Иван Бойцов — руководитель сервиса «Авиасейлс для бизнеса». Он расскажет о типичных ошибках, из-за которых компании теряют деньги.
Это вторая колонка цикла о рабочих поездках. В первой части Иван рассказал, что важно зумерам в командировках и какие сложности могут возникнуть с бухгалтерией.
Читайте статью до конца! Расскажем, когда сотрудники могут законно не работать.
Три способа организовать командировку
Расскажу о плюсах и минусах каждого способа.
1. Доверить процесс сотрудникам — они сами покупают билеты, бронируют номера и приносят чеки.
Плюсы. Экономия: работник как физлицо может воспользоваться скидкой, которые не предоставляют для В2В‑сегмента.
Минусы. Расходы сотрудника не контролируются, он может купить дорогие билеты и номер. Также есть риск не учесть расходы, если агентства проводят транзакции через другие страны для выгодных перелетов или не выдают чеки.
2. Обращение в бизнес‑тревел‑агентство.
Плюсы. Клиенты получают все необходимые для учета документы.
Минусы. Приходится доплачивать за каждый билет около 1 000—1 500 ₽. Цены на отели тоже выше рынка. Еще нужно идти в агентство, чтобы подписывать договор, или решать вопросы в чатах.
3. Онлайн‑сервисы.
Плюсы. Предложения по отелям сервисы чаще показывают по той же стоимости, что и для физлиц. Все можно сделать онлайн и даже выдать доступы сотрудникам для самостоятельного оформления за счет компании.
Минусы. Есть наценки, хотя в среднем сотрудничество обходится на 2—3% дешевле, чем через агентство.
Подытожу: самый дешевый способ организовать командировку — организовать ее как физлицо, но у него куча недостатков. Самый дорогой — через тревел‑агентства. Золотая середина — онлайн‑сервисы.
Топ-7 вариантов сэкономить на командировке
1. Берите билеты сразу, как только узнали о командировке, но возвратный. В 98% случаев со временем билеты только дорожают.
2. Проверяйте соседние даты вылета, если можно продлить командировку на день. Например, рейс в воскресенье вечером из Санкт‑Петербурга в Москву стоит гораздо дороже утреннего в понедельник. Можно продлить отель на одну ночь и улететь позже, но в итоге сэкономить.
3. Номера в отелях тоже советую снимать как можно раньше, но с бесплатной отменой. Потом можно периодически проверять стоимость — если она снизится, просто перебронировать.
4. Рассматривайте программы лояльности и заключайте договор с отелем/авиакомпанией. При перелетах пассажир или B2В‑клиент могут накапливать мили, баллы и бонусы, второй вариант — получать скидки на билеты при определенном объеме покупок.
Со многими отелями также можно договориться о скидках. Но все зависит от их политики. Бывает, отель не дает скидки, даже если вы привезли много сотрудников. Гостиница может даже повысить стоимость номеров, если понимает, что их все равно забронируют. Скажем, когда в городе проходит масштабная конференция.
5. Проверяйте билеты. Часто путают даты, город, данные паспорта. При оформлении билетов не на ту дату можно поменять ее за небольшую доплату. Если ошиблись в одной‑двух буквах имени или фамилии, это тоже исправляют за небольшой сбор, примерно 100—300 ₽. Но иногда билет покупают не на того сотрудника. В этом случае нужно оформлять возврат.
6. Берите возвратные билеты. В среднем они на 30% дороже невозвратных, но по ним можно вернуть большую часть денег за вычетом небольших сборов и штрафов. А если брать их задолго до вылета, разница в стоимости может быть около 10%.
7. Следите за тревел‑политикой. Составьте положение о командировках. Если его нет, придется компенсировать расходы сотруднику, даже если он купил самые дорогие билеты и жил в пятизвездочном отеле. Отказаться возвращать деньги нельзя, потому что для этого нет оснований. А если компания попытается, сотрудник может написать жалобу, в итоге расходы все равно придется компенсировать.
Сотрудник не обязательно должен расписываться под текстом положения о командировках, но существование такого документа должно быть указано в трудовом договоре. При этом само положение должно быть проведено отдельным приказом.
Читайте другие наши статьи про сотрудников!
1. Когда сотрудник может законно не выйти на работу: https://dzen.ru/a/aXJSRrHdGxKVgUOA
2. Как россияне будут работать и отдыхать в 2026 году: https://dzen.ru/a/aU1XdtAcUR5et3Cr
3. Новый тренд на рынке труда — люди ленятся и притворяются, что работают: https://dzen.ru/a/aTLluD5iSAIkqDkU