Даже если вам нужно сделать небольшую табличку из пары колонок, я рекомендую всегда делать правильно, по уму. Есть большая вероятность, что впоследствие табличка разрастется, и тогда вы по-настоящему оцените эти советы!
Совет первый - продумать структуру
Перед тем, как начать заносить данные, лучше всего продумать структуру таблицы. Если не получается это сделать в голове, можно воспользоваться листком бумаги, или даже просто расставить заголовки колонок в Эксель.
Совет второй - использовать Format as table (форматировать как таблицу)
Встроенные таблицы - очень мощный инструмент в Excel. Всегда, даже самые незначительные наборы данных нужно оформлять как таблицы в Excel. Это легко сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+T или нажав на кнопку:
Преимущества:
- Заметное форматирование
- Упрощенная сортировка и фильтрация данных
- Excel создает имена для самой таблицы и каждого столбца автоматически, поэтому к данным будет намного проще обращаться. Как из самой таблицы, так и на других листах.
- Excel следит, чтобы у каждого столбца был заголовок, и чтобы не было "сдвоенных" ячеек. Такие ячейки безумно мешают работать с данными впоследствии, и нет ни одной причины их использовать!
- Автоматическое применение формул ко всему столбцу: если ввести формулу в одну из ячеек, она автоматически применится ко всем остальным ячейкам в этом столбце (естественно, если вы этого не хотите, можно отменить!).
- Если данных много, и нужно пролистывать таблицу, скрывшиеся заголовки будут перенесены на место названий столбцов:
- Таблица автоматически расширяется при вводе новых данных
Совет третий - "нормальная форма"
В теории баз данных есть такое понятие: "Нормальная форма". На самом деле существует 8 нормальных форм, но нам достаточно будет только первой нормальной формы (1NF). Для этого необходимо, чтобы значения в столбцах были атомарные - неделимые, а все строки уникальные.
Пример таблицы, в которой не соблюдается правило атомарности:
Как мы видим, в поле телефон в некоторых строках записано по два номера телефона. Для приведения к первой нормальной форме нужно либо добавить еще одну колонку "Телефон2", либо разбить строки с неатомарными значениями на две:
Совет четвертый - формат данных
Нужно для себя запомнить одно простое правило: данные хранить нужно так, чтобы их было легко использовать, без каких-либо дополнительных обработок.
- Числа нужно хранить как числа, в соответствие с региональным настройками. Не нужно добавлять вручную знак "$" или "₽", их можно добавить форматированием, при этом число отсанется числом.
- Строки, емэйлы, веб-адреса и др., лучше хранить без паразитных пробелов перед началом значимой части строки, после нее, а также без двойных пробелов (а если уже работаете с такими данными, их можно облагородить с помощью функций TRIM и CLEAN).
Совет пять - сохраняйтесь и делайте бэкап.
Обидно вбивать данные повторно, писать формулы, настраивать все, если компьютер отключился из-за потерил электричества, или Excel "завис", или произошло еще что-то. Конечно, Excel позволяет восстановить несохраненные файлы иногда, но нельзя на это расчитывать. Всегда сохраняетсь. Как можно чаще.
Помимо сохранений важно делать бэкап, желательно в облако. Так вы обеспечите сохранность данных даже в случае поломки жесткого диска.
Совет шесть - лень - двигатель прогресса!
Не всегда нужно вводить данные с нуля, часто они уже есть где-то. Посмотрите, нет ли этих данных в интернете, википедии, базах данных компании, управленческих отчетах, и других местах, откуда их можно либо скопировать, либо загрузить в Excel с помощью "Получить данные" (см. подробнее про один из примеров здесь).
Некоторые данные можно получить из други при помощи формул, например, часто веб-адрес можно получить из адреса электронной почты, отбросив все до "@" с помщью формул.
Друзья. если у вас есть свои излюбленные правила - напишите их в комментариях!
