еще номер телефона указать, по которому клиент может сразу же связаться с руководством, при возникновении данной ситуации. Вряд ли, кто-то из ваших администраторов захочет платить за чью-то стрижку или маникюр.
Помимо этого, мы еще делаем привязку зарплаты администратора к общей выручке за день. Что тоже, лишний раз отгоняет «дурные мысли» из голов сотрудников.
Контроль склада
Для начала, нужно понять, кто и в какой степени может влиять на склад. На примере моих парикмахерских, это выглядит следующим образом:
- Мастер (берет препараты для работы);
- Администратор (считает стоимость услуги с учетом взятых препаратов);
- Управляющий (проводит инвентаризацию).
Что мы сделали:
1) Завели Технологические карты на услуги.
Технологическая карта – утвержденный руководителем документ (стандарт) по расходу количества препаратов на выполнения той или иной услуги (процедуры). Например, на процедуру «Окрашивание в один тон на среднюю длину волос» мы заложили 60 гр красителя и 60 гр оксигента.
Вот так выглядят технологические карты в программе автоматизации Yclients через которую мы ведем учет склада, клиентов и всего прочего.
Чем это удобно: вы всегда в курсе какое количество препаратов должно быть взято мастером!
2) Завели «Дорожный лист»
Дорожный лист – документ, подтверждающий какой именно препарат и в каком количестве был взят мастером ПО ФАКТУ.
Тем, кто работает в индустрии красоты известно, что расход препаратов на некоторые услуги может варьироваться, в зависимости, например, от густоты волос клиента.
Для чего нужен «Дорожный лист» - данный документ подтверждает ФАКТИЧЕСКОЕ использование препаратов для той или иной процедуры. Также, наличие подписи мастера и администратора свидетельствуют о том, что мастер взял именно это количество препарата и администратор произвел расчет конечной стоимость также на основании данного документа.
3) Завели «Акт выполненных работ»
Акт выполненных работ – это первичный документ, согласно которому отображаются все виды выполненных работ, их общая стоимость. Данный документ подписывается клиентом после выполнения работ.
Для чего нужен «Акт выполненных работ» - во-первых, подписывая данный документ, клиент видит конечную стоимость (если она не совпадает с той, что с него просит заплатить по факту администратор, он не будет это подписывать). Помимо функции контроля, «Акт выполненных работ» выполняет функцию защиты от недобросовестных клиентов, которые не ценят работу специалистов или же хотят обслужиться бесплатно. (например, через 3 дня просят вернуть деньги за услугу).
4) Устанавливаем допустимую норму НЕДОСТАЧИ
Недостача склада – естественный процесс, который мы не в силах предотвратить полностью! По нашему опыту, например, завесив только что прибывший от производителя оксигент, вряд ли будет соответствовать заявленной на этикетке граммовке. То же самое и с другими препаратами. Или же, я сомневаюсь, что из тубы с красителем мастер сможет выдавить все до последнего грамма. Поэтому важно не искоренить недостачу, а определить максимально допустимую норму. У нас, например, это 150 рублей по розничным ценам на препарат.
5) Проводим общую ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ
Управляющий филиалом 1 раз в месяц проводит общую инвентаризацию склада. Раньше вели в бумажном виде, сейчас используем все ту же программу Yclients.
Отчет по инвентаризации отправляется руководителю для проверки 1 раз в месяц.
При выявлении НЕДОСТАЧИ большей чем допустимая норма, управляющий наказывается взысканием!
Итог:
Наличие данных документов, позволяет осуществлять контроль за движением каждого грамма препарата от поступления на склад до использования во время выполнения процедуры. Помимо этого, при выявлении НЕДОСТАЧИ вы легко сможете отследить кто именно в этом виновен подняв данную документацию. Также, наличие документа и определение ответственных лиц на каждом этапе, позволяет вам исключить заговор между сотрудниками, что по итогу, способствует тому, что вы уверены, что ваши деньги, вложенные в закупку препаратов, принесут доход именно предприятию!
