Рассказываем, как повысить эффективность проекта с помощью управления рисками.
В книге "Deadline. Роман управления проектами" мистер Томпкинс, которому предстоит руководить несколькими проектами, спрашивает у консультанта доктора Риццоли о том, где искать причины неэффективной работы в проекте. Доктор Риццоли отвечает, что пустая трата усилий и времени — результат срабатывания рисков. Отсюда он делает вывод, что самое главное в проекте — управлять его рисками. Эта мысль показалась мне интересной, поэтому я решил ее рассмотреть.
Риски — это события, которые негативно или позитивно влияют на реализацию проекта. Риски могут быть негативными или позитивными, хотя часто риски воспринимают как нечто нежелательное. Но их следует рассматривать и как положительное явление, потому что риск — это возможность, а возможность может как приносить выгоды, так и убытки. Пример негативного риска — внезапная болезнь сотрудника, что не позволяет вовремя выполнить работу по проекту. Пример позитивного риска — найм высококвалифицированного сотрудника, которого можно с пользой использовать в проекте.
У риска есть две характеристики — вероятность возникновения и последствия, которые наступают при срабатывании риска. Предположим, мы не хотим задержки поставки оборудования в проекте (негативный риск). Считаем, что вероятность задержки высокая, последствия задержки — невыполнение работы в срок. Еще пример — студия делает сайт для клиента. Его нужно согласовать, клиент требовательный, скорее всего, даст много замечаний. Положительный риск — отсутствие замечаний к макету. Вероятность — низкая, так как клиент придирчивый, последствия — верстка сайта раньше запланированного срока.
Ученые выделяют и другие характеристики рисков, к примеру, возможность предсказания риска или срочность риска, однако для простоты я их вынесу за скобки, потому что, на мой взгляд, вероятность возникновения и последствия — самые важные характеристики, которые легко использовать на практике. Для тех, кто хочет подробнее разобраться в теме, рекомендую прочитать Свод знаний по управлению проектами или статьи по риск-менеджменту.
Задача менеджера проекта — повышать вероятность возникновения и приумножать положительное влияние позитивных рисков и уменьшать вероятность возникновения и последствия негативных рисков. Я остановлюсь именно на негативных рисках, поскольку их срабатывание способно погубить проект, поэтому менеджер проекта в первую очередь должен думать именно о них.
Мне очень нравится эта картинка, поскольку она наглядно показывает значение управления рисками. При планировании проектов менеджеры часто очень оптимистичны. Такое состояние психологи называют ошибкой планирования — когда человек представляет идеальную картину будущей реализации планов. Вот как спланировал — так все и произойдет. Но у жизни часто свои планы, поэтому реальность не всегда совпадает с ожиданиями. Чтобы планы работали, необходимо анализировать риски. Если этого не делать, скорее всего, в будущем менеджера проекта ждет разочарование, потому что план не будет работать.
Планы без учета рисков вряд ли сработают
В пособиях по менеджменту можно найти большое количество методов по работе с рисками, но по факту все сводится к простой схеме:
1. Найти риски
2. Определить вероятность возникновения рисков и последствия при срабатывании риска
3. Придумать, как снизить вероятность возникновения негативных рисков или их последствий
Рассмотрим пример. Чтобы найти главные риски, я задаю вопрос "Что сделает невозможным достижение целей проекта?". Ответы на этот вопрос и будут рисками, которым менеджер проекта должен уделять повышенное внимание. Допустим, мы определили, что главный риск проекта — отсутствие финансирования. Если нет финансирования. мы никогда не сделаем проект.
Оценим вероятность отсутствия финансирования и определим последствия. Предположим, что вероятность возникновения риска средняя, последствия риска — закрытие проекта. Мы видим, что срабатывание риска способно нанести большой урон проекту, поэтому им следует заняться. Важно отметить, что не всяким риском нужно заниматься. Если вероятность возникновения риска маленькая или последствия для проекта незначительны, то риск можно просто принять. Здесь всегда нужно учитывать конкретные обстоятельства проекта.
Итак, мы знаем, что проект может закрыться из-за отсутствия финансирования. Теперь нужно выработать меры. Как вариант — разослать презентацию проекта возможным инвесторам и провести с ними встречи, чтобы они выделили деньги на проект. Именно так выглядит работы с рисками в простом и коротком варианте.
Такой алгоритм нужно проделать с каждым риском, который будет обозначен. Если не управлять рисками, то они способы погубить проект. Риски словно айсберги, которые грозят встать на пути нашего корабля к цели и разрушить его. И задача менеджера проекта как капитана корабля — либо огибать их (снижать вероятность возникновения), либо делать так, чтобы при столкновении с кораблем, они не разрушили его (снижать последствия). Если этого не делать, корабль пойдет ко дну, поэтому так важно управлять рисками.
В данной статье я попытался кратко описать суть и важность работы с рисками. Но тема — большая, про некоторые аспекты можно написать целые статьи. Если вам интересна эта тема, напишите об этом в комментариях, так я пойму, что читателям интересна эта тема.
