Как часто нам всем не хватает 24 часов в сутках, чтобы успеть завершить все дела? Слишком часто. Несмотря на наличие в свободном доступе множества техник тайм менеджмента, мало кто на практике их применяет. Более того, даже при огромном желании научиться грамотно планировать свое время, не у всех получается с первого раза.
Сегодня мы расскажем вам о технике управления временем и задачами — о «джедайской технике пустого инбокса». Метод не такой известный и популярный, как классический тайм менеджмент, но его довольно просто применять на практике.
Рассказываем, что такое техника пустого инбокса и как ее внедрить в свою жизнь.
Для кого подойдет техника пустого инбокса
▶ Вы не успеваете на работе завершить дела, на личную жизнь времени тоже не хватает.
▶ Вы измотаны после работы, и ваш мозг отказывается думать.
▶ Вы все время заняты, но результата не видите.
Что получите после внедрения
▶ Больше свободного времени.
▶ Чистый, «собранный» мозг.
▶ Спокойные, спланированные рабочие будни.
Что такое техника пустого инбокса
«Джедайская техника пустого инбокса» разработана бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Он неоднократно выступал на конференциях и проводил тренинги, представляя данную методику управления задачами. По сути, техника пустого инбокса — это модификация GTD ( Getting Things Done), метода доведения дел до завершения.
Метод пустого инбокса предполагает наличие «инбокса», списка задач на сегодня, неделю и когда-нибудь.
Мы не будем здесь углубляться в теорию, дадим лишь краткую выжимку, которой достаточно для понимания данной техники. Немного теории, или как устроен наш мозг.
Наш мозг — это сложный механизм, который до сих пор не изучен до конца. Он работает постоянно, даже во сне. Когда есть незавершенные дела, наш мозг на уровне подсознания «думает» об этом и строит варианты решения. От этого увеличивается утомляемость и расходуется «энергия» мозга. Мы нормально не высыпаемся, чувствуем нервозность. Поэтому мозг нужно разгружать. Наш мозг может концентрироваться и сосредоточенно работать только 2-3 часа в день. Остальное время — автоматические действия.
Главная цель метода пустого инбокса — рационально тратить «энергию» мозга, эффективно выполняя поставленные задачи на автомате.
Планирование времени при помощи техники пустого инбокса
Время — ценный ресурс, но еще более ценна наша энергия. Как часто мы думаем, будь у нас больше времени, мы бы успевали все? К сожалению, одного времени недостаточно. Время и энергия должны тратиться соизмеримо друг с другом. Техника пустого инбокса как раз и заставляет работать время и энергию вместе, а не против. Вы тратите меньше времени и энергии, при этом выполняя больше.
Основные цели рабочего процесса:
- Необходимо разграничить «думать» от «делать». Это нужно, чтобы максимально продуктивно использовать те 2-3 часа, в которые наш мозг наиболее активен и сконцентрирован.
- Освободить мозг и начать выполнять на автомате.
- Убрать все отвлекающие факторы, разложить вещи на свои места, разобрать все имеющиеся списки.
Это три главные цели, которым вы всегда должны следовать в процессе работы над задачами.
«Инбокс» или «входящие» — что это и как работать с ними
«Инбокс» («входящие») — это все задачи, дела, планы, которые только могут быть у нас. Они все требуют от нас совершения какого-либо действия.
Например, купить продукты на вечер, поздравить коллегу с днем рождения, ответить на письмо, прочитать книгу, сдать отчет и пр.
Подчеркнем, «инбокс» — это не только рабочие дела, это вообще все ваши дела, которые ждут от вас решения.
Когда «входящие» заполнены наш мозг неспокоен и не может продуктивно работать. Поэтому инбокс нужно чистить.
Как работать с инбоксом
- Записывайте все дела, идеи, покупки и прочее в инбокс. Когда мы записываем все задачи, мозгу больше нет необходимости помнить все это. Главное правило — головой нужно думать, а запоминать с помощью программ, блокнотов, приложений и пр.
- Все нужные дела должны хранится в одном месте. Не составляйте много разных списков. Например, личные дела в одном месте, рабочие в другом. При этом будет трудно концентрироваться и видеть картину целиком.
- Пустой инбокс — это не значит, что вы сделали все записанные дела. Это значит отсортированная и собранная в одном месте информация.
- Просматривайте инбокс раз в день или раз в неделю. Вы сами можете выбрать регулярность обзора инбокса, в зависимости от плотности ваших задач. Но обзор делать необходимо.
Инбокс — это то место, где хранятся ваши идеи, дела, планы и пр. до сортировки. С появлением новых задач он будет пополняться. Важно не забывать просматривать «входящие» с определенной периодичностью.
Список задач и как его правильно составлять
Максим Дорофеев говорит в своих тренингах о применении естественного планирования при составлении списка задач.
Естественное планирование — это метод видения задачи целиком. Мы понимаем зачем нам нужно выполнить это, видим итог, понимаем какой будет первый шаг и видим организацию всего процесса работы над задачей.
Приоритетность задач
Не все наши дела являются срочными и важными, некоторые вполне можно отложить на какое-то время, а какие-то и вовсе не выполнять. Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач — те, которые надо сделать, и те, которые не надо делать. Это упрощает процесс выполнения задач, сразу освобождая мозг от ненужных дел.
Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».
Ответ должен быть конкретным и начинаться с глагола в начальной форме.
Плохой пример: прочитать книгу, написать статью, купить продукты.
Хороший пример: прочитать 1 главу такой-то книги, написать статью по такой-то теме, купить молоко, хлеб.
Задачи должны четко и конкретно обозначать действие. Правильная формулировка задач — первый шаг к грамотному управлению временем.
Как внедрить в жизнь «джедайскую технику пустого инбокса»
- Начинаем собирать «инбокс». Проверяем все свои ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне и собираем все в одном месте.
Хорошо, если вы уже нашли удобное приложения для записей, если нет, то удобны в этом отношении классический To Do list, Evernote, Doit.Im. Вы можете выбрать любой софт, который удобен и подходит именно вам. Можно пользоваться даже флипчартом или стикерами.
- Дальше начинаем сортировать — «что надо сделать» и «что не надо делать».
- Затем работаем только со списком «что надо сделать». Правильно формулируем задачи.
- Распределяем задачи на день, неделю.
- Приступаем к выполнению. Можно использовать технику «помидоров», концентрированно работая 25 минут над одной задачей.
Вначале техника может показаться сложной. Но это только до того момента, пока вы не разберете свой «инбокс» в первый раз и не пропишите список задач. Дальше все пойдет гладко.
Бонусом
Посмотрите запись вебинара Максима Дорофеева, в котором он подробно рассказывает о джедайской технике пустого инбокса.
Удачного планирования и продуктивной работы!
