Каждая компания, планирующая передачу бухгалтерии на аутсорсинг, преследует свои цели. Их перечень может быть разным. Но с вероятностью 90% в него будут входить:
- оптимизация расходов;
- увеличение эффективности непрофильных бизнес-процессов;
- получение гарантий качества финансовой информации;
- перераспределение ответственности.
Достижение этих целей возможно только в случае правильного выбора подрядчика. Доверяя сопровождение учета компании-исполнителю с безупречной деловой репутацией, заказчик пользуется всеми преимуществами аутсорсинга как метода организации бизнес-процессов.
Итак, на чем же удается сэкономить в рамках сотрудничества с бухгалтерской фирмой? Какие процессы можно оптимизировать? Какие гарантии получить? Что ж, рассмотрим все статьи экономии при переходе на аутсорсинг.
Статья 1. Снижение затрат
Эта статья включает несколько разделов. Во-первых, аутсорсинг бухучета позволяет экономить на организации рабочих мест. Сюда следует отнести:
- Аренду, использование офисного пространства. Особенно сложно нести такие расходы компаниям, которые в принципе могут и стремятся работать без офиса. Да и большинству бизнес-структур с классической организацией труда намного выгоднее использовать арендованные площади для решения актуальных задач, чем для содержания непродуктивного, но нужного подразделения.
- Оплату коммунальных услуг. Этот пункт экономии вытекает из предыдущего. Все просто: нет аренды – нет расходов на коммуналку.
- Единовременное обеспечение. Рабочее место бухгалтера требует наличия мебели, современной техники (как компьютерной, так и печатающей), базового программного комплекса. Затраты на все это – серьезная нагрузка на бизнес, особенно если речь идет о стартапе.
Во-вторых, аутсорсинг бухучета позволяет экономить на HR. Поиск профильного бухгалтерского персонала – дело долгое, хлопотное и затратное. А пока специалистов нет, учет провисает или ведется сотрудниками с недостаточным уровнем компетентности. Последствия предугадать несложно.
В-третьих, аутсорсинг обеспечивает существенную экономию на обязательных кадровых платежах. Штатные сотрудники получают зарплату регулярно. И ее размер обычно не зависит от систематичности выполнения ими своих функциональных обязанностей. Добавьте к этому больничные, отпускные, декретные, обязательное страхование. Практика показывает, что выплаты работодателя в ПФ и ФСС доходят до 30% зарплат штатников. Еще одна существенная статья расходов – повышение квалификации сотрудников. И чем дальше, тем она обходится компаниям дороже.
Если есть возможность отказаться от таких расходов, стоит это сделать. Сэкономленные средства пригодятся в бизнесе. Удобно, когда профессиональные бухгалтеры работают на вашу компанию, а их содержание оплачивает аутсорсер.
Статья 2. Оптимизация налогов
Аутсорсинг бухгалтерии фактически является предоставлением услуг. Заказчик последних, согласно нормам действующего законодательства, вправе относить уплаченные аутсорсеру суммы на операционные расходы. Соответственно, отпадает необходимость в уплате НДС.
Эта статья оптимизации позволяет юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю снизить касающееся содержания бухгалтерии налогообложение минимум на 30%.
Статья 3. Уменьшение регулярных расходов
Данная статья экономии тоже связана с содержанием и обеспечением бухгалтерии. Регулярные расходы включают:
- апгрейд электроники;
- техническое обслуживание оргтехники;
- оплату услуг связи;
- закупку канцелярии;
- оплату периодических профильных изданий (бумажных и электронных);
- обновление программного обеспечения.
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, указанные регулярные расходы несет компания-исполнитель. Клиент платит только за фактически оказанные услуги, выполненные работы. Такой формат обеспечения и содержания бухгалтерии позволяет снизить регулярные (ежемесячные, ежеквартальные) расходы на 35–40%.
Статья 4. Качество бухучета
Почему эта статья попала в перечень, ведь экономить на качестве нерационально? Все просто: лучше платить профессионалам и получать гарантии, чем тратить немалые ресурсы и контролировать качество учета самостоятельно. Как показывает практика, далеко не каждая штатная бухгалтерия справляется со своими функциями на отлично. Возникают различные форс-мажоры, экстренные ситуации, приводящие к ошибкам в учете, а иногда и к пробелам в нем. Справедливости ради стоит заметить, что и обычная халатность имеет место.
За счет чего аутсорсер гарантирует качество? Прежде всего, конечно, за счет кадровых ресурсов. В профильной компании работают специалисты только высшей квалификации. Причем бухгалтеры тесно сотрудничают с юристами. В результате учетные функции реализуются в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства, с минимальным риском возникновения ошибок и без пробелов в учете.
Статья 5. Ответственность за результат
Если в компании работает штатная бухгалтерия, за качество ее работы (в глобальном смысле, перед налоговой, например) отвечает руководитель. Доля ответственности, естественно, лежит на главном бухгалтере. Если же переводить ответственность в финансовую плоскость, расходы за ошибки в учете несет в первую очередь юрлицо. А взыскать убытки с реальных виновников очень непросто, а в большинстве случаев и вовсе невозможно. Здесь на стороне должностных лиц выступает Трудовой кодекс.
Аутсорсинг бухгалтерии позволяет существенно снизить затраты на покрытие пеней, штрафов и прочих аналогичных убытков. Если ошибка, повлекшая за собой финансовые санкции от налоговиков, совершена аутсорсером, он за нее и платит. Данное условие прописывается в договоре.
Грамотный бухучет, организованный и реализованный аутсорсером, практически исключает возможность получения штрафов за:
- несоблюдение сроков представления отчетности
- представление некорректной отчетности;
- ошибки при исчислении налогов в сторону уменьшения сумм, перечисляемых в бюджет (это расценивается налоговиками как уклонение и обходится налогоплательщику очень дорого)
и многое другое.
Статья 6. Документооборот
Аутсорсинг бухгалтерии, как правило, предусматривает переход на ЭДО. Эта опция, естественно, не является бесплатной. Тем не менее электронный документооборот обходится гораздо дешевле обычного. Не нужно оплачивать услуги почты и курьеров. Нет необходимости в использовании больших архивных площадей. Минимизируются затраты на расходники. И существенно ускоряется обмен информацией.
Статья 7. Время
Этот ресурс ценен для любого бизнеса. И хоть реальную стоимость его единицы определить сложно, экономия времени всегда идет компании на пользу.
Аутсорсинг бухгалтерии предусматривает строгое соблюдение сроков выполнения работ и оказания услуг. Его внедрение осуществляется максимально быстро (от нескольких дней). За это время команду профессионалов-штатников собрать (или сменить) нереально.
http://xn--80abgj3a5ames.xn--p1ai/
