Электронный документооборот (ЭДО) может существенно облегчить жизнь предпринимателя, даже если он пользуется им нечасто. Кроме быстрого обмена договорами и закрывающими актами, с помощью ЭДО можно отправлять декларации в налоговую, пакеты документов для торгов по госзакупкам, отслеживать статус документа. И для любого из этих действий понадобится электронная подпись.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) — эквивалент личной подписи, который позволяет отправлять электронные документы. Используя её, предприниматель или представитель компании подтверждает свою личность.
Возможности электронной подписи
После подписания ЭП документ становится юридически значимым, подходит для ЭДО и подтверждения действий в суде. Также в зависимости от вида подписи её можно использовать для отправки декларации в налоговую, принять участие в торгах, взаимодействовать с Росреестром, госуслугами или Федеральной таможенной службой.
Всего существует три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Простая электронная подпись
Простая электронная подпись (ПЭП) — логин и пароль, которые вводит пользователь при входе в систему. Обычно они дополняются подтверждением по смс или отпечатку пальца. Такую подпись бесплатно формирует сама система. Например, банк при открытии счёта.
ПЭП используется для подтверждения платежа или перевода. Код, который приходит в сообщении во время банковской операции, и есть подпись, пользователь подтверждает ей своё действие. Однако такой подписью не получится подписать электронный документ, потому что у неё недостаточно юридической силы. Но иногда законодательство допускает расширение возможностей: чтобы подписывать ПЭП документы, нужно составить «Соглашение о простой электронной подписи» и подписать его всем, кто планирует обмен документами.
После подписания соглашения ПЭП подойдёт для подтверждения оплаты и внутреннего электронного документооборота. Но её защита слабее остальных и не получится отправить внешний документ или декларацию в налоговую. Зато бесплатно и навсегда.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) сложнее и надёжнее. Её создаёт система, внутри которой работает пользователь. Например, если это система ЭДО, то она сформирует подпись сама.
Особенность НЭП в том, что расшифровать её сможет только та система, которая её выпустила. Если её завели для подачи декларации о доходах через сайт налоговой, то работать она будет только там. За счёт этого НЭП более защищена, но, возможно, их понадобится несколько: по одной для каждой системы.
Как правило, оплачивать НЭП отдельно не нужно, стоимость входит в основную услугу системы или сервиса.
Квалифицированная электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее надёжный и универсальный вариант. Её используют как для ЭДО, так и для участия в госзакупках и отправки налоговых деклараций. Такая подпись по возможностям полностью заменяет ПЭП и НЭП.
Купить КЭП можно в одном из удостоверяющих центров или вместе с пакетом услуг. Например, операторы электронного документооборота обычно предлагают выпустить КЭП. В первом случае подпись будет храниться на жёстком диске, карте памяти, флешке или дискете. Во втором — в облаке.
Список аккредитованных удостоверяющих центров
Работать с КЭП можно двумя способами: через программу-криптопровайдер или облачный сервис. Программа прикрепляет подпись к исходящим документам и проверяет её наличие у входящих. Такой способ более защищён. При использовании облачного сервиса подпись хранится в сервисе обмена. Для подписания документа нужно будет каждый раз вводить код подтверждения из смс.
КЭП, в отличие от простой подписи, имеет срок использования — её нужно продлевать каждый год. О продлении стоит подумать заранее, чтобы не оказаться в период сдачи отчётностей без рабочей подписи. Стоимость начинается от тысячи рублей в год.
КЭП универсальна, но не всемогуща: некоторые госорганы просят отдельную подпись для работы именно с этим ведомством. Например, госуслуги или Росреестр. Лучше составить список необходимых для работы государственных органов и сразу создать несколько подписей.
Вкратце
Электронная подпись — это цифровой эквивалент личной подписи, который позволяет обмениваться электронными документами.
Электронная подпись позволяет заключать договоры с партнёрами, заказывать услуги, отправлять декларации в налоговую, участвовать в госзакупках.
Простая электронная подпись — это логин и пароль, которые получает пользователь при регистрации в сервисе. Её можно использовать только для подтверждения платежей или переводов. Чтобы подписывать ей внутренние документы, придётся составить соглашение. Она бесплатна, бессрочна и наименее защищена.
Неквалифицированная электронная подпись работает только внутри сервиса, который её выпустил. Обычно она бесплатна и защищена сильнее, чем простая.
Квалифицированная электронная подпись подходит для внешнего электронного документооборота и отправки документов в госорганы. Стоимость начинается от тысячи рублей в год, обеспечивает надёжную защиту, но, возможно, потребует установки дополнительной программы.
Рассылка
Подписывайтесь на рассылку материалов о предпринимательстве в России.
