В каждой успешной компании есть система учета документов, систематизированный список всех дел и организованное хранение бумаг. Малые организации и стартапы, как правило, не заботятся о том, чтобы изначально начать вести учет документов и поставить документооборот на поток. Но рано или поздно они приходят к этому. Ни одна компания не может обойтись без систематизации документов.
Организация хранения документов начинается с разработки специального документа — номенклатуры дел. И если опытные специалисты «съели собаку» на составлении номенклатуры дел, то новички в сфере делопроизводства часто допускают ошибки. Что, в свою очередь, может обернуться немалыми проблемами, на решение которых уйдет драгоценное время и нервы.
Разбираем самые распространенные ошибки и рассказываем как не допускать их. Заодно, проверьте себя, не допускаете ли вы эти ошибки?
Что такое номенклатура
Под номенклатурой дел понимают систематизированный список дел, в который входят все документы организации. Это главный учетный документ в делопроизводстве, база для сдачи в архив и составления актов об уничтожении документов.
При оформлении номенклатуры дел руководствуются уставами, внутренними нормативными актами, ведомственными и типовыми перечнями, в которых раскрываются направления деятельности организации, документация отделов и служб. И допустить ошибку в таком сложном деле как составление номенклатуры дел — обычная практика.
И большинство специалистов «спотыкаются» чаще всего на этом.