Один мой знакомый, доктор химических наук, как-то раз мне рассказывал, что его коллега сделал самогонный аппарат стократного перегона, но напиток выходит до того поганый, что и говорить не о чем. «А знаешь, почему? - спрашивает меня мой знакомый. - Потому что самогон гнать - это тебе никакая не наука, это искусство!»
Так вот, друзья, — финансовый аудит, это тоже не наука, как и самогоноварение, тут чутье требуется, а иногда даже и талант...
В прошлый раз я назвал семь причин, из-за которых необходим регулярный финансовый аудит. Но как его провести, чтобы понять, не упущено ли главное, а за палками от проверяющих не спрятался лес? Здесь наверняка никто не скажет. Однако есть, на мой взгляд, некоторые рекомендации, которые максимально восполнят пробелы и сократят вероятность ошибок.
Несмотря на то, что они разнятся в зависимости от видов и масштабов деятельности, а также структуры управления и детализации управленческого учета, все же основные этапы выделить можно.
Поэтому разберем несколько пограничных примеров, на основании которых человек с чутьем (возможно, с талантом) сможет скомбинировать свой собственный, наиболее подходящий порядок проведения проверки.
Первый этап - подбор аудитора
Что здесь нужно понимать: лицензированный аудитор — скорее всего, это не тот, кто вам нужен для выполнения этой задачи. Редкий специалист в этой области хочет и умеет возиться с финансами. Наверняка он изучит бухгалтерские проводки и даст всем знакомые рекомендации: о нарушении ПБУ или их неправильном применении, о необходимости раздельного учета, а для работы с лизинговой компанией – об использовании забалансовых счетов. Вот вам счет, будьте любезны оплатить в трехдневный срок, – подытожит специалист в области аудита.
Спросит его директор: ну что, мол, пан аудитор, ворует у меня зам и все ли в порядке в кондитерском цеху, а как коммерческий отдел, не на откатах ли? А тот ему: не имею понятия.
Здесь у аудитора не обязательно должна быть лицензия, уж лучше пусть совсем ее не будет, его аналитическую записку в налоговую не отправлять. Главное он должен знать: как правильно и как неправильно; понимать, где «дыры», уметь хорошо считать и еще чувствовать людей, разумея один простой принцип, что никто, кроме собственника, не заинтересован в экономии.
А исходя из этого, выявлять — у кого какая зона свободы и за кем уровень принятия решений, влияющих на фин.результат. Например, если начальник кондитерского цеха сливки на 3% дороже рыночной стоимости купил, то это, конечно, не доказывает его коррумпированности, но взять на заметку стоит.
Где найти грамотного специалиста?
· По-хорошему — вырастить самому, чтобы он параллельно основному делу жил, все понимал и был «темной лошадкой».
· В более частом варианте — это надежный экономист, въедливый и вдумчивый, желательно с опытом в вашей сфере. Вы его почувствуете, когда встретите.
· Не доверяйте специалистам широкой квалификации, которые говорят быстро, витиевато, самоуверенно и ничего не хотят делать. Найдут лишь то, что вы и без него знали.
Второй этап – правильная система контроля
Первый этап пройден, специалист есть, готов приступать. Он сам все знает или от вас тоже зависит качество его проверки?
Самый простой случай: фирма с небольшим оборотом, работает полностью по регламентам, исправно платит налоги. И у нее нет ни финдиректора, ни управленческого учета. Каждую платежку директор знает и за каждую из них перед собственником готов отчитаться.
Может, и не нужен тут аудит? Однозначно нужен. Принесли директору счет на ремонт автомобиля, он подписал. Проводился ли этот ремонт на самом деле? Директору/собственнику иногда хочется верить, что он все в своей фирме знает. И здесь хороший специалист поможет ему посмотреть туда, куда раньше даже в голову не приходило смотреть.
Ремонты оборудования, техники, автотранспорта - все это живет своей жизнью без правильного надзора за исполнителями, и здесь легко ввести руководителя в заблуждение. Задача аудитора - помочь директору найти обходные пути и внедрить правильный инструментарий контроля.
То есть, на втором этапе аудита необходимо обозначить оптимальную схему работы финансового учета и определить, почему она не работает в данный момент. Ведутся ли дефектные ведомости, списание, утилизация, нормы расхода материала и так далее. Проверка займет неделю, редко две.
Третий этап – проверка механизмов контроля
Через год или полгода — необходимо повторять финансовый аудит, чтобы удостовериться, что внедренные механизмы задействованы и люди их не бойкотируют, а работают точно по ним.
Рассмотрим другой пример, некий усредненный случай. Фирма не полностью белая и пушистая, оборот с полмиллиарда в год, объем платежей, включая наличные — десяток операций ежедневно. Функции управления платежами по-прежнему на главбухе. А управленческий учет представлен только толстой рукописной тетрадочкой, куда главный бухгалтер вписывает что-то, что нельзя отражать в 1С, либо можно, но не получается — нет соответствующего инструмента в программе. И главный бухгалтер эту тетрадь отказывается давать аудитору! Потому что в ней есть такое, что чужому знать не надо, даже если этого чужого и наняли для того, чтобы во всем разобраться. Главный бухгалтер убеждает директора и собственника, что пусть аудитор смотрит, что есть без тетради, а он сам все детали бумажного документа им пояснит.
