Если ваша компания занимается продажей или производством любых товаров, то вам наверняка знакомо такое понятие, как сверка остатков. Это операция, пугающая неотвратимостью, сложностью и длительностью. Пугающая многих, но не нас.
В рамках проектов нам неоднократно приходилось решать задачу по организации регулярной сверки складских остатков. И с этой задачей, как и с многими другими, команда AXELOT успешно справлялась. Накопленный опыт удалось систематизировать и, в каком-то смысле, обобщить – до такой степени, что теперь у нас есть работающая методика, которую мы берем за основу при разработке регламентов проведения автоматизированных сверок и в проектах по логистическому консалтингу.
Сегодня мы хотим поделиться с вами рекомендациями по выполнению сверки остатков на складе с помощью WMS. Надеемся, после прочтения и применения этого опыта операция сверки для любого количества систем превратится в вашей компании в рутинную функцию, легко и безболезненно контролируемую линейным персоналом.
Тщательно готовимся к сверке остатков
В первую очередь речь идёт о базовых принципах документооборота в компании. От реализации корректного документооборота зависит многое, не только сверка остатков.
Один из принципов корректного документооборота, который обязателен для сверки остатков, – информация о движении остатков в корпоративную систему всегда должна поступать из системы, в которой фиксируется физическое товародвижение. Это может быть WMS, MES-система, система управления торговым залом и т.д. Любые исключения из этого правила должны быть отмечены в корпоративной системе и устранены. Почему так?
Всё потому, что у подавляющего большинства перечисленных систем есть одна особенность – «задним числом» в них обычно ничего не появляется, чего не сказать о системе корпоративной. Важно отметить, что несмотря на то, что «товар двигает» подчинённая система, инициатором такого движения должна быть корпоративная система, где перед выгрузкой документа-инициатора необходимо выполнить действия по резервированию товарных остатков. Иначе вы можете оказаться в ситуации, когда синхронного отражения фактических количеств может не произойти по причине банального отсутствия остатков. К базовым принципам документооборота давайте отнесём и запрет на любые изменения обработанных документов в корпоративной системе – все изменения должны стать возможны только через новые корректирующие документы.
Кроме того, во взаимодействии систем, сверкой остатков которых мы озаботились, обязательно должен быть реализован следующий принцип: все документы, осуществляющие движение остатков, должны иметь своё тождественное отражение во всех системах, остатки которых требуется сверять. Это значит, что у любого документа, который количественно меняет остатки в корпоративной системе, должен быть Alter ego в WMS и наоборот. При этом, обмен между WMS и корпоративной системой должен производиться таким образом, чтобы документы в корпоративной системе создавались с датой, равной дате документа в WMS. Плюс ко всему, такие особенности некоторых решений, как, например, различное время списания или оприходования разных строк документов, допускающее переход с даты на дату, также должны быть исключены.
Что до третьей основы, то здесь всё достаточно просто – следует чётко понимать, что сверку остатков можно провести исключительно по учётным неоперационным остаткам систем, то есть, по остаткам на дату.
Проводим сверку остатков по всем правилам
Первым пунктом у нас идёт правило: сверку остатков имеет смысл производить только тогда, когда проведена сверка документов между системами. И это правило – основа любой сверки остатков. Если существует разница в документах у систем, то ни о какой сверке остатков речи быть не может до устранения противоречий.
Второй, но не менее важной частью, является сам момент проведения сверки. Выбирать момент сверки следует с учётом активностей в системах: по опыту, наиболее удачным моментом для проведения автоматической сверки остатков является время после полуночи. По статистике, в это время активность склада снижается, активность корпоративной системы, связанная с работой человека, минимальна. Но это не самая главная причина – выбирая момент после полуночи, мы исключаем путаницу в датах, ведь какой-либо процесс товародвижения мог начаться до полуночи, а закончиться после – применяя наше правило, мы получим возможность сверяться одним конкретным днём (сутками). Поэтому именно после полуночи, в начале нового дня,WMS должна сформировать два массива для сверки: массив с документами и массив с остатками. При этом необходимо понимать, что в массиве документов должны быть только те документы, которые появились в системе за прошедший с прошлой сверки период.
Первым в «бой» бросаем массив с документами: каждый документ из массива должен найти своё отражение среди документов корпоративной системы. Реализация такой сверки осуществляется с помощью назначения уникальных идентификаторов (ссылок) для каждого документа. Можно предусмотреть и другие способы сверки документов, но этот является самым надёжным и близок очень многим системам.
Сверка документов может дать нам два результата:
- все документы нашли своё отражение в корпоративной системе;
- не все документы нашли своё отражение в корпоративной системе.
Первый результат нас полностью устраивает и является самым желанным в этом процессе, однако жизнь вносит свои коррективы и, зачастую, первый результат будет появляться скорее как исключение из правил. Всему виной несколько причин, основная из которых – разное время обработки документов в системах. Но не будем о грустном, ведь каждая проблема имеет своё решение. Процессы, которые препятствуют сверке документов, со временем завершатся. Ну а пока у нас на руках имеются остатки на определённые дату и время из WMS, а также список документов, которые не прошли сверку. Что же делать? Ответ прост – подождать, пока все документы не пройдут сверку, а как только пройдут, перейти к следующему шагу.
Следующим шагом потребуется получить остатки на то время, в которое были сформированы остатки для сверки в WMS. И в этом нелёгком деле нам поможет то, что мы уже знаем, какие документы участвовали в товародвижении за период «ожидания», а также знаем остатки на текущее время и дату. Остаётся лишь учесть движения, созданные обозначенными выше документами в полученных текущих остатках и таким образом получить остатки корпоративной системы на момент сверки. Дальше дело за малым: сверяем остатки и получаем искомый результат.
Отдельно необходимо уточнить, что со стороны WMS в состав сверяемых остатков обязательно должны входить текущие расхождения по складу. Например, в ячейке склада в процессе работы недосчитались двух единиц товара. В текущих остатках склада эти две единицы уже не участвуют, однако, пока на стороне корпоративной системы не подтверждена и не проведена недостача – этот «потерянный» товар следует учитывать при формировании массива остатков для сверки.
Соблюдение вышеуказанных принципов и правил позволяет реализовать надёжную полноценную автоматическую сверку остатков с минимальным участием человека в процессе и корректными результатами.
Евгений ХМЫРОВ, консультант WMS, компания AXELOT
