Как запустить новый проект, организовать поток задач и сразу работать по понятной системе, не тратя время на ручную конфигурацию? В Kaiten это решают универсальные шаблоны — готовые рабочие пространства, которые помогают за минуты навести порядок и начать управлять проектами в любой области: от маркетинга до разработки.
Ниже рассмотрим несколько таких шаблонов и покажем, как добавить их в свой аккаунт всего за несколько кликов.
Что такое шаблон для управления проектами
Шаблон для проектного управления — это заранее подготовленная структура рабочего пространства, в которой уже настроены ключевые элементы:
- доски;
- этапы процессов;
- типы задач;
- метки;
- чек-листы;
- и другие инструменты, необходимые для старта проекта.
В результате команда вместо длительной ручной настройки сразу получает рабочую схему, которую можно использовать как есть или гибко доработать под особенности конкретного проекта.
Где находятся шаблоны рабочих пространств в Kaiten
В Kaiten предусмотрена встроенная библиотека шаблонов, которая помогает быстро организовать рабочие процессы без ручной настройки досок, этапов, меток и других элементов системы.
Каталог готовых шаблонов
Раздел с шаблонами расположен в левом меню под названием «Шаблоны пространств» — сразу над блоком «Администрирование». Он доступен на всех тарифах, включая бесплатный, что позволяет любым командам использовать готовые пространства для запуска проектов.
В каталоге представлены шаблоны для команд разных направлений. Каждое пространство содержит заранее подготовленную структуру, которую можно корректировать под собственные процессы. Перед добавлением любой шаблон можно открыть в режиме предпросмотра и изучить его устройство.
Как добавить шаблон
Чтобы создать рабочее пространство по шаблону, выполните следующие шаги:
- нажмите кнопку «Выбрать шаблон»;
- введите название будущего пространства;
- Kaiten автоматически создаст структуру — обычно это занимает несколько секунд;
- после завершения вам поступит уведомление о готовности.
Импорт шаблона по ссылке
Шаблон можно использовать и напрямую из статьи или по публичной ссылке. Для этого:
- перейдите по ссылке под нужным шаблоном;
- нажмите «Импортировать себе»;
- укажите аккаунт, в который требуется загрузить пространство.
После импорта шаблон станет полноценной частью вашего рабочего процесса — вы сможете изменять структуру, этапы, карточки и адаптировать его под задачи команды.
Шаблон для работы с портфелем проектов
Этот шаблон проектного управления создан для владельцев бизнеса, продуктовых руководителей и менеджеров, которые одновременно ведут несколько инициатив. Он позволяет видеть весь портфель проектов, контролировать стадии выполнения и оперативно оценивать прогресс для принятия решений.
В структуре пространства слева размещены две доски для проектов с разными уровнями приоритета, а справа — доска для задач, связанных с выполнением конкретных рабочих этапов.
Шаблон доступен на всех тарифах, включая бесплатный.
Чем полезен шаблон
Все проекты собраны в одной системе, их статус можно проверить в любой момент. Информация о сроках, приоритетах и зависимостях между задачами всегда под рукой. Диаграмма Ганта помогает оценивать загрузку команды и планировать работу.
Инструменты шаблона
- Преднастроенные этапы работы: Пресейл → Подписание договора → В процессе → Сопровождение → Завершение.
- Типы карточек для крупных проектов и небольших задач.
- Иерархия задач в таймлайне, где можно редактировать названия и сроки для визуализации распределения работ.
- Родительские и дочерние карточки для отображения зависимостей между задачами.
- Метки и пользовательские поля для приоритета, статуса, типа проекта, ответственных и других параметров.
- Табличный режим отображения данных.
Рекомендации по применению
- Используйте разные типы карточек, чтобы отделять стратегические проекты от операционных задач.
- Добавляйте метки и пользовательские поля — это облегчает фильтрацию при большом количестве инициатив.
- Поддерживайте актуальность связей между карточками, чтобы видеть реальные зависимости и лучше управлять рисками.
- Регулярно просматривайте диаграмму Ганта перед планированием спринтов или распределением нагрузки команды.
- Проводите еженедельный обзор портфеля, чтобы своевременно отслеживать задержки, узкие места и другие потенциальные проблемы.
Шаблон для работы с портфелем IT-проектов
Этот шаблон разработан для IT-команд, проектных руководителей и специалистов, которые ведут несколько инициатив одновременно. Структура пространства позволяет видеть общую картину по проектам, контролировать декомпозицию задач и отслеживать прогресс на разных уровнях.
Шаблон поддерживает управление проектами на четырёх уровнях. Для каждого уровня предусмотрена отдельная доска:
- Проекты с крупными инициативами.
- Подпроекты, отражающие тематические направления внутри проекта.
- Верхнеуровневые задачи, на которые раскладываются подпроекты.
- Декомпозиция с конкретными задачами и поручениями для выполнения верхнеуровневых задач.
Между карточками разных уровней можно создавать взаимосвязи, чтобы сразу понимать место задачи в структуре проекта. Каждая карточка отображает свои родительские и дочерние элементы.
Шаблон доступен на всех тарифах, включая бесплатный.
Чем полезен шаблон
Все проекты, подпроекты и задачи собраны в одном пространстве. Декомпозиция позволяет быстро понять, из чего состоит проект и какие его части требуют внимания. Визуальные связи и сроки помогают своевременно реагировать на задержки и контролировать выполнение работ.
Инструменты шаблона
- Доски с проектами разного уровня и доска декомпозиции с задачами и подзадачами.
- Типы карточек для каждого уровня — от крупных проектов до задач разработки.
- Родительские и дочерние карточки для понимания структуры проекта.
- Метки и пользовательские поля для отображения статуса, приоритета, сложности и других параметров.
- Табличный режим и диаграмма Ганта, которые становятся более наглядными благодаря разделению пространства на доски.
Рекомендации по применению
- Разделяйте проекты, подпроекты и задачи с помощью типов карточек — это упростит ориентирование.
- Используйте связи между карточками, чтобы фиксировать зависимости и выявлять блокеры.
- Периодически переходите в таймлайн, сравнивая плановые сроки с фактическими.
- Создавайте пользовательские поля для важных параметров, например «критичность» или «сложность».
- Проводите регулярный обзор портфеля проектов, чтобы вовремя перераспределять ресурсы и убирать лишние задачи.
Шаблон для работы со стратегическими проектами
Этот шаблон схож с шаблоном для портфеля IT-проектов, но имеет более простую структуру и охватывает три уровня управления. Он подходит для стратегических инициатив, где важно видеть общую картину и контролировать ключевые этапы реализации.
Отличительная особенность — отдельная доска для отложенных или замороженных проектов. Благодаря этому такие инициативы не мешают текущей работе и не создают визуальный шум: доску можно свернуть и держать в стороне до момента возобновления активности.
Шаблон доступен на всех тарифах, включая бесплатный.
Чем полезен шаблон
Он позволяет одновременно видеть крупные стратегические направления и детали реализации. Проекты разбиты на подпроекты и задачи, что упрощает планирование, контроль и оценку рисков. Связи между задачами помогают выявлять блокеры заранее.
Инструменты шаблона
- Доски трёх уровней с преднастроенными этапами: Идея и инициатива → Оценка и планирование → В работе → Тестирование → Реализовано.
- Примеры родительских и дочерних задач для построения правильной иерархии.
- Типы карточек для проектов, подпроектов и задач.
- Метки и пользовательские поля для отображения приоритетов, статусов, ответственных, уровня рисков и других параметров.
- Табличный режим для удобного анализа большого количества задач.
- Таймлайн с диаграммой Ганта для визуального отображения сроков и зависимостей.
Рекомендации по применению
- Стройте чёткую иерархию между проектами, подпроектами и задачами, используя родительские и дочерние карточки.
- Регулярно обновляйте статусы и сроки выполнения задач, чтобы таймлайн отражал актуальную картину.
- Добавляйте пользовательские поля для выделения ключевых рабочих параметров.
- Проводите еженедельные обзоры: табличный режим поможет быстро выявить задержки и узкие места.
Шаблон для ведения контент-плана
Этот шаблон помогает контент-командам планировать публикации, управлять задачами на всех этапах и поддерживать стабильный ритм работы. Он подойдёт маркетологам, редакциям, блогам, SