В отличие от финансового и налогового учета, которые регламентированы стандартами и законодательством, управленческий учет ведется так, как комфортнее самому предпринимателю. Однако, выбор этой системы может поставить его в тупик.
В статье рассмотрим примеры ведения бизнеса с использованием 1С:УНФ и Excel и выберем наиболее эффективную для компании систему на разных этапах ее развития.
Для примера мы выбрали вымышленных 2 друзей, которые решили открыть бизнес: Алексей и Борис =)
⇨ Алексей — быстрый, активный парень. Заканчивал экономический. Excel — выбор Алексея.
⇨ Борис — основательный, спокойный парень. Привык ко всему относиться вдумчиво. Профессиональный строитель. Выбор Бориса пал на 1С:УНФ.
Задача: открыть бизнес в сфере оптовых продаж (продавать будем строительные материалы).
Открытие бизнеса
Работа с прайс-листом
На основании цены поставщика необходимо просчитать колонки цен: опт и розница.
Алексей в Excel справился с этой задачей за пару минут. Ведь за 4 года университета научили пользоваться формулами в таблицах ;-)
А вот Борису потребовалось времени больше планируемого: регистрация в облаке, копирование прайса в 1С, создание групп, заполнение цен и уже потом расчет Опта. На это ушел вечер.
Здесь однозначно побеждает Excel.
Работа со счетами
На этапе отправки счета покупателю у Алексея (Excel) появляется много «лишних» действий: покупателям необходим заверенный подписью счет, а значит, его необходимо распечатать, подписать и отсканировать.
В 1С:УНФ эта задача автоматизирована: данные контрагента сохраняются в программе для дальнейшего сотрудничества. Создается счет, который остается отправить на почту покупателю, прямиком из 1С.
- Коммерческое предложение
- Договор
Важно отметить: цепочки переписок с контрагентом сохраняются. Благодаря этому можно отслеживать заказ покупателя на каждом этапе.
Движения документов
На этапе движения документов есть возможность продолжать работу в Excel: создаются таблицы, при заполнении формулами которых, можно работать, не испытывая трудностей.
В 1С:УНФ существует документ, который на основе «первички» (приходные накладные, счет-фактуры и т. д.), изменяется. Этот расчет происходит автоматически.
Деньги
Любой бизнес ведет учет денежных средств: приходы, расходы, остатки и аналитику движений этих средств.
Работа Алексея продолжается в Excel. Таблицы становятся объемными, но, это не мешает проводить анализ бизнеса.
Формы в 1С:УНФ подобные таблицам в Excel, однако, работа более «академическая»: большое внимание нужно уделять фильтрам, которые вы выбираете.
Важно: Здесь стоит настроить напоминания, чтобы анализ проводился систематически.
Делаем вывод: на этапе открытия и развития бизнеса выбор программы для управленческого учета — важный этап. Однако, вы можете продолжать пользоваться классическим «табличным» методом: это времязатратно, однако, несложно.
Развитие компании
Уже с ростом и появлением сотрудников в компании, становятся заметными различия ведения учета.
Пример: прошел год с открытия бизнеса у друзей.
Их компании растут, растет доход, ассортимент и молодые люди нанимают первых сотрудников.
Появились первые технологические проблемы.
Технологические проблемы
- Как работать в одной базе
- Как избавиться от тормозов
- Как разграничить доступ
- Как работать с мобильного телефона
- Коммуникации с клиентами
Алексей сменил привычный ему Excel на Google таблицы (с оплаченным доступом), чтобы упростить обмен информацией с сотрудниками.
А Борис меняет базовую версию программы 1С:УНФ (однопользовательскую) на ПРОФ версию (многопользовательскую).
Работа с большими таблицами
На этапе хранения информации большое количество документов в Excel затормаживают работу таблиц — программа перестает считать таблицы с прежней скоростью. А решение этой проблемы слишком трудоемкое, что не скажешь о 1С:УНФ. Все важные для Бориса данные хранятся на серверах 1С.
Разграничение доступа
Важный пункт, который становится актуальным с появлением сотрудников — разграничение доступа. В Excel мы открываем доступ необходимому сотруднику с помощью открытой ссылки. В этом случае сложно регулировать разграничение по доступу. Нельзя закрыть какую-то определенную таблицу или настроить запрет на время изменения.
