От "вечных" проблем главных бухгалтеров не уйти (на то они и "вечные"), значит, надо научиться с ними жить. Поверьте, это возможно.
Проблема 1. Большое количество отчетов о зарплате и работниках
Компания с сотрудниками информацию о них и оплате их труда отправляет в четыре ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и статистику.
Во многих отчетах информация дублируется.
Решение. Количество зарплатных отчетов планируют уменьшать.
Проблема 2. Небрежность сотрудников по отношению к документам
Бухгалтеру нельзя учитывать расходы без документов, однако получить бумаги бывает нелегко. Часто сотрудники компании не торопятся приносить первичку, из-за чего компания или занижает расходы или вычисляет налоги по скан-копиям документов.
Решение. Поможет график документооборота, чтобы сотрудники приносили бумаги в срок. Этот график необходимо утвердить в учетной политике. Возможно также подготовить отдельный внутренний документ, которому персонал должен следовать. При нарушениях можно делать замечание, объявлять выговор - вплоть до увольнения. Еще одна мотивация - деньгами. Скажем, можно начислять проценты с продаж по сделке менеджеру лишь когда он соберет все документы.
Проблема 3. Разницы в учете
Ведение бухучета идет по правилам Федерального закона от 06.12.2011 года No 402-ФЗ и ПБУ, а налогового учета — по НК. Учитывают одинаковые операции, но по-разному. Это приводит к удвоению работы.
Решение. Необходимо максимально объединить налоговый и бухучет. К примеру, можно установить равнозначные лимиты стоимости основных средств; установить одинаковый срок полезного использования основных средств; рассчитать амортизацию одинаковыми способами и др. Как правило, адаптируют бухучет - выбирают для него способы, имеющиеся в НК.
Проблема 4. Запросы от партнеров
Документы требуются не только налоговой, но и контрагентам. И тоже срочно.
Решение. Заранее подготовьте на себя досье. К примеру, сделайте копию устава, лицензий, документа о директорских полномочиях и др. В этом случае информацию по запросу можно будет выслать оперативно. Документы может выслать юрист, специалист или секретарь. Иногда контрагенты хотят информацию, которую компания не намерена разглашать.
Лайфхак: пишите заявление о своей добросовестности. В документе компания подтверждает, что у нее хватает ресурсов для исполнения условия договора.
Проблема 5. Требования от налоговиков
Ответы на бесчисленные запросы налоговой отнимают очень много времени и ресурсов.
Решение. Не надо игнорировать требования инспекции, но при этом можно давать менее развернутые ответы или просить уточнить запрос.
Проблема 6. Задержка документов контрагентами
Поставщики с покупателями также задерживают первичку, и бухгалтерии надо вызванивать всех контрагентов и выпрашивать документы.
Решение. В договоре с контрагентом можно прописать условия по срокам обмена документами в договоре или допсоглашении. Надо также прописать штрафы за нарушение.
Проблема 8. Срочный отпуск сотрудников
Часто персонал просит отпуск не по графику. Бухгалтер при этом узнает об этом чуть ли не позже всех. Отпускные же надо выдать как минимум за три календарных дня до отпуска.
Решение. Компания может не давать оплачиваемый отпуск вне графика. Часто в фирмах действует правило: рассматривать заявления о ежегодном отпуске вне очереди, если документы получены не меньше чем за неделю до начала отдыха. Если у сотрудника "горит", он вправе взять отпуск за свой счет. Оплатить отпуск можно и не нарушая ТК. В этом случае первые дни отпуска берут за свой счет, а остальные оформляют как ежегодный отпуск.
Пример. Сотрудник 15 числа заявил, что с 17 идет в отпуск. Если компания 15 числа рассчитает и переведет отпускные, человек сможет пойти в оплачиваемый отпуск с 18 числа. Один день будет за свой счет.
Еще одна проблема - когда отдохнуть?
Использование 1С онлайн в любом месте позволит планировать свой отдых в более свободных рамках и не переживать за работу. Используйте сервис где угодно и когда угодно и планируйте свою жизнь сами!
