Что делать компаниям, которые вынуждены «выписывать» соискателей со всей РФ, просто потому, что на местном рынке подходящих кандидатов нет? Цифровые технологии позволяют провести предварительное собеседование онлайн, но последующее может потребовать личного присутствия. Как быть, если потенциальный работник живет в другом городе? Пригласить на встречу! Вот алгоритм:
1. Направьте письменное приглашение кандидату. Составить его можно в свободной форме.
Что нужно указать:
· Описание вакансии
· Условия работы
· Расходы по организации собеседования, которые вы можете взять на себя
· Порядок оплаты этих расходов (сами покупаете билеты и оплачиваете проживание в гостинице или возмещаете эти расходы соискателю).
2. Если кандидат сам оплачивал проезд и проживание, то для компенсации расходов ему нужно будет заполнить заявление и представить вам документы, подтверждающие расходы – билеты, чеки и т.д. В заявлении нужно указать данные, которые потребуются для удержания НДФЛ (ИНН и т.п.).
Важно: оплачивать расходы потенциального сотрудника работодатель не обязан. Но, если уж он это сделал, то вот что его ждет по налогам:
Во-первых, в «прибыльных» расходах эти расходы учесть нельзя: ведь с потенциальным работником трудовой договор еще не заключен.
Во-вторых, в перечне «упрощенных» расходов таких затрат тоже нет.
В-третьих, НДФЛ: оплата расходов соискателя для него – доход, полученный в натуральной форме. Если вы примете этого человека на работу, то при первой выплате денег нужно удержать с них налог. Если до конца года удержать налог не получится, то не позднее 1 марта следующего года об этом нужно написать и работнику, и своей ИФНС. Не забудьте написать сумму НДФЛ.
В-четвертых, оплата проезда и проживания в гостинице не облагается страховыми взносами, ведь это не выплата в рамках трудовых отношений или по ГПД.
