Маркетинг, продажи, тимбилдинг, декорирование офиса — знаете, что объединяет эти составляющие бизнеса? То, что они гораздо более увлекательные, чем финансовый учет. И если забить на финансы, то все эти интересные дела приведут к банкротству.
У нас уже есть статья о восьми финансовых ошибках предпринимателей. А в этой разберем еще пять. Но только учтите: когда вы прочитаете об этих ошибках, у вас больше не будет права их допускать. Поэтому не читайте ни в коем случае, если хотите угробить свою компанию.
1. Считать деньги как попало
За деньгами компании следят более-менее все — по статистике в банковских приложениях, по отчетам, которые ведут продавцы в журналах. Но с таким подходом никогда не будет полного контроля за деньгами.
Как узнать, сколько у компании денег? По идее, всё просто. Вот он баланс расчетного счета, вот — Яндекс.Денег, вот наличка в кассе. Сложили маленькие циферки, получили одну большую. Но на деле, никто не проверяет каждый счет по нескольку раз в день — сколько у него денег, предприниматель определяет по памяти.
Память — ненадежная штука. Вы — не Юлий Цезарь и не Анатолий Вассерман, чтобы запоминать баланс пяти счетов, по которым ежедневно проходит по нескольку операций, а то и несколько десятков.
С этим разобрались. А если компания маленькая? Тогда действительно легко отслеживать общее количество денег. Например, я редактор, и у меня все деньги на карте — зашел в приложение в телефоне, посмотрел и узнал.
Но это не значит, что вам в такой ситуации можно забить на нормальный учет денег. Баланс счета вы может и помните, но сможете ли по памяти проанализировать траты за месяц, полгода, год? Вряд ли. А ведь эта аналитика показывает, как вы в будущем можете оптимизировать расходы компании и увеличить прибыль.
А если вы можете в голове анализировать траты за год, то переходите по ссылке и читайте, как попасть в следующую Книгу рекордов Гиннесса.
Узнать, как зарегистрировать рекорд »
Как владелец салонов красоты не вел ДДС и попал в кассовый разрыв
У Павла Ивановича — сеть из трех салонов красоты в Саратове. Ему казалось, что деньги бизнеса под контролем. За безналичным потоком следило банковское приложение, а наличные записывали менеджеры в тетрадочки.
Однажды с утра на пороге офиса появились поставщики и потребовали
900 000 ₽ за отгруженный ими товар. Павел Иванович был уверен: деньги есть. Полез в онлайн-кошелек и увидел, что денег нет.
Судорожно обзвонив все салоны, Павел Иванович узнал: даже если вычистить все кассы, нужной суммы не будет. Пришлось отдать почти все деньги на покрытие этого долга и даже прибегнуть к овердрафту. Случился кассовый разрыв.
Но как же так? Дело в том, что Павел Иванович не анализировал деньги своей компании. Каждый месяц происходили регулярные траты, которые по отдельности были вроде бы незначительными. То поставщик поднимет закупочную цену на пару процентов, то офис-менеджер закупит канцтовары подороже и так далее — примеров можно кучу привести.
Без аналитики собственник не замечал всех этих расходов. И вот во что это вылилось.
Ведите отчет о движении денежных средств — ДДС. Каждый день вносите, сколько денег приходит и уходит со счета. Отчет предельно простой, это не всякие там ОПиУ, балансы и, прости-господи, учеты финансовой деятельности. Но даже ДДС дает тьму информации, которая поможет в бизнесе.
2. Не следить за сроками проектов
Заказ может быть прибыльным, если его выполнить за три месяца, и убыточным, если его сделать за полгода. Постоянные расходы потихоньку сожрут прибыль затянувшегося заказа.
Представим две дизайн-студии, которые взяли идентичные заказы по разработке логотипа за миллион. «Студия Лебедя Артемиева» сделала логотип за три месяца, «Студия Горбуна Артемова» — за полгода.
В реальном бизнесе у студий было бы больше проектов и, например, вся аренда не легла бы на один только логотип. Но суть от этого не меняется.
Чем дольше выполняете проект, тем меньше прибыли он приносит. Учтите это при расчете экономики заказа.
3. Не разделять деятельность по направлениям
В бизнесе три направления деятельности:
операционная — текущая работа компании,
инвестиционная — развитие компании,
финансовая — кредиты, займы, дивиденды.
Кажется, что это разделение нужно только финансистам и бухгалтерам. На самом деле, разделять деятельность компании по направлениям необходимо каждому предпринимателю, чтобы не остаться у разбитого корыта.
Наверняка у вас или ваших знакомых возникала ситуация: спонтанно решил сделать новый классный сайт, а потом зарплаты нечем платить. Классика. Да даже в жизни так бывает — вбухал деньги в ремонт квартиры, а потом кушать нечего.
Выделяйте деньги отдельно на каждый вид деятельности. Так вы не будете развивать одно направление в ущерб другому. Иными словами, не всадите лишнего в новый станок в ущерб зарплатам сотрудников.
Определите, сколько денег компании нужно для текущей работы — чтобы платить зарплаты, рассчитываться с поставщиками, вовремя вносить аренду. Эти деньги положите в стопку операционной деятельности.
Подумайте, какие инвестиции нужно сделать, чтобы компания стала прибыльнее и эффективнее. Эти деньги положите в стопку инвестиционной деятельности.
Наконец, решите, сколько необходимо отдать банкам и заемщикам за использование их денежек. А еще — сколько начислить себе дивидендов. Эти деньги положите в стопку финансовой деятельности.
4. Считают, что кредит — это доход
Конечно, нужно быть совсем умным, чтобы взять кредит и подумать: «Ура, вот они, МОИ бабосики!». Но речь о другом: кредитные деньги от банка пришли и смешались со всеми остальными. Проходит время, за которое произошла куча трат и поступлений. И уже непонятно, где там кредитные деньги, а где все остальные.
Очень легко в такой ситуации профукать кредит — просто слить его на повседневные дела. Часть ушла на зарплаты, часть на дивиденды — вот уже и нет половины кредита. А отдавать нужно полную сумму.
Идеально тратить кредиты на инвестиции. Берете кредит, покупаете на него, например, станок. Станок начинает приносить прибыль — и с нее же вы гасите кредит.
Отделяйте свои деньги от кредитных
А еще заведите себе отчет, в котором будете учитывать кредиты и займы. Из него вы поймете, сколько денег вы уже выплатили, сколько денег вам нужно будет отдать в этом месяце и сколько денег вам еще останется выплатить по каждому из кредитов.
5. Сразу же списывают основные средства в расход
Представьте, что в апреле вы купили автомобиль в компанию за 500 000 ₽. Чему будет равен расход на этот автомобиль в апреле?
Если вы думаете, что расход равен 500 000 ₽, то нетушки. Нелогично списывать целый автомобиль в расход одного месяца, ведь он будет работать и приносить вам прибыль еще несколько лет. Это как годовой абонемент в спортзал: вы его покупаете разом, но пользуетесь же целый год.
Основные средства списываются постепенно, по мере использования. Автомобиль за 500 000 ₽ прослужит два года? Значит, каждый месяц списывайте в расход 20 800 ₽. Этот расход называется амортизацией.
Начисляя амортизацию, вы более точно считаете прибыль. Так крупные покупки, которые работают в долгую, не искажают результаты работы компании.
***
Теперь вы в курсе еще пяти финансовых ошибок, которые допускают предприниматели, и не имеете больше права их допускать. А вообще не допускать финансовых ошибок вам помогут…
Подписаться на Газету «Нескучных финансов» → bit.ly/gazeta-subs
