Задумал серию постов о том, как технологии помогают бухгалтеру работать эффективнее. Я уже не раз писал о трендах в автоматизации и роботизации бухгалтерии. Но в этой серии обойдусь без визионерства — буду рассказывать только о тех решениях, которые уже внедрены в практику. Те, кто давно меня читает, знают, что я не первый год в этой сфере. Прошлый проект под моим руководством стал резидентом Сколково, а сейчас я работаю в лидере рынка технологичных бухгалтерий. Так что мне есть чего рассказать.
Недавно в ТГ-канале я проводил опрос о том как движения по расчетному счету попадают в вашу бухгалтерию. Ожидаемо больше 60% набрал вариант, при котором выписки выгружаются из клиент-банка в бухгалтерскую программу, а платежки — наоборот. Ожидаемо неэффективно. Современные технологии давно позволяют обойтись без ручного переноса данных из одной программы в другую. Но бухгалтерские сервисы варятся в своей среде, а бухгалтеры — в своей. Первые думают, что технологические преимущества очевидны для всех, вторым некогда голову от работы оторвать и оглядеться вокруг. Традиционно буду переводить.
Вот как выглядит типичное утро бухгалтера. Кофе. Выгрузка выписки из клиент-банка. Загрузка выписки в 1С. В течение дня один или несколько раз обратная процедура с выгрузкой платежек в клиент-банк. Еще кофе. В это время бухгалтер работает оператором GUI (Graphical User Interface) — графических интерфейсов двух приложений. И пьет слишком много кофе ☕️
Выгружать данные из одной программы и загружать в другую — не та работа, которая требует квалификации бухгалтера. Она вообще не требует участия человека. Для обмена данными между системами эффективнее использовать API (Application Programming Interface) — интерфейс программирования приложений. Это набор правил, при помощи которых приложения обмениваются информацией. В банковской сфере API начали использовать еще в 1980-х годах, но широкое развитие для сопряжения любых приложений эти интерфейсы получили в 2010-х. Благодаря API мы можем оплачивать покупки через Интернет, авторизовываться на сайтах через профили в соцсетях и даже вызывать такси по геолокации.
В России использовать API для обмена данными между бухгалтерией и банком первой стала компания «Моё дело», в которой я сейчас работаю. В 2011 г. был налажен обмен платежками и выписками с ныне почившим Судостроительным банком. В 2014 году мы запустили универсальное открытое API для интеграции с банками. Сейчас автоматический обмен данными налажен с 16 банками. Вскоре по нашим следам пошли конкуренты, и сейчас автоматический обмен данными с банком — стандарт работы большинства облачных бухгалтерий. Отличаются только количество интеграций и качество их работы.
Вот как выглядит утро бухгалтера, который работает на современном софте. Кофе — куда ж без него. Выписки уже выгрузились автоматически, проводки сформированы, книги учета доходов и расходов у спецрежимников заполнены. Платежки формируются в бухгалтерии и из нее же отправляются в банк. Экономия времени для небольшой компании в среднем от 10 минут до часа — в зависимости от количества расчетных счетов и операций по ним. Это в день. А в год, соответственно, от 2 до 12 дней. Работодатель не платит за операторскую работу по ставке бухгалтера, а бухгалтер может успевать больше. Особенно экономия проявляется в группах компаний и у бухгалтеров, которые обслуживают нескольких клиентов.
API в бухгалтерии используется не только для интеграции с банками — через них можно «подружить» любые приложения. Из нашего опыта наиболее востребован обмен данными с онлайн-кассами, CRM, платежными и товароучетными системами. Принцип тот же: никакого ручного ввода, никаких промежуточных выгрузок — данные из сервисов попадают сразу в учет.
Так что завязывайте грузить выписки руками бухгалтерии. Бухгалтер должен работать не руками, а головой!
Если вам понравился этот пост, подписывайтесь на мой телеграм-канал «Переводчик с бухгалтерского» — так вы точно ничего не пропустите!