От казусных ситуаций не застрахована ни одна компания.
- Пришёл срок платить исполнителю, а договор не согласован;
- Менеджер по работе с клиентами долго ищет документы, а клиент ждет ответа;
- Нужно срочно распечатать дополнительное соглашение, но кончилась бумага для принтера.
На первый взгляд - это мелочи, но в совокупности они весьма ощутимы для бизнеса. Неприятностей может быть намного больше. Они показывают, что офисные процессы не совершенны. Довести всё до ума поможет система бережливого офиса. Его основа - модернизация всех ресурсов организации, избавление от мусора и постоянное улучшение действий.
С чего начать: основные принципы бережливого офиса
1. Наведите порядок в офисе и на рабочем месте. Это обеспечит быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам и документам. Используйте маркеры, разделители и цветные наклейки для обозначения документов. Например, папку с кадрами обозначьте желтым, папку с договорами – зеленым и т.д. Запишите обозначение каждого цвета и сохраните документ на Google-диске.
2. Сократите запасы. Оставьте на рабочем месте только самое необходимое. Избавляйтесь от ненужных канцтоваров, устаревшей и сломанной техники, лишних файлов.
3. Избавляйтесь от потерь. Передвижения по офису сотрудников, перенос документов нужно свести к минимуму.
4. Сокращайте время ожидания. Время, которое вы тратите на ожидание звонка или визита клиента можно потратить на выполнение рабочих задач.
5. Старайтесь с первого раза всё делать правильно. Помните, что исправление ошибок и опечаток в документах отнимает время.
6. Создайте поток работы. Каждый сотрудник должен знать и качественно выполнять свои обязанности.
7. Постоянно совершенствуйтесь. Постоянно анализируйте и улучшайте рабочие процессы.
Чем полезна визуализация офисного пространства
Один из инструментов бережливого офиса - lean-visualization (визуализация). Схемы, инфографика воспринимаются лучше и запоминаются быстрее, чем текстовая инструкция.
Вот как можно применить визуализацию на практике:
1. Составьте схемы-инструкции для пользования оргтехникой помогут любому новичку распечатать или отсканировать документ, не отвлекая коллег от работы. Также можно составить полезные дежурные «шпаргалки» по пользованию кофемашиной, кондиционером и другим офисным оборудованием.
2. Сделайте разметку для быстрого набора. Она напомнит, за каким отделом закреплена та или иная кнопка. Например, 1 – бухгалтерия, 2 – ОТК, 3 – логистика и т.д.
3. Наладьте документооборот. Понятная схема перемещения всех бумаг послужит хорошей напоминалкой, не даст запутаться и позволит сосредоточиться на более важных вещах.
Чем вредна многозадачность и как от неё избавиться
Многозадачность и продуктивность – отнюдь не синонимы. Выполняя одновременно несколько дел, вы не успеваете ни на одном из них сфокусироваться. В итоге страдает качество.
С многозадачностью поможет справиться система карточек – канбан. Все задачи нужно разделить на три группы:
- которые нужно сделать;
- текущие задачи (в работе);
- выполненные.
Количество задач в работе не должно превышать трёх. Это поможет сосредоточиться на конкретных делах. Канбан-доску можно создать на ватмане или с помощью специальных приложений: Jira, Trello, Asana, Bitrix24.
Вы сможете полностью контролировать процесс работы. Все задачи будут записаны и расставлены по приоритетам, и вам не придется все запоминать и переживать, не забыли ли чего-то важного.
Постигайте кайдзен
Кайдзен – больше философия, нежели практический инструмент. Она призывает не довольствоваться полученными достижениями, а постоянно развиваться и совершенствоваться.
Этот процесс не быстрый. Результаты будут видны лишь через месяц, а то и через три – четыре. Но они того стоят.
Экспериментируйте с инструментами бережливого офиса, ищите оптимальные методы для вашей компании, и вы увидите, насколько эффективнее станет ваше работа вашей организации.
Читайте также: назвали ТОП профессий, которыми родители пугают своих детей
