В процессе жизнедеятельности любой организации образуется множество различных документов. У большинства людей "бумажка с печатью" вызывает трепетное отношение, даже если это простая накладная, счет или доверенность. Это, в какой-то степени, правильно, ведь любой документ фиксирует факт совершения какой-либо административной, хозяйственной или финансовой операции или намерения совершить её. Вопрос в другом - все документы имеют разные сроки хранения, в зависимости от их практической (и исторической) ценности, и правила обработки и дальнейшего хранения для них также разные. Сроки хранения документов определяют специальные перечни, об этом мы рассказывали в другой статье.
Большинство документов организаций имеют срок хранения до 5 лет, после чего подлежат уничтожению. Соответственно, и правила обработки и хранения для них довольно простые. Главное требование - документы должны быть систематизированы либо по видам (например, накладные отдельно, счета отдельно), либо по принадлежности к контрагенту (все документы по взаимоотношениям с ООО "Кактус" лежат в одной папке, по работе с банком - в другой, переписка с налоговой - в третьей и т.п.). Обязательное требование - хронологический период, к примеру, календарный год (из этого правила. Переплетать или сшивать документы временного хранения не обязательно, достаточно хранить их в обособленных папках, но в архивном переплете есть несколько бесспорных плюсов:
- исключена случайная утеря документа при работе с папкой;
- благодаря твёрдой картонной обложке бумаги защищены от механических воздействий и солнечных лучей;
- после переплета объём, занимаемый документами в стандартных папках-регистраторах, уменьшается примерно на треть. И, наконец, внешний вид переплетённых документов гораздо серьёзнее, чем в разнородных папках.
Более строгие требования к документам постоянного, длительных сроков хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (кадровых). Они подлежат полному оформлению - формируются по определенным правилам, обязательно переплетаются, листы дела нумеруются (строго простым карандашом в правом верхнем углу листа). Также обязательно наличие листа-заверителя в конце дела и оформление обложки с заполнением необходимых реквизитов (название организации, регистрационный индекс дела, даты, заголовок и др.). Для удобства заполнения на обложке проставляются специальные штампы.
Если вашей организации требуются архивно-переплетные услуги - компания "Архивная Мастерская" готова помочь с решением практически любых вопросов, связанных с архивом. Посетите наш сайт, подписывайтесь на канал, читайте другие наши статьи - будем рады.