Тема систем электронного документооборота набирает обороты, с массовым переходом компаний на дистанционную работу весной-летом 2020г вопрос учета реестра документов, в частности, договоров, стал особенно актуальным.
Сегодня постараемся описать возможные способы наладить учет
Программы для учета договоров
Выбор программы стоит начать с понимания конечных целей. Если стоит задача вести табель учета договоров для небольшой компании, где с реестром будет работать 1 человек и сам журнал договоров нужен для того, что понимать, какие договора заключены в принципе и когда они заканчиваются, с этой задачей отлично справится любая электронная таблица, например, Excel или Google Docs.
Учет договоров в Excel
Таблица должна содержать колонки, необходимые для идентификации:
- контрагента (партнера, поставщика, клиента, сотрудника)
- вида договора (аренда, поставка товара, агентский, лицензионный договор и т.д.)
- номера и даты
- даты окончания
Вот пример такой таблицы, здесь можно скачать сам Excel-файл
Учет договоров в 1С
Для учета заключенных договоров несколькими сотрудниками, где правки нужно вносить одновременно, таблица Excel уже не годится, но есть недорогие корпоративные решения, например, на платформе 1С:Предприятие. Поскольку конфигураций достаточно много, рассмотрим 2 наиболее популярные:
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Документооборот
Договоры в 1С:Бухгалтерия
Да, программа конечно в первую очередь предназначена для ведения регламентированного учета и подготовки отчетности в налоговую, но это не мешает ей иметь прекрасные журнал учета договоров с фильтрами.
Здесь уже, в отличие от электронной таблицы появляются дополнительные возможности:
- прикрепление файлов (сканов, исходных Word-файлов, таблиц и т.д.)
- одновременная работа с единым реестром с разных компьютеров
- есть печать договора по шаблону
Цены вполне демократичные, начинаются от 5400 руб. Есть облачная версия
1С:Документооборот 8
Это уже серьезная система и задача учета договоров - лишь небольшая часть ее возможностей.
в 1С:Документооборот:
- договоры могут согласовываться между внутренними подразделениями
- регистрироваться с присвоением номера и даты
- есть возможность вести учет оригиналов через журнал передачи
- возможно подписывать документ электронно-цифровой подписью (например, юрист и главный бухгалтер могут поставить свои визы, а после подписания директором отправить документ контрагенту)
- гибко настраиваются права доступа тем или иным сотрудникам (чтобы не могли видеть лишнего)
- есть глобальный поиск по текстам (даже для сканов)
- настраиваемые шаблоны печати
ПРОФ версия стоит 36 000 руб., есть вариант подешевле с чуть меньшим функционалом но стоит в 3 раза дешевле, называется 1С:Договоры, цена 13 000 руб.
Распространяются продукты 1С через партнерскую сеть, описание и демо-доступ можно посмотреть здесь
