Деловой этикет — это вовсе не устаревшие церемонии и никому не нужные ритуалы, это, прежде всего, нормы поведения и хорошие манеры, принятые в бизнес-среде.
Соблюдение правил делового этикета требуется не только на конференциях, переговорах и деловых обедах, но и во внутренней коммуникации между сотрудниками и руководством, при ведении телефонных переговоров, деловой переписки и во время проведения совещаний.
Совещания, как неотъемлемый атрибут деловой коммуникации, не могут эффективно проводиться без соблюдения определенных правил. И это относится не только к организационным вопросам, но и к поведению и манере общения участников совещания.
Давайте посмотрим, каких правил делового этикета стоит придерживаться при проведении деловых совещаний как руководителю, так и секретарю.
Правила этикета на совещании
Совещания — полезный инструмент для решения стратегических и оперативных вопросов организации. Но не всегда они проходят так, как надо. Вспомните, сколько раз за свою профессиональную карьеру вы присутствовали на абсолютно бесполезных совещаниях, где кроме ругани и препирания сторон не происходило ничего? Или же, наоборот, совещания скатывалось в формальные речи без какой-либо продуктивной составляющей. Это все — две крайности одной и той же плоскости. Конечно, результативность совещания в большей степени зависит от качества его организации, но немалую долю в этом занимает и этика делового общения среди участников. Так, только-только зарождающийся конфликт оппонентов на совещании можно минимизировать или вообще свести к нулю, умело оперируя правилами этикета. И вероятность того, что совещание пойдет все-таки по результативной дороге, намного выше.
Цель любого совещания — планового или оперативного — получить ответы на повестку дня и подписать протокол совещания, закрепив решение вопросов по каждому пункту. Потому предварительная подготовка к проведению совещанию, тщательная проработка деталей — залог успеха будущей встречи.
Как правило, организацией совещаний занимается секретарь совместно с руководителем. А потому знать правила делового этикета (которые, кстати, определяют как по всем деловым нормам организовать совещание) нужно обязательно.