Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов, так как данные сотрудники изучили хорошо специфику компании, характер руководителя и наладили отношения с коллективом. При каких-то ситуациях требующих помощи специалистов, не будет проблем для организации рабочего процесса.
Требования к кандидату
Требования складываются из предпочтений руководителя, но в основном они такие:
o образование неоконченное высшее или высшее;
o возраст от 21 лет;
o уверенное владение различными средствами оргтехники;
o умение налаживать контакты и организовывать работу;
o ответственность, исполнительность, дисциплинированность.
o интеллектуально развитие, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу
Что предстоит делать?
У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности:
Тайм-менеджмент:
• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
· подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч, составлять презентации и готовить документы для совещаний;
· организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.)
· доскональный мониторинг цен на стоимость аренды автомобилей, яхт, способность в нужный момент договориться о скидке;
· подготовка полного сценария путешествия: от приобретения билетов до точного времени ужина в ресторане по определенному меню и покупки подарка.
Ведение документации:
• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности;
• работа с документами – грамотно составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д.
Поддержание деловых контактов:
o отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо;
o ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и компании.
o вести базу клиентов компании, поздравлять их с днями рождения, праздниками и иными памятными датами, быть с ними на связи.
Работа офис-менеджера:
· следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
· следить за чистотой в кабинете у руководителя.
Работа заместителя:
• находить для босса нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
Идеальный помощник должен обладать отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – чтобы без проблем предугадать его реакцию и какое будет решение босса, знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства.
А мы желаем Вам хороших помощников и лояльных (адекватных) руководителей! До новых встреч!