Если нет специальных программ для ведения учета, то возникает задача отражения информации о поступлениях и расходе денежных средств. Удобных инструментом для систематизирования этой информации является реестр платежей в Excel.
Формат реестра платежей может быть таким
По большому счету реестр платежей предусматривает две основные операции: приход и расход
Начнем с отражения прихода. Рассмотрим два варианта отражения прихода: 1) без отсрочки платежа; 2) с отсрочкой платеже.
Поступления без отсрочки платежа - это просто выручке в розничном магазине. Сумма поступивших денег равна стоимости проданного товара в зале.
Отразим выручку в реестре
В нашем примере выручка поступает из одного источника - это Зал. Если есть несколько магазинов, то ничего не мешает дать всем им уникальные названия и заносить отдельной строкой. При этом важно, чтобы названия этих магазинов в реестр всегда заносились одинаково.
В столбце документов можно заносить номера чеков, выписок и прочих первичных документов.
Признак в данном случае один - "Приход"
Статья в данном примере у меня не предусмотрена для поступлений.
Продано в зале. В этом столбце отражается стоимость проданного товара в зале, Этот столбец является проверочным для суммы поступлений денежных средств. Проверка отклонений осуществляется в столбце "Отклонение от выручки".
Из таблицы видно, что все строки выделенные желтым цветом имеют отклонение 0 - это как раз те расчеты которые не предусматривают отсрочки платежа.
Строки в которых есть отклонения - это расчеты с отсрочкой. В нашем примере отсрочка предоставляется ИП Сергей. Отклонения показывают, что ИН Сергей приобрел товар в январе, а оплатил в феврале.
Столбец Счёт нужен если есть несколько вариантов оплаты и нужна аналитика в разрезе этих вариантов: например, наличный и безналичный расчет, несколько счетов, несколько продавцов и т.д.
Теперь приступает к расходам. Реестр в части расходов выглядит так
В данном случае признак будет "Расход" и появляются статьи. Состав и классификация статей зависит от специфики деятельности и сложности организации бизнес-процессов.
Данные реестр ведется вручную периодически, на основе его формируются различные отчеты о состоянии расчетов (варианты отчетов я рассмотрю в следующих статьях)
Чтобы реестр выполнял свои аналитически функции важно:
- наименования контрагентов, признаков, статей, счетов должны быть одинаковыми на протяжении всего реестра;
- при копировании формул в следующий период нужно следить за корректностью переноса.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
