С точки зрения корпоративного управления, операции с наличностью в компании несут дополнительные расходы, связанные с обслуживанием кассы (зарплата кассира, стоимость обслуживания инкассации и чековых книжек) с одной стороны, так и дополнительные риски хищений и мошенничества, с другой.
Поэтому часто перед корпоративными казначеями также встает вопрос: как можно минимизировать использование наличных денежных средств в текущих операциях компании или вовсе отказаться от ведения кассы (для того чтобы касса на предприятии исчезла вовсе)? Это кажется практически невозможным, потому что, если с переходом на безналичные расчеты с контрагентами, как правило, проблем не возникает, то при обсуждении подобных нововведений при расчетах с работниками компании многие бухгалтеры сразу справедливо заявляют о невозможности запрета использования наличных для выдачи или возврата командировочных авансов, оплаты корпоративных штрафов, выплаты заработной платы тем, у кого нет банковского счета и т.д.
Существует один способ снижения риска потери или кражи наличных денежных средств и упрощения расчетов с работодателем – это активное использование корпоративных (чаще всего кредитных) банковских карт для оплаты командировочных, представительских и иных административных расходов. Такие кредитные карты привязываются к счету компании, открытом в банке и, как правило, выпускаются при наличии у компании расчетного счета и открытой кредитной линии в выпускающем банке, поскольку компания будет нести ответственность за погашение задолженности по карте (которая обязательно является именной, т.е. держателем карты будет являться физическое лицо) своего работника перед банком.
Поскольку риски, связанные с мошенничеством и хищениями при использовании таких карт, целиком несет компания, то одной из задач корпоративного казначейства является создание системы ознакомления работников с процедурой расчётов по обязательствам и политикой использования корпоративных кредитных карт, а также контроль над ее соблюдением (может являться частью внутреннего «казначейского» аудита). Ведь по сути по своей сути корпоративная кредитная карта представляет собой аналог подотчетных денежных средств. К основным вопросам контроля в этом случае относятся запреты на использование корпоративной «кредитки» в личных целях, а также перечисление авансов на счет корпоративной кредитной карты.
Банки, как правило, предоставляют компаниями удобные инструменты управления рисками, связанными с выпуском подобных карт, например, возможность установления лимитов, подключение СМС-информирования и предоставление детальной выписку по операциям с использованием карт сотрудникам бухгалтерии. Кроме того, такие карты иногда становятся незаменимыми в командировках, особенно за границей, поскольку не только освобождают от необходимости покупки наличной иностранной валюты, но и позволяют в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника в случае необходимости, а затем вернуть лимит его карты на прежний уровень, когда эта необходимость отпадет.
Таким образом, пусть «война с наличностью» не всегда приветствуется среди большинства работников компании, тем не менее, у корпоративных казначеев все же существует ряд эффективных инструментов, если не полного, то, как минимум, максимально возможного ограничения использования наличных средств в текущих операциях. Главное в этом нелегком бою заручиться поддержкой высшего руководства, ведь они также являются сотрудниками компании, которых могут коснуться «нововведения» по оборотам с наличностью.
Подробнее на сайте проекта Вашказначей.РФ!
