В августе 2017 года руководство компании «ТЕХЭКСПО» обратилось в компанию «LINER APP» для автоматизации существующих бизнес-процессов на базе amoCRM. Было решено провести аудит бизнес-процессов в компании и проанализировать текущие настройки amoCRM.
«Техэкспо» является инжиниринговой компанией, которая на протяжении уже многих лет успешно работает в сфере автономного энергоснабжения различных объектов. Главными направлениями работы компании являются поставка, сдача в аренду, монтаж и обслуживание дизельных электростанций, а также их проектирование.
У компании «ТЕХЭКСПО» несколько направлений — это продажи, сервис и аренда. Руководство не могла эффективно контролировать и управлять продажами всех направлений.
Попытка самостоятельно внедрить амоCRM ни к чему не привели.
Спустя некоторое время, пришло понимание, что система используется неэффективно, и требуется вмешательство профессионалов, которые сделают правильную настройку системы.
После проведенного аудита, были выявлены факторы, оказывающие негативное влияние на эффективность бизнес-процессов в компании.
1. Все сделки создаются в одной воронке и имеют общие этапы продаж, при том, что в компании есть несколько направлений (продажи, сервис и аренда), различные по логике прохождения сделки от начального этапа до завершающего.
2. Отсутствуют точки контроля прохождения сделки от одного этапа в другой, есть лишние этапы (дублирующие предыдущий или последующий этап).
3. Отсутствует контроль сделок без задач и с просроченными задачами.
4. У большинства пользователей есть права администратора или право просмотра сделок других пользователей, с которыми они не имеют пересечения по сделкам.
5. Заявки с сайта и звонки попадают в «Неразобранное» с выбором по умолчанию ответственного, который не имеет возможности распределять данные заявки, заявки накапливаются в этапе «Неразобранное», на момент проведения аудита количество нераспределенных сделок было 720 шт. Заявки также поступают на общий ящик.
6. В системе подключен один общий почтовый ящик, который используется для сбора заявок и для переписки менеджеров с клиентами. Личные почтовые ящики подключены не у всех, и не у всех почтовый ящик соответствует корпоративному домену.
7. В почте нет шаблонов для отправки типовых писем клиентам и коммерческих предложений.
8. Отсутствуют обязательные поля для заполнения
9. Отсутствует KPI и контроль продаж менеджеров в amoCRM.
Было принято решение:
1. Разделить основную воронку на несколько воронок, в соответствии с направлениями бизнеса. Это позволит просматривать корректную аналитику по каждому направлению. Также разделение воронок позволит пользователям работать строго со своим направлением и не пересекаться с другими.
2. Созданы бизнес-процессы, которые через определенный промежуток времени, создают задачу текущему ответственному по сделке связаться с клиентом и узнать его решение. Дублирующий этапы в воронке удалены.
3. Установлен виджет автоматического назначения следующего шага. Если менеджер завершает последнюю задачу, после заполнения результата задачи у него скрывается кнопка "Пропустить" и всплывает окно с предложением поставить следующую задачу.
4. Изменена логика распределения прав. Администратор в аккаунте только директор. Остальные пользователи получили права согласно направлениям компании.
Созданы группы пользователей, в рамках которой пользователи могут совместно работать в сделках. Сделки, по которым пользователь не ведет работы, ему недоступны. Права может менять администратор в любое время.
5. При поступлении заявки на почту, ответственные сотрудники, имеющие доступ к общей почте, могут создать сделку и перевести на другого сотрудника, которому автоматически поступит задача «Принять сделку». Если заявка поступила с почты, которая уже есть в системе, то она прикрепится к существующей сделке, если клиент написал с другого адреса, то сделку можно привязать.
6. Подключены личные почтовые ящики и отключен доступ к общему почтовому ящику, кроме администратора и офис-менеджера, которая распределяет заявки по ответственным. Почтовые ящики приведены к корпоративному стандарту и имеют домен tech-expo.ru
7. Планируется подключить шаблоны писем для стандартных ответов клиентам и типовые коммерческие предложения.
8. Настроены обязательные доп.поля, которые необходимо заполнить для перевода в другой этап. Это позволит исключить факт случайного закрытия сделки и перевода сделки без необходимой информации.
9. Предварительно настроена система учета продаж менеджеров на сентябрь 2017.
При необходимости данные могут изменяться администратором.
Отзыв руководителя компании
amoCRM - отличная система для продаж, при условии правильного внедрения и настройки основных инструментов. Мы использовали amoCRM на протяжении года, а при покупке сделали настройку своими силами. Спустя некоторое время, пришло понимание, что система используется неэффективно, и требуется вмешательство профессионалов, которые сделают правильную настройку системы. После обращения в компанию «Liner App», специалисты настроили необходимые бизнес-процессы, а также провели обучение, есть планы еще повысить эффективность, используя возможности Digital Pipiline и воронки «Покупатели» для цикличных продаж.
Филипп Юрьевич Врацких, директор «Техэкспо»
Больше кейсов на нашем сайте:
linerapp.com
