Иван Бойцов — руководитель Авиасейлс для бизнеса. В этой статье он расскажет, почему важно позволять сотрудникам управлять бизнес-поездкой. А также, как избежать срыва, штрафов и казусов из-за возможных сложностей с бухгалтерией.
⚡️ Если хотите узнать больше интересного про сотрудников-зумеров — дочитайте статью до конца.
Зумерам и миллениалам хочется самим управлять поездкой
Все больше миллениалов и зумеров, которые активнее выезжают в командировки. У них свои требования к путешествиям.
Специалист постарше обычно не возмущается, когда ему присылают билеты и сообщают, где забронирован номер, — он едет, живет, потом, может, жалуется, если что‑то не понравилось.
Зумерам и миллениалам не нравится, когда им говорят: «Вот твой рейс, вот — отель». Им хочется самим управлять поездкой. Пусть они будут ограничены звездностью гостиницы, стоимостью билетов, но им важно знать, сколько они могут потратить, и самостоятельно выбирать номера и рейсы. Также для зумеров и миллениалов важна возможность оформить все быстро и поменять, если нужно.
Внимание: нельзя купить билет и никуда не отправить сотрудника
Недостаточно купить билеты и забронировать отель на нужные даты. Нужно оформить приказ, собрать подтверждающие документы, правильно провести расходы. Еще предусмотреть риски, например опоздания на рейс. Рассказываем, что учесть при оформлении командировки.
1. Учитывайте НДС — этим налогом облагаются не все услуги. К примеру, оплата проживания в отеле идет без НДС, но только в случае бронирования напрямую. Если снимать номер через посредника, НДС может входить в стоимость услуги.
2. Подтвердите, что человек был в командировке. Нельзя купить билет и никуда не отправить сотрудника, а потом учесть расходы на поездку. Должны быть подтверждающие документы — справки или посадочные талоны.
3. Следите за подтверждающими документами. Бывает, компания учитывает расходы на командировку, вычитает их из прибыли, потом составляет декларацию для уплаты налогов. После оказывается, что документов, подтверждающих поездку, нет или они оформлены неверно. В таком случае налоговая не принимает декларацию — приходится переделывать ее, еще и платить штрафы. Если компанию хоть раз поймают на том, что нет доказательств командировки, скорее всего, начнут тщательно проверять все остальные поездки сотрудников.
4. Составляйте приказ на командировку. Еще есть категории сотрудников, которые должны давать письменное согласие на поездку, например инвалиды или женщины с детьми до трех лет. Должен быть отчет о командировке, на основании которого работнику компенсируют расходы.
5. Учитывайте риски при работе с кадрами. Из‑за ошибки в кадровом учете на компанию могут подать в суд. Так, работодатель отправил в длительную командировку сотрудницу на раннем сроке беременности. Она поехала, но потом подала жалобу в трудовую инспекцию, после дело разбирали в суде. Так случилось потому, что по ТК РФ работодатели вообще не могут отправлять беременных в командировки.
6. Помните про нюансы оформления поездки, визы, жилья. Например, для транзита через Европу нужно оформлять визу. Без нее нельзя сделать пересадку в некоторых штатах Индии.
7. Оформите страховку. Она выручит, например, когда сотрудник по дороге в аэропорт попал в ДТП и опоздал на рейс. Еще когда поездка сорвалась из‑за того, что не выдали визу, или из‑за болезни работника. Российские авиакомпании возвращают деньги в случае болезни пассажира, иностранные — нет, для этого нужно оформлять отдельную страховку.
При зарубежных поездках стоит оформлять медицинскую страховку в том числе и потому, что работодатель отвечает за здоровье сотрудника во время командировки. Если специалист травмируется, по ТК РФ компания должна оплатить лечение.
Следующий шаг — понять, как можно экономить на командировках. Ставьте 👍, если нужно выпустить такую статью!
Узнайте больше про поколение зумеров из наших статей:
1. Почему зумеры резко увольняются: https://dzen.ru/a/aOkU06NTNyskOjz1
2. Почему зумеры не хотят работать: https://dzen.ru/a/aUFAtaXowk6RrCqU
3. Почему зумеры приходят на собеседования с родителями: https://dzen.ru/a/aQ3vRH3LkCngaX09