Больше 10 лет занимаясь созданием и развитием системы управления знаниями в крупной компании, всегда задавался вопросом: а что можно предложить небольшим компаниям, в которых нет распределенной структуры, численность сотрудников может составлять всего несколько человек, а многие процессы формализованы большей частью в головах, а не на бумаге?
Оказывается, много чего, - надо только немного послушать и поговорить. Именно это и делал на прошлой неделе, - спасибо друзьям, что позвали на свое внутреннее мероприятие.
Есть ряд довольно важных моментов, которые надо всегда держать в голове. Во-первых, компании малого и среднего бизнеса (МСБ), - это те компании, которые не будут вкладывать много денег или времени на создание или покупку каких-то решений для себя. По той простой причине, что почти все уходит на развитие. Поэтому применительно к ИТ – нужно максимально использовать все то, что уже есть, или брать бесплатное/условно бесплатное ПО. «Используй то, что под рукою, и не ищи себе другое…»
Во-вторых, в большинстве своем, такие компании активно развиваются/меняются. То, что было актуально пару месяцев – полгода назад, - сегодня уже изменено до неузнаваемости. Практически каждый проект – уникальный. Два года назад? – это из другой жизни. Поэтому жесткая регламентация тут практически неприменима. Зато точно нужно знать/помнить про контекст, - чтобы опыт прошлого пропустить через себя сегодняшнего и взять то, что будет работать.
Но даже в таких динамично меняющихся условиях можно выделить важные темы, относящиеся к управлению знаниями.
Во-первых, это ускорение адаптации новичков. Потому что часть из них попадает «с корабля на бал», - сразу в поля, на проект или в рабочую среду. И если ты попал в офис, - то в курилке или у коллег можно спросить совета. А если на проекте, и в офисе бываешь набегами раз в две недели? Тут поможет база вопросов-ответов, куда как раз можно включить очевидные для старожилов, но сложные для новичков вопросы. А еще – простая информация в профиле о том, кто что знает и в каких проектах участвовал. Усложнять не будем – мы же малый бизнес.
Во-вторых, однозначно надо формировать базу или библиотеку типовых решений или полезных в работе материалов. Уже писал раньше, что сделать такую базу достаточно просто даже на бесплатном программном обеспечении. Этим вы сэкономите массу времени и сил, которые часто уходят на поиск того, что уже есть в компании, или, что еще хуже, на создание с нуля того, что уже было сделано.
Третий важный «блок» - это любой формат работы с идеями или предложениями. Вплоть до того, что все увиденное за пределами компании складывайте в ту же базу знаний с обязательными пометками, где и как вы предлагаете это использовать.
В-четвертых, подумайте о своих проектах. Хороший старт, когда вы привлекли к проработке решения тех, кто уже делал что-то подобное, и подведение итогов с целью «сохранить на века» все хорошее и избавиться от причин, вызвавших проблемы, - те простейшие «инструменты», которые желательно использовать всегда.
А еще, если вы уже думаете о росте, - попросите подготовить небольшие учебные ролики или программы своих же сотрудников. Затраты на это не такие большие, а вот доверие к таким курсам может быть гораздо выше, чем к лекциям «гуру» со стороны.
Поэтому – смотрите и выбирайте для себя то, что даст реальную пользу. Для «автоматизации» - максимально используйте существующие решения. Покупать «решения для малого и среднего бизнеса» от SAP – это точно не наш путь. И, к слову, решить, что из перечисленного и не только подойдет для вашей компании лучше всего, можно вместе с вами всего за полдня-день работы. А, как известно, знание – это сила!
Владимир Баронов