План утвердили, работа стартовала, а уже через неделю документ перестал отражать реальность: дизайнер выбыл из процесса, заказчик скорректировал требования, а статусы задач так и не обновились.
Проблема в том, что статичные файлы плохо подходят для работы в постоянно меняющихся условиях. В динамичной среде нужна живая система-конструктор: такая, где можно собрать и жёсткий производственный план, и гибкую модель для стартапа. Чтобы упростить старт, мы подготовили пять шаблонов планов — от классического Waterfall до агентского управления. Их можно сразу применить на доске в Kaiten.
Что такое план проекта
В традиционном понимании план проекта — это путь из точки А в точку Б. Документ, который даёт ответы на четыре ключевых вопроса:
- что именно нужно сделать;
- кто отвечает за выполнение;
- к каким срокам должен быть результат;
- какие ресурсы для этого потребуются.
В экосистеме Kaiten шаблон плана проекта — это не просто список задач. Это заранее настроенная рабочая система из пространств, досок и правил, в которой команда выполняет проект.
Как работает план проекта в Kaiten
План обновляется автоматически по мере работы команды:
- разработчик переместил задачу в колонку «Готово» — план сразу обновился;
- этап затянулся — сроки на таймлайне сдвинулись автоматически;
- возникла проблема — блокировка на карточке мгновенно сигнализирует руководителю.
Создавать такую среду с нуля под каждый проект сложно и затратно по времени. Нужно продумать этапы, настроить права доступа, типы карточек и автоматизацию.
Готовые шаблоны планов проекта
В Kaiten уже есть шаблоны планов проектов с продуманной структурой и встроенными правилами. Их можно скопировать всего в пару кликов, и команда сразу понимает, как работать и по каким принципам.
Как скопировать шаблон себе
- перейдите по ссылке нужного шаблона;
- нажмите кнопку «Импортировать себе»;
- вставьте ссылку на нужное пространство;
- дождитесь переноса шаблона — обычно это занимает не больше минуты.
После импорта шаблон сразу готов к использованию.
Какие шаблоны мы разберём
Ниже вы найдёте пять универсальных шаблонов под разные сценарии работы. Их можно легко скопировать в своё пространство, адаптировать под конкретный проект и сразу начать работу без долгой настройки.
Классический Waterfall
Waterfall — самый жёсткий и последовательный шаблон реализации плана проекта. В нём каждый следующий этап начинается только после полного завершения предыдущего. Такой подход подходит для проектов с заранее понятными требованиями, фиксированным бюджетом и строгими дедлайнами.
Основной рабочий инструмент в этом шаблоне — Timeline. Задачи отображаются не просто в колонках, а на временной шкале, что позволяет видеть проект целиком и управлять сроками.
Когда Waterfall удобно использовать
- важна строгая последовательность этапов и работ;
- этапы сдачи зафиксированы в договоре;
- нужно подготовиться к мероприятию с неизменной датой;
- команда занимается производством контента: съёмкой видео, написанием статей, подготовкой публикаций.
Польза шаблона
Waterfall позволяет легко отследить критический путь проекта. Если этап «Согласование» задержался, например, на три дня, вы сразу увидите, как это влияет на дату финального релиза.
Инструменты, которые можно использовать
- Режим Timeline. При переключении доски в режим Timeline карточки превращаются в полосы на временной шкале. Их можно перемещать мышью, изменять длительность и выстраивать последовательность «лесенкой». Также можно задавать зависимости между задачами, чтобы новая работа не начиналась до завершения предыдущей.
- Поля «Дата старта» и «Срок». Без заполненных дат построить Timeline невозможно. Они помогают точнее планировать сроки и равномерно распределять загрузку команды.
- Блокировки. Одна карточка может блокировать другую. Например, если связать задачи «Залить фундамент» и «Возвести стены», система не позволит начать работы по стенам раньше завершения фундамента.
Совет. Не оставляйте на доске одну крупную задачу вроде «Строительство» сроком на месяц. Разбейте её на дочерние карточки: «Первый этаж», «Второй этаж», «Крыша». В Kaiten такие подзадачи также отображаются на Timeline, что позволяет детально контролировать ход работ.
Scrum-спринты для итеративной разработки
Scrum предполагает работу короткими итерациями по простому циклу: «спланировали → сделали → показали → повторили». Такой подход позволяет регулярно получать результат и адаптироваться по ходу проекта.
