В последнее время специалисты PR-агентств Москвы и Санкт-Петербурга довольно скептично смотрят на такой инструмент пиар, как пресс-конференция. Действительно, в последние 3-5 лет штаты редакций сильно "поредели", рентабельность СМИ падает, это отражается и на штате и на вовлеченности в подобные мероприятия. Иногда у издания на это просто "нет рук". Что же делать и как провести пресс-конференцию вашей компании, спикера или бренда максимально эффективно?
PR-агентство "Фабрика Новостей" составило для вас небольшой чек-лист, которым можно воспользоваться, если вам нужно организовать пресс-конференцию в Москве или Санкт-Петербурге:
- Начните подготовку пресс-конференции как минимум за месяц, если вы начнете, например, за неделю, вы конечно, уложитесь, но качество будет не на высоте.
- Определите ключевых спикеров, иногда можно пригласить статусных лиц, политиков, звезд, чиновников при проведении пресс-конференции, это гарантирует дополнительный интерес со стороны СМИ. Таких "звезд" надо бронировать и договариваться с ними заранее. Приглашая статусного спикера, следите за тем, как его имидж соотносится с ценностями вашего бренда и компании. Ответьте себе на вопросы: подходит ли этот спикер нашей компании? Как его участие отразится на имидже компании сейчас и в дальнейшем?
- Определите локацию пресс-конференции: офис компании, сторонняя площадка, объект или профессиональный пресс-зал в информационном агентстве. Статус тут тоже играет особую роль, так проведение пресс-конференции в ИТАР ТАСС или ИНТЕРФАКС даст больший результат. В то же время, у меня есть опыт проведения пресс-конференций и в бизнес-центрах и прямо на строительных объектах - интерес всегда зависит от контента. Но удобство и транспортная доступность - не последние факторы.
- Локация должна быть удобной для журналистов и гостей, которые приезжают как на частном, так и на общественном транспорте. Однажды я попала в ситуацию, когда журналист пришел на мероприятие на костылях: а на объекте не было лифта. Пришлось извиниться, выдать ему материалы и отправить в редакцию на автобусе - помочь подняться на 30-ый этаж без риска для здоровья не представлялось возможным.
- Бронируя дату пресс-конференции, посмотрите, какие еще события происходят в этот день в городе, чтобы они не оттягивали внимание СМИ
- Позаботьтесь о сценарии для спикеров
- Подготовьте все необходимые документы: анонс, справки о спикерах, факт-лист о компании, презентационные материалы, инфографику. Пожалуйста, не раздавайте тучу бумаги: сейчас есть флешки, файлы в облаке и вот это все)
- Сделайте рассылку и приглашения для СМИ как минимум дважды до пресс-конференции
- Иногда приглашения на пресс-конференции бывают очень оригинальными: одна компания в 2000-х годах прислала журналистам по тем временам баснословно дорогие планшеты с приглашением на пресс-конференцию. Планшет можно было оставить себе. Конечно же, пришли все.
- Не ленитесь сделать личный обзвон перед пресс-конференцией и список аккредитации журналистов
- Как правило, после пресс-конференции можно устроить небольшой фуршет или кофе-брейк. Подумайте о том, чтобы еда не пачкала руки и одежду — соусов и жидких кремов, капающих на одежду быть не должно, а еды должно обязательно хватить на всех. Тут действует простое правило: лучше меньше, но лучше по качеству, но хватить должно на всех!
- Если вы хотите подарить подарки журналистам, которые пришли на пресс-конференцию, то пусть это будет что-то полезное, сотая ручка с логотипом компании никому не нужна. Зарядки для телефона, пауэрбанки, теплые шарфы зимой и бронированные вьетнамки летом, по размеру, конечно!
- Обязательно продумайте, где будут снимать ваших спикеров и как (до или после пресс-конференции), если на нее аккредитовано ТВ. Обратите внимание на типичную ошибку - стол без юбки. Когда снимают такой стол, то на фото обычно коллекция скрюченных в разных позах ног.
- Список участников пресс-конференции с фото будет более удобен журналистам
- Продумайте, смогут ли журналисты задать дополнительные вопросы, предупредите спикеров, что иногда вопросы бывают не по теме пресс-конференции и журналисты часто приходят только для того, чтобы их задать, выделите зону для брифинга или для приватных переговоров, если это необходимо.
- Обязательно разошлите пост-релиз тем, кто не попал на пресс-конференцию
- Всегда отвечайте на дополнительные вопросы журналистов, даже если они заданы через месяц после проведения мероприятия
PR агентство "Фабрика новостей" провело более 20 пресс-конференций, в том числе для таких компаний как Холдинг Адамант, ЭПЛ Якутские бриллианты, ГК Интарсия, государственный Эрмитаж, Санкт-Петербургская палата недвижимости, завод Трибуна, международная компания АЛЕРС, движение Сел и поехал и многих других. Результатами наших мероприятий стали от 30 до 300 публикаций в ведущих СМИ по итогам одного мероприятия