Друзья, это утопия. Смешать теплое с мягким, заменить литры на килограммы — самый верный способ сбить с толку.
Четвертый этап – личное участие в проверке
Отдельно хочу отметить, что директору не следует сидеть в стороне и ждать заключения по результатам. Необходимо вместе с главбухом выяснить все неофициальные статьи учета, зафиксировать их и затем бок о бок с аудитором разобраться. На этом этапе требуется самому определить, что можно ему доверить, а что нет. Может, собственник хозяйства паевые деньги в карты проигрывал и ему стыдно перед проверяющим. Разберитесь, вспомните, сколько и когда вы потратили, а потом замените на представительские расходы, за которые вы отчитываетесь сами.
Важно, чтобы всё сошлось и потерянных денег не было. Конечно, главбух в тетрадочку всякое может писать. Дали Петрову 15 т.р., чтобы купил подарки в банк на новый год, а записала тридцать, пятнадцать – себе на подарочек. И такое возможно. Если там каждый день по 10 новых строк о таких движениях — подбивать итоги нужно раз в квартал. Если по пять в неделю — то и ежегодного контроля будет достаточно.
Еще усложним задачу. Бизнес существенный. Оборот большой. Платежи от 10 до 30 штук в день, плюс касса. Скрываемых сумм — тоже хватает, их столько, что через квартал и не вспомнишь. Здесь забудьте о главбухе! Пусть следит за бухгалтерией. Забудьте о тетрадочке. В таком случае уместны только финдиректор и обширный управленческий учет, который включает ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные отчеты. Все отчеты должны быть в табличной электронной форме - шифруйте, ставьте пароли, как хотите, но бумагу тоже забудьте. На ней можно играть остатками, которые не станешь пересчитывать на калькуляторе.
Финдиректор должен ежемесячно составлять аналитическую записку, выделяя структуру трат, их долю, соотношение, обозначая подозрительные моменты, освежая в памяти собственника важные расходные статьи месяца, утверждая остатки на начало нового. К этому месяцу уже не возвращаются — пройдено.
Пятый этап – работа с управленческой отчетностью
Работа с управленческой отчетностью – важный этап финансового аудита. Здесь необходимо проверить, все ли значимое описывает финансовый директор, или тоже руководствуется двойными стандартами. Может обнаружиться, что не все чисто, тогда проверка прошла не зря. Пропавших сумм, как и везде, быть не должно. Все отчеты «бьются», скрытые потоки обозначены — хорошо. Проверка не зря тем более.
Шестой этап – проверка перерасходов
На этом этапе рассматриваются обозначенные финансовым директором пункты предполагаемого перерасхода, их целесообразность и обоснованность.
Вот вам совсем крайний случай, похожий на п.3, где собственник обычно игнорировал детальное изучение регулярных отчетов, а теперь не может вспомнить, зачем отдавали 16 млн. руб. в прошлом квартале. Ему кажется, что было 15. Сам виноват, надо систематически просматривать, утверждать и переходить дальше. А через три года гадать, какая там сумма была, и подозревать всех — здоровья не хватит и валерьянки.
Седьмой этап - подведение итогов
Что дают нам итоги проверки? Это предложения по оптимизации затрат, штата, отчетности, контроля. Банально, но тоже важно. Потому что неверно обозначенные итоги и акценты делают весь аудит бессмысленным.
Итогами нужно обозначить прохождение всех этапов: пропавших сумм нет (или есть, вина главбуха, финдиректора, начальника юридической службы - нужное подчеркнуть); внутренние предписания исполняются (или не исполняются заместителем по коммерческой работе); структура затрат в таблице; проведенный ремонт основного офиса обошелся на 7% дороже коммерческого предложения, найденного аудитором.
Ремонт курировал завхоз. Перерасход за счет обрезки плитки (выше нормы вдвое), цены смесей (выше рынка на 10%) и расценок на работы (аудитор нашел дешевле на 5%). Также выборочно было проверено 15 путевых листов фур, аудитор проехал по их маршруту, в 4 случаях расстояние, обозначенное в путевых листах, выше фактического на 10, 12, 15 и 17 процентов соответственно. Водители такие-то. Логист Смирнов и так далее.
Вывод
Чтобы финансы компании были в полном порядке, необходимо:
- Регулярно проводить финансовый аудит и тщательно подбирать для него специалиста;
- Не разделять учет на "это покажу" и "это нельзя";
- Курировать проверку самым главным руководителем;
- Забыть про бумажные носители;
- Работать с аналитикой действующей финслужбы;
- Выявлять схемы хищений, используемые сотрудниками, ответственными за закупку и сбыт, по принципу существенности;
- Грамотно подводить итоги проверки, делать выводы и учитывать их в дальнейшей работе.
Деревянные счеты и книги учета давно остались в истории. Освободите свою голову для важных стратегических решений, а цифрами и расчетами пусть занимаются компьютеры. Только автоматизированный контроль и финансовый порядок позволит развиваться вашему бизнесу, выйти на новый уровень и двигаться вперед.
Финансовый директор, Анатолий Степанов