Чаще всего Scrum выбирают для задач с высокой неопределённостью, когда требования могут меняться прямо в процессе работы. Scrum-шаблон плана проекта помогает команде сохранять фокус и двигаться небольшими, но устойчивыми шагами.
Как реализован Scrum в Kaiten
Ключевая особенность Scrum в Kaiten — комбинированные пространства. Планирование и выполнение отображаются на одном экране, что позволяет одновременно контролировать бэклог и текущий спринт.
На таком экране размещены сразу две доски, благодаря чему удобно управлять приоритетами и отслеживать прогресс выполнения.
Когда Scrum особенно удобен
- идёт разработка приложений, сайтов или онлайн-сервисов;
- нужно быстро проверить гипотезу, получить обратную связь от рынка и скорректировать направление;
- стратегия меняется в зависимости от реакции аудитории;
- нет чёткого технического задания, а заказчик формулирует задачи по ходу работы.
Польза шаблона
Если ситуация на рынке изменилась, вы просто пересматриваете приоритеты в бэклоге. Следующий спринт стартует уже с актуальными задачами, без ломки текущей структуры проекта.
Инструменты, которые можно использовать
- Поля для оценки. В карточки можно добавить поле для оценки сложности задач. Kaiten автоматически суммирует значения, чтобы было видно общую нагрузку на спринт.
- Автоматизация. Можно настроить правило: если все дочерние задачи перешли в колонку Done, родительская карточка также автоматически перемещается в Done. Это избавляет менеджера от ручного обновления статусов.
- Дорожки для User Stories. На нижней доске создаются отдельные дорожки для крупных задач, например «Личный кабинет». Внутри каждой дорожки размещаются одинаковые подзадачи — «Сверстать форму», «Написать API», «Протестировать». Так команда всегда видит, ради какой цели выполняются мелкие задачи.
Совет. Заранее договоритесь с заказчиком: как только задачи перенесены на нижнюю доску в спринт, список фиксируется на две недели. Все новые идеи и пожелания добавляются только в бэклог и не мешают текущей работе.
Больше шаблонов для работы по Scrum забирайте в статье:
Kanban для непрерывного потока
Этот шаблон подходит командам, работающим по методу Kanban. В нём нет спринтов и чётких границ итераций. Основная задача — обеспечить стабильный и быстрый поток задач от идеи до результата, снизить перегрузку и убрать лишнюю многозадачность.
Kanban-шаблон плана проекта особенно эффективен в процессах, где задачи появляются непредсказуемо или где критична скорость реакции, а не планирование на недели вперёд.
Когда Kanban удобен
- от пользователей постоянно поступают тикеты, которые нужно обрабатывать в живой очереди;
- отдел продаж ведёт клиентов по воронке;
- необходимо работать с инцидентами или администрированием серверов;
- команда занята конвейерным маркетингом: созданием баннеров, вёрсткой статей, монтажом видео.
Польза шаблона
Приоритет задачи можно менять до тех пор, пока она не взята в работу. Это позволяет гибко реагировать на изменения и не ломать текущий процесс.
Инструменты, которые стоит использовать
- WIP-лимиты. Для каждой колонки или дорожки можно задать максимальное количество задач. Если, например, установлен лимит в три карточки, Kaiten подсветит колонку при попытке добавить четвёртую. Оптимальный лимит для колонки «В работе» — количество сотрудников плюс одна задача.
- Колонки-буферы. Вместо прямых переходов используйте цепочку: «В работе → Готово к проверке (очередь) → Проверка → Готово к релизу (очередь) → Релиз». Это позволяет исполнителям следующего этапа самостоятельно забирать задачи из очереди по мере освобождения.
- Блокировки. Заблокированные карточки сразу бросаются в глаза руководителю. Это помогает быстрее устранять препятствия и мотивирует команду оперативно снимать блоки.
Совет. Не стремитесь сразу придумать идеальные колонки. Начните с тех названий, которые отражают ваш текущий процесс, даже если это «Согласование у Ивана Петровича». Оптимизировать и улучшать структуру можно позже, по мере накопления опыта.
Стратегическое дерево
Если предыдущие шаблоны отвечают на вопрос «как делать», то стратегическое дерево помогает понять, зачем именно команда выполняет ту или иную работу. Этот шаблон особенно полезен компаниям с несколькими командами, где важно удерживать общий фокус и направление движения.
