Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.
Представляем список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают.
1. Сокращение сроков согласования документов.
Типичная ситуация в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.
В «1С:Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.
2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация с помощью «1С:Документооборота».
В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников. В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.
3. Контроль входящей корреспонденции.
Когда приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней корреспонденции, это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.
Как эту проблему решает «1С:Документооборот»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.
4. Настройка прав пользователей.
В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.
5. Управление мероприятиями и совещаниями.
Директора крупных компаний, топ-менеджеры и руководители подразделений до 50% рабочего времени проводят на совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.
Использование «1С:Документооборота» дает возможность фиксировать факт прошедшего мероприятия и контролировать выполнение принятых решений. Ответственный сотрудник во время встречи может составить протокол, отправить поручения коллегам и контролировать их исполнение.
6. Отчет об исполнительской дисциплине.
Когда сотруднику ставится большое количество задач из разных источников, собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно.«1С:Документооборот» сохраняет все задания и документы, поступающие сотруднику.
С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.
7. Синхронизация с «1С:ERP».
«1С:Документооброт» часто используется в связке с «1С:ERP», что позволяет эффективно автоматизировать управление и учет в компаниях. Синхронизация решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и по различным уровням. Это сэкономит время и избавит от необходимости переходить из одной базы в другую.
8. Управление проектами.
Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.
9. Электронная подпись.
Электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.
Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.
10. Бесплатное мобильное приложение
Приложение позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, посмотреть календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети.
