Мы живём в эпоху, когда автоматизация уже не приятный бонус, а инструмент выживания.
В этой статье разберёмся с тем, что же автоматизируют компании и как это сделать малому бизнесу.
Что автоматизируем?
В российском быту автоматизация разделилась на автоматизацию продаж и всего остального. Продажи отдали на откуп CRM (Customer Relationship Management) системам, а с остальным всё сложнее.
Автоматизация продаж
Отдел продаж один из самых важных отделов компании, если не сказать, что самый важный. От него напрямую зависит масштаб прибыли компании. При идеально отлаженном производстве при отсутствии продаж будет убыток. Вот почему ему уделяют так много внимания.
Продажи в секторе B2C (business-to-consumer) сильно проще, чем B2B (Business to business), потому предлагаю взять за пример типичный цикл B2B сделки.
Итак, маркетинг привёл нам лида (потенциального клиента). Мы ему позвонили, назначили встречу. На встрече выяснили что лиду нужно. Подготовили коммерческое предложение. Отправили коммерческое предложение. Позвонили, отработали возражения. Отправили счет на аванс. Получили оплату. Что-то произвели (оказали услугу, отгрузили товар и прочее). Отправили финальный счет. Получили оплату. Через какое-то время попытались продать ещё что-то.
Из столь небольшой и простой цепочки вылезает целый ряд проблем. Например, нужно хотя бы не забыть позвонить входящему лиду. Не опоздать на встречу. Если потенциальный клиент едет к нам, то отправить ему карту с тем, как добраться. Не забыть отправить коммерческое предложение. Не забыть его согласовать. Сделать это вовремя. Если клиент сейчас не готов к покупке, то напомнить о себе позже. Мало отправить счет, нужно добиться его оплаты. И так далее.
Кроме того, встреча могла пройти неудачно, звонок некорректный. Сюда напрашиваются две вещи - контроль и уменьшение ручного труда.
CRM системы берут на себя ведение сделки. То есть напоминают менеджерам что и когда нужно сделать. "Стучат" руководителям, когда менеджеры косячат. Могут сами реагировать на некоторые входящие сообщения. Выставлять счета, отравлять напоминания о встрече клиенту.
Так же CRM предоставляют данные о конверсии. Могут рассчитывать эффективность сотрудников отдела продаж и другие показатели.
Автоматизация остального
Конечно, кроме продаж в компании огромное количество других процессов. В каждой компании они свои. Существуют основные и обеспечивающие процессы. Например выточить изделие на станке - основной процесс, а починить этот станок - обеспечивающий. Или покрасить волосы клиента в парикмахерской - основной, а закупить краску - обеспечивающий.
Для автоматизации разных типов процессов существует невообразимое разнообразие самых разных систем. Скажем, для автоматизации склада существуют WMS (Warehouse Management System) системы, например продукты компании Solvo, для бухгалтерии в России распространены продукты 1С.
Одно для процессов всегда точно. Он состоит из задач, которые в свою очередь состоят из подзадач. Некоторые задачи связаны между собой, некоторые нет. Управлять потоком задач помогают системы управления задачами или проектами, по сути - это одно и то же. Большую автоматизацию предоставляют системы класса BPMS (Business Process Management Suite).
Что дальше?
Как мы поняли, есть огромное разнообразие задач, которые решаются с помощью различных информационных систем. Про конкретные задачи, информационные системы и кейсы поговорим в следующих статьях.