Рассмотрим пример
В компании «ТЕКС» в июне 2019 года на Никитину А.П. оформили трудовую книжку, поскольку это было ее первым местом работы. Сотрудница подала заявление работодателю, чтобы у нее удержали за эту книжку 236 руб.
Как правильно отразить такую операцию в 1С Зарплата?
Необходимо выполнить следующие действия:
- Настроить соответствующий вид.
- Зарегистрировать соответствующее удержание.
Как настроить вид удержания?
- Перейти в Настройки, далее выбрать Удержания.
- Использовать кнопку Создать.
- В соответствующем поле необходимо выбрать вид удержания. В рассматриваемом примере это удержание затрат на книжку (рис. 1).
- Если больше нет иных сотрудников, на которых трудовая книжка заводится впервые, то целесообразно установить флажок в положение не используется.
- В закладках:
- выбрать раздел Назначение, в соответствующем поле указать на требуемое удержание, далее выбрать Ежемесячно, в поле, где можно выбрать вид операции, необходимо выбрать значение удержания по прочим операциям, можно установить флажок для удержаний в первой половине месяца или вместе с авансом, а также при выплатах в рамках межрасчетного периода;
- в Расчете устанавливаем соответствующий переключатель в состояние, при котором расчет указывается фиксированной суммой, если же требуется рассчитать результат по формуле, то пройдите по ссылке Редактировать, после чего укажите необходимую формулу.
- Расчет базы будет не активен, пока не будет использована Расчетная База.
- В закладке Учет есть возможность отразить удержание в пользу третьих лиц, а также по прочим операциям с сотрудниками предприятия. Если есть необходимость оформить кассовый чек, то требуется отметить те виды удержаний, которые являются основаниями для этого (рис. 2). В рассматриваемом примере нет необходимости устанавливать флажок, поскольку такое удержание не требует оформления кассового чека.
- Подобным удержаниям в программе 1С ЗУП персоналом задаются краткие наименования. Использовать его можно в различных отчетах. Здесь же можно дать краткое произвольное описание тому или иному виду удержания.
- Использовать кнопку Записать, после чего закрыть окошко.
Как зарегистрировать факт удержания затрат на трудовую книжку в 1С ЗУП?
Чтобы удержать какие-либо суммы у сотрудника, требуется использовать документ Удержания. Этим же документом можно скорректировать удержания либо полностью отменить их.
- Перейти в раздел Заработная плата, после чего выбрать Алименты.
- Нажать на кнопку Создать, далее выбрать документ Удержание.
- Информация в поле Организация вносится автоматически. Если в программе зарегистрирована больше, чем одна организация, то она предоставит возможность выбрать требуемую (рис. 3).
- Указать дату, которой должен быть зарегистрирован документ.
- Выбрать из списка соответствующего сотрудника, за счет которого производится удержание.
- Указать вид удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом примере требуется выбрать Удержание затрат на трудовую книжку.
- Если работник трудится сразу у нескольких работодателей, то дополнительно указывается, по основному или дополнительному месту работы производится удержание.
- Далее требуется указать, с какой даты производится такое удержание. Поскольку удержание носит разовый характер, то окончание периода указывать не требуется. Если в отношении данного работника уже действует подобное удержание, то его всегда можно скорректировать.
- Указать размер удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом случае – это 236 рублей.
- Если же удержание не носит разовый характер, то можно установить флажок для окончания удержаний при достижении определенной суммы.
- Нажать на кнопку Провести, после чего закрыть окошко.
Чтобы произвести удержание затрат на трудовую книжку, необходимо перейти в раздел Зарплата, далее Начисления. Этим документом и следует произвести удержание (рис. 4).
- Чтобы заполнить автоматически данный документ, необходимо нажать на кнопку Заполнить или Подобрать.
- В процессе заполнения документа табличная часть заполняется всеми видами удержаний, которые назначены сотрудникам предприятия.
Сумма, которая зарегистрирована и отражена в документе, уменьшит сумму, подлежащую выплате сотруднику.
Чтобы получить сведения о суммах удержаний у сотрудников, требуется перейти в раздел Зарплата, далее в Отчеты, после чего выбрать Удержания. Можно выбрать определенный период, за который требуется получить информацию об удержаниях (рис. 5).
Когда синхронизируются данные с программой 1С, то такие удержания отражаются проводкой счетов 70 (дебет) и 73.03 (кредит).
