По поводу планёрок (совещаний, стендапов, митингов, рабочих встреч, заседаний) сломано множество копий. Кто-то считает личные встречи панацеей от всех бед. Кто-то — самым бесполезным способом провести время.
Лично я нахожусь ближе к первому лагерю. Но планёрки действительно можно проводить бесполезно. Сегодня я попробую рассказать, как этого не допустить.
1. Форматы
Вообще, планёрки могут быть текущие или по заранее заявленным темам. Я остановлюсь на первых. Обычно, у таких встреч есть 2 главных задачи:
- Рассказать о статусе работ
- Заявить о проблемах, которые нужно решить
Так что хорошо подходит формат обыкновенного стенд-апа. Каждый участник коротко говорит о себе и передаёт слово дальше.
2. Тайминг
Длительность планёрки, конечно, зависит от периодичности встреч, количества участников, сложности вопросов. Но, по большому счёту, большинство текущих встреч укладывается в промежуток 15 минут — 1 час. Меньше, чем за 15 минут ничего толком не обсудишь. А больше часа без перерыва — тяжело.
Тайминг для встречи стоит подобрать самостоятельно. Например, в моём случае еженедельные встречи длятся 1 час. Две встречи в неделю — по 30 минут. А если чаще, то около 15 минут.
3. Участники
Пункт, на котором многое начинает ломаться. Как понять, кто должен быть на встрече? На самом деле — просто. На текущих планёрках должны быть все стейкхолдеры текущих процессов.
Звучит заумно. Но всё элементарно. Если проект делает 5 человек (бэк, 2 фронта, UX, аналитик), то позвать стоит всех. А вот если 20 — то нужно смотреть на иерархию. Например, команда может быть поделена на 4 подкоманды, ответственные за фичи. Тогда пусть от каждой команды будет один представитель, который и будет контролировать взаимодействие: отчитываться по статусам, приносить проблемы и уносить обратно решения.
4. Модерация
Отдельно хочу остановиться на модерации. Она должна быть и точка. Ход встречи может контролировать один человек или вся команда. Главное — придерживаться формата, хронометража и списка поставленных вопросов.
Договорились, что все говорят по очереди? Тогда никаких выкриков с мест.
На выступление у каждого есть по 5 минут? Подсказываем коллеге, что время кончилось.
И, конечно, никаких отклонений от рабочих вопросов, сидений в телефонах и ноутбуках.
Важно постоянно экспериментировать и соблюдать баланс.
5. Статусы vs. проблемы
Пункт, где процесс идёт не так ещё больше.
Как я писал выше, каждая встреча подразумевает тайминг. И его нужно чётко придерживаться.
Ну а дальше в ход идёт простая математика. Например, на 30-минутной планёрке 5 человек могут позволить себе говорить по 6 минут каждый. Количество статусной информации всегда примерно одинаково.
Сложности начинаются в тот момент, когда нужно обсудить проблемы. Сколько их будет у каждого участника? Сколько займёт поиск решения?
Здесь-то мы и подходим к главной мысли всего поста. Планёрки созданы для того, чтобы быстро решать проблемы. Но на самом деле делать этого совершенно не нужно! А вот планёрки всё равно крайне необходимы.
Как же так? Секрет прост. Планёрки действительно решают проблемы. Но совершенно не обязательно — во время самой встречи. Самое главное — понять, кто может помочь и кто с кем должен продолжить над проблемой работать.
Если упростить, то можно предложить следующий алгоритм:
Проблема заявлена → 1-2 минуты на поиск решения → Если решения нет, то должны быть выявлены заинтересованные стороны → Проблема решается после встречи
Итоги решения становятся статусом на следующей встрече.
6. Подготовка и причём тут GTD
Лёгкий пункт.
К каждой планёрке нужно готовиться. Если есть проблема, которая требует общего обсуждения, но никто не умирает прямо сейчас, то проблему нужно записать в список тем для обсуждения на встрече. И так весь интервал между такими встречами.
Такой подход отлично ложится на методику Getting Things Done. Все задачи записываются и спокойно дожидаются своего решения, не отвлекая исполнителя от текущих дел. В нашем случае — дожидаются совместного обсуждения.
7. После планёрки
Самый главный результат продуктивной встречи — решённые проблемы или понимание того, что теперь делать. С первым всё просто. Со вторым, кажется, тоже. Главное — пойти не на обед, а решать дела. И не забыть в следующий раз рассказать, что всё пучком.
С любовью, Артур
P.S. Посты канала «Байки из проектного офиса»