В классических таск-трекерах цели часто остаются в презентациях руководства, а задачи живут отдельно в бэклоге без явной связи. В шаблоне бизнес-плана проекта можно выстроить понятную иерархию и увидеть, как исправление конкретной ошибки влияет, например, на стратегическую цель «Выход на рынки Азии».
Когда стратегическое дерево особенно полезно
- есть амбициозные цели на квартал или год, и важно отслеживать их достижение;
- один руководитель курирует 10 и более проектов и хочет видеть их статус на одном экране;
- нужно связать бизнес-метрики с конкретными фичами и задачами;
- компания одновременно внедряет новые процессы во всех отделах.
Польза шаблона
Разработчик понимает, что он не просто «делает кнопку», а решает задачу «Увеличить конверсию», которая напрямую ведёт к достижению общей цели — «Рост прибыли».
Инструменты, которые можно использовать
- Родительские и дочерние карточки. Связав задачи между собой, можно на верхнем уровне видеть все вложенные проекты и конкретные действия, которые ведут к цели.
- Прогресс-бары. На родительских карточках отображается, какая часть дочерних задач или пунктов чек-листа уже выполнена и сколько ещё осталось сделать.
- Дорожки по направлениям. Если в компании несколько департаментов работают по схожему процессу, для каждого направления можно создать отдельную дорожку и видеть вклад каждого отдела.
Совет. Стратегические цели формируются сверху, но способы их достижения — задачи третьего уровня — должны предлагать сами команды. Также не стоит задавать больше трёх–пяти глобальных целей на квартал: иначе дерево разрастётся, а фокус команды будет потерян.
Агентский или клиентский сервис
Работа большинства агентств и студий напоминает управляемый хаос. У компании есть ограниченный пул специалистов — дизайнеров, копирайтеров, маркетологов и разработчиков. При этом параллельно ведётся множество проектов для внешних клиентов, и каждый заказчик считает приоритетным именно свой запрос.
Шаблон реализации плана проекта помогает справиться с постоянным переключением контекста и выстроить прозрачную коммуникацию внутри команды.
Этот же шаблон удобно использовать для организации Service Desk. Клиент отправляет задачу через форму или по почте, заявка попадает в колонку «Входящие», а менеджер распределяет её по дорожке соответствующего проекта.
Когда шаблон особенно полезен
- компания одновременно ведёт более десяти сайтов или рекламных кампаний;
- консалтинговая или юридическая фирма сопровождает дела разных клиентов;
- аутсорсинговая бухгалтерия готовит отчётность для нескольких компаний;
- внутренний сервисный отдел обрабатывает заявки от других подразделений — например, дизайнеры выполняют задачи для маркетинга, HR и отдела продаж.
Польза шаблона
Вы всегда видите, на каком этапе находится проект каждого клиента. Специальные статусы вроде «Ждём ответа» или «Согласование» сразу показывают причину паузы и помогают понять, где именно остановилась работа.
Инструменты, которые можно использовать
- Дорожки по клиентам. Карточки перемещаются только внутри своей дорожки, что исключает путаницу между проектами разных заказчиков.
- Колонки ожидания. Например, «Согласование клиента» или «Ждём доступы». Такие статусы делают процесс прозрачным и позволяют исключить время ожидания из фактических трудозатрат сотрудников.
- Метки. Используйте метки для обозначения услуг: SEO, PPC, дизайн. В конце месяца можно отфильтровать задачи по меткам и увидеть, сколько времени команда потратила на каждое направление.
Совет. Если вы продаёте типовые услуги, например «Аудит сайта», создайте шаблон карточки с готовым чек-листом из 15–20 пунктов. Это значительно ускорит постановку задач и снизит нагрузку на менеджеров.
Или другой вариант пространства:
Используйте инструменты Kaiten по максимуму
Если вы хотите глубже разобраться в возможностях сервиса и точнее настроить собственные шаблоны, воспользуйтесь материалами ниже. Они помогут понять логику работы Kaiten и использовать инструменты максимально эффективно.
- Модуль Kanban. Краткий обзор возможностей модуля для работы по методу Kanban и организации непрерывного потока задач.
- Модуль Scrum. Основные особенности и принципы работы модуля для управления спринтами и итеративной разработкой.
- Как удобно организовать доски в Kaiten. Рекомендации по наведению порядка в пространствах, настройке навигации и быстрому поиску нужной информации.
Смотрите также:
