Так все начиналось
Несколько лет назад мы в RADEX увлеклись финансовым планированием. Увлеклись настолько, что сделали свой сервис, который использовали внутри компании. Одной из главных проблем любого бизнеса является прогноз cashflow (это Ваш денежный поток, все поступления и списания). Вечные займы собственника, овердрафты, кредиты - компании, особенно не самые большие, вынуждены регулярно искать инструменты, чтобы перекрыть кассовый разрыв.
Кассовый разрыв - ситуация, при которой у компании недостаточно средств на счетах для исполнения текущих обязательств по платежам. Это не имеет никакого отношения к прибыли, марже, выручке и т.д. Просто в определенный момент у вас нет денег, а платить нужно. При этом компания может работать в прибыль. Нужна та самая “оборотка”.
Если у Вас в компании полтора человека, то всю информацию можно пробовать держать в голове, но лучше видеть картинку наглядно. Для этого существует масса шаблонов в Excel, которые позволяют прогнозировать кассовый разрыв.
Но.. Нам это показалось слишком примитивным
И недостаточно наглядным, поэтому мы сделали прогноз cashflow в виде календаря. Того самого, в котором обычно записывают встречи и напоминания. Только с небольшим секретом. Наш календарь умел прогнозировать остаток на текущий день нарастающим итогом с учетом запланированных платежей. При этом любой платеж можно было перенести и прогноз пересчитывался в режиме реального времени. Это выглядело вот таким образом:
Да интерфейс далеко не “огонь”, но зато очень наглядно и информативно. Мы получили инструмент, который дает нам прогноз ежедневного остатка на месяцы вперед с учетом всех наших планируемых платежей. Платежи, в свою очередь разделены на разовые и периодические (чтобы аренду, например, можно было расписать на год-два одним кликом).
Кстати, этот продукт существует и сейчас и у него даже есть интеграция с amoCRM. Регистрируйтесь, это бесплатно.
Но совсем быстро мы осознали - если нет выделенного финансового работника, то планированием может заниматься исключительно руководитель или собственник. А у него есть на это время только в самом начале, когда энтузиазм превалирует над нехваткой времени. Это довольно быстро стало проблемой, поскольку часть платежей терялась: их не успевали ни оплатить, ни перенести в календаре. Соответственно, картинка искажалась и сама затея теряла смысл.
А дальше..
А дальше нас осенило! Как выглядит процесс поступления информации о платежах к руководителю? Он спросил у бухгалтера, когда и сколько налогов заплатить. Спросил у менеджера, когда Иван Петрович заплатит долг по поставке. Уточнил у офис-менеджера, когда нужно оплатить канцелярию и т.д. То есть вся информация изначально находится у Ваших сотрудников! Вы просто собираете ее вручную, а потом еще и пробуете спланировать все платежи. Огромное количество времени!
Возникла крайне простая идея. А что, если каждый сотрудник сообщит о своих планах по деньгам сам, а руководители или собственник получат сводную картинку? Так мы добавили роли в календарь, которые позволяли сотрудникам самостоятельно работать со своими платежами, не имея отношения к остальным. В том числе, это вопрос конфиденциальности, в рамках которой менеджеру не нужно знать информацию о налогах, например. Так появился полноценный инструмент коллективного планирования денежного потока, в котором собственник имеет минимальную вовлеченность, но видит всю картинку в режиме реального времени.
И мы решили поделиться
Нам очень хотелось показать возможности календаря публично и мы запустили его в отдельном бесплатном сервисе - http://radex.click
Инструмент получил обновленный интерфейс, углубленную настройку прав и систему уведомлений на email о планируемых платежах на неделю. О последнем нужно сказать отдельно. В процессе работы с прогнозами мы поняли, что иногда мы упускаем работу с рядом платежей, поскольку не все сотрудники заглядывают в календарь ежедневно. Регулярный отчет позволяет каждому пользователю каждый день получать реестр запланированных платежей, которые отображаются согласно настроенным правам. Так он не забывает обновить дату платежа, если были какие-то изменения.
Руководитель получает весь реестр и видит прогноз остатка на каждый день.
Кейс
Мы проводили внедрение amoCRM в одной из оптовых компаний. Хорошо обученный отдел продаж и большое (на редкость) желание использовать передовые инструменты в работе. В процессе внедрения мы обратили внимание, что руководитель постоянно обсуждает предстоящие платежи с сотрудниками: бухгалтером, менеджерами, РОПом, начальником производства, логистом. Как оказалось, все данные сводились в таблицу Excel, которая должна была дать наглядную картинку руководителю. Такую таблицу РОП еженедельно передавал руководителю в виде одного из отчетов.
В качестве эксперимента мы предложили внедрить календарь radex.click и взялись обучить сотрудников работе в сервисе (хотя речь, скорее, об обучению планированию). Особое внимание мы уделили отделу продаж компании, поскольку именно благодаря ему мы ожидали получить результат в деньгах.
Мы договорились всего о нескольких простых правилах:
1. Менеджер добавляет все запланированные платежи по своим сделкам, когда создает сделку.
2. Менеджер каждый день проверяет письмо на email с реестром платежей из radex.click.
3. Если менеджер видит на ближайшие дни платежи, по которым у него новая информация (платеж отменен/перенесен), он удаляет или перетаскивает платеж на нужную дату.
Внедрение финансового планирования принципиально изменило восприятие менеджеров. Теперь они “обещали” своей компании деньги, причем в определенный день. Несмотря на то, что данные меняются в течение даже текущего дня и эти “обещания” достаточно условны, уровень ответственности при таком подходе заставил менеджеров эффективнее работать с клиентами. Теперь это не была задача “позвонить”, это стало необходимостью получить деньги с клиента вовремя для предотвращения кассового разрыва в компании. Согласитесь, очень неприятно подводить своих коллег. Да, это небольшая хитрость и игра с психологией.
Мы провели всего около 5 часов с командой клиента, обучая их нашему подходу к работе с прогнозами и объясняя, зачем это необходимо.
На наш взгляд, это максимально честно по отношению к бизнесу, когда Вы можете принимать решения здесь и сейчас, не по наитию, а опираясь на конкретные данные.
Мы завершили задачу внушительной цифрой +17% к объему выручки и утвердились во мнении, что система применима в любом бизнесе.
Вы можете попробовать реализовать это в своей компании или использовать платежный календарь для личных нужд (хотя он не для этого 😉)
Небольшой обзор сервиса тут.
Удачи в бизнесе!