Гораздо легче проходит работа в 1С. Борис может создавать определенные фильтры для разграничения: редактирование цен, номенклатура и т. д. Все необходимое можно настроить «галочками».
Такие сведения не обязательны для менеджера, а значит, не появится ошибок в работе.
- Готовые профили / можно создать свои
- Настройка дополнительных ограничений
- Доступ на уровне записей (RLS)
- Динамическая дата запрета
- Доработка программистами
Мобильный телефон
Работа с таблицами в телефоне привычная. Однако, задача усложняется, если таблиц больше. Вряд ли подойдет как инструмент «на каждый день».
Выход: чат-боты, которые способны вносить изменения в таблицы.
Минус: платно.
В УНФ есть специальный Мобильный клиент. Функциональный доступ и адаптированный интерфейс. Отличная рабочая программа, подходящая для ежедневного использования.
Коммуникации с клиентами
Алексей внедряет в свою работу соц.сети для общения с клиентами. Это ускоряет работу и налаживает общение. Однако, главный минус такой работы: нет интеграции системы с его любимыми таблицами =( Подобная проблема и с CRM-системой.
УНФ оказывается Борису на руку, так как система более продумана в плане коммуникаций с клиентами.
Сложные процессы
Цены, разрывы и отсрочки
У Алексея появляются любимые и постоянные клиенты, которых хочется порадовать скидкой. Настало время заводить накопительные и дисконтные карты.
Для работы в Excel нужны отдельные папки с заказами постоянных покупателей, которые потом обрабатываются и переводятся в скидку. Это времязатратно. А работа с разрывами и отсрочками становится для Леши еще большей проблемой — такие вещи почти невозможно быстро рассчитать в таблице.
УНФ: Борис назначает колонки цен для каждого покупателя отдельно, назначает скидки и выдает накопительные карты. Такие презенты повышают лояльность покупателей, что на руку Борису. Отсрочки и разрывы для УНФ тоже «по зубам»: быстрое отслеживание поступлений и постоянный контроль за отсрочками по платежам.
Уже на данном этапе мы понимаем, что работа с простыми таблицами становится очень тяжелой, большое количество информации приходится вносить отдельно или хранить ее в голове. Работа с УНФ автоматизирована: легко варьируем цены, устанавливаем налоги, следим за отсроченными платежами и наблюдаем все это в конкретной переписке с поставщиком (все хранится в цепочке).
Вывод: Стоит с первых этапов определиться в какой системе вы планируете вести учет. Позже это упростит вашу работу в каждой задаче.
Excel — отличная программа для учета, которой продолжают пользоваться многие предприниматели в 2020 году.
УНФ — вариант, который при усложнении задач покажет отличные результаты: работа с большим количеством информации, коммуникацией, валютами и скидками.
Что все же лучше 1С:УНФ или Excel?
Excel
- Идеальное построение модели: учета, бюджетирования, себестоимости.
- Быстрые расчеты
- Возможность решения специфических задач
1С:УНФ
- Подходит для построения систем
- Устойчивые расчеты
- Отлично проработанная система взаимодействия с покупателями
- Задачи учета
Обе программы хороши. Мы дали свои рекомендации, но решать только вам.
Мы любим и Excel, и 1С:УНФ =)
Как понять подходит ли вашему бизнесу 1С:УНФ?
- Для этого мы делаем контрольный пример
- Цель — как можно скорее понять подходит ли программа
- Только основной бизнес-процесс
- Проверить то, ради чего хотите менять систему
- Что такое контрольный пример?
- Сколько стоит 1С:УНФ?
- Как Простые решения могут помочь вам внедрить 1С:УНФ?
- Как начать работать в 1С:УНФ?
Обо всем этом вы можете почитать вот тут
А ещё вы можете получить бесплатный доступ на 30 дней для работы в облачной версии 1С:УНФ
Зарегистрироваться
Мы написали краткую версию статьи по материалам вебинара, который мы проводили весной этого года. И Вы можете посмотреть его запись. Там представлена более подробная информация =)
Мы будем рады оценкам и отзывам по нашим статьям и разработкам
Кто мы такие?
1506 - наших клиентов используют 1С
99 - отличных сотрудников
33 - место в рейтинге 1С
50 - мы в топе партнеров
