Все хотят сделать красивый отчет, однако реальная красота начинается задолго до того момента, как вы приступите к работе в PowerPoint.
Как вывести отчет на новый уровень? Вот 8 советов. Автор статьи: Ли Евгений, fastvisuals
1. Помогите разобраться в ситуации
Исходная точка отчета всегда одинакова: руководители какое-то время назад приняли решение потратить бюджет и теперь хотят узнать, хорошим ли было это решение или придется отвечать за последствия.
Поэтому сначала лучше показать общую картину: все хорошо или плохо.
Например, на первых слайдах покажите крупные показатели – дашборды. Также опишите глобальные события и успехи. Но не вдавайтесь в мелкие детали. Это только анонс вашего рассказа, чтобы снять напряжение от неизвестности.
Даже если у вас плохие показатели, подумайте, как сгладить ситуацию. Только НЕ нужно сильно преувеличивать маленькие успехи, как часто любят делать.
Например: "Мы увеличили в 2 раза продажи маленьких квадратных тарелочек в городе Безнадежный". Это всегда выглядит примерно так: "В нашей комнате теперь приятно пахнет лавандой, так что не обращайте внимание на кровь и кишки вокруг и прочие безобразия."
2. Проведите работу над ошибками
Вы удивитесь, но очень часто результат и цели, которых вы достигли за период, не столь важны для руководства, как опыт, который вы получили в процессе.
Например, вы смогли проверить какую-то гипотезу или обнаружили какой-то механизм, который позволит кратно масштабировать позитивный результат в будущем, или поняли, как точно не надо делать и куда не надо идти, хотя конкуренты движутся именно в эту сторону.
Пусть ваши формальные цели НЕ выполнены на 100%, но само подобное знание может "вытащить" любой отчет. Почти всегда такая информация у вас есть, надо просто подумать в этом ключе и порефлексировать.
Может ли ваша текущая неудача сэкономить много денег или сил в будущем? Что такого вы нащупали, что в следующий раз точно даст результат? Какой новый путь и возможности теперь открываются перед вами? Подумайте и напишите.
3. Покажите, какие проблемы вы решили
Помните, любая презентация – это рассказ про то, как вы решили какую-то проблему
Только важно различать нюансы. Не надо долго рассказывать про то, как вы героически бились с проблемами в процессе работы, если это операционные проблемы, тем более, если они возникли из-за вашей же глупости. Это вам сыграет только в минус.
Вы должны показать какие проблемы аудитории (руководства или клиентов) вы смогли решить за этот проект или отчетный период. От какой боли избавили, какой конфликт устранили, какое ограничение сняли.
Например. Менеджеры больше не будут делать плохие презентации продуктов, потому что вы внедрили новый процесс обучения и контроля с помощью цифровых решений – это полезно. А может быть вы устранили непрозрачность системы бонусов офисов продаж и сняли много недовольства в коллективе – это влияет на результат.
Подумайте, какие именно проблемы руководства или клиентов вы решили за отчетный период, это очень сильно влияет на эффективность презентации
Подписывайтесь на Телеграм
4. Придумайте концепцию и слоган презентации
Хорошо, когда у отчета есть объединяющий слоган. Такой посыл задает смысл уже с первого слайда.
Например: «От концепции Agile – к практическим результатам», «Год впечатляющих событий», «Как мы искали клад где-то далеко, а нашли в соседней комнате», «Эволюция естественного роста», «Год на Плато», «Обратный отсчет. Цифра 3», «Максимальный момент» и так далее.
Под слоган придумывается визуальная концепция. Например, «Год впечатляющих событий» – это спорт; «От Agile – к рутине и результатам» – это футуристичные здания и формы; «Максимальный момент» – это самолеты, ракеты, электромобили; «Эволюция естественного роста» – это растения, деревья; «Плато» – это стабильность, прямые линии, плоскости. Соответственно далее весь контент перестраивается под эту логику.
5. Используйте шаблон структуры блоков
Один из вариантов:
- Сначала показываем дашборд.
- Далее выносим ключевые события по разделу в начало блока. Так мы показываем главные достижения.
- У каждого подраздела должны быть вводные «лиды» - краткий текст, объединяющий главную мысль подраздела.
- Желательно не делать длинные простыни текста и разбивать его на подразделы, которые объединяются общими мини-заголовками в едином стиле.
Несколько примеров таких заголовков (рассказываем про HR-тематику)
- Изменили систему рекрутмента (далее текст подраздела)
- Перестроили систему мотивации (далее текст подраздела)
- Внедрили систему оценок (далее текст подраздела)
- Снизили текучесть в отрасли (далее текст подраздела)
Неправильно: "система рекрутмента", "перестроили систему мотивации", "оценка персонала", "низкая текучка в отрасли".
6. Обязательно делайте слайды-перебивки
Любой, даже самый крутой отчет становится в сознании читателя "сплошной простыней” уже через 1 минуту.
Поэтому принципиально важно делать эмоциональные перебивки между разделами или даже внутри раздела для фиксации какой-то ключевой мысли.
Даже самую строгую отчетность надо разбавлять эмоциями для лучшего восприятия.
7. Не мельчите со схемами и диаграммами
Все, что можно показать как последовательность действий или этапов - лучше демонстрировать схемами.
Например, все этапы проекта, какие-то новые бизнес-процессы или регламенты или изменения в каких-то процессах.
Но используйте простой принцип: от глобальной картины – к мелким деталям
Любую подробную схему сначала укрупните до самых больших логических блоков – сделайте первый слайд. Только потом начинайте детализировать. Мелкая схема с кучей блоков НЕ воспринимается мозгом.
Вот наглядный пример принципа, листайте:
Этому же принципу старайтесь придерживаться в таблицах и диаграммах. Помните, сначала показываем кошку целиком, а потом – детали.
Вот исходная диаграмма:
Как мы ее можем показать? Сначала формируем глобальную картину:
Потом показываем детали:
8. Помните, что годовой отчет и отчетная презентация = большая разница
Годовой отчет – это формальная отчетность для аудиторов. Там чем непонятнее, тем лучше. Отчетная презентация – это продажа руководителям, клиентам или акционерам ваших успехов за период.
Не сливайте свои результаты, продавайте их аки Джедай
Подведем итоги:
8 советов для отличного отчета:
- Помогите разобраться в ситуации
- Проведите работу над ошибками
- Покажите, какие проблемы вы решили
- Придумайте концепцию и слоган презентации
- Используйте шаблон структуры блоков
- Обязательно делайте слайды-перебивки
- Не мельчите со схемами и диаграммами
- Помните, что годовой отчет и отчетная презентация = большая разница
Автор статьи: Ли Евгений, агентство презентационного маркетинга Fastvisuals. Подписывайтесь на канал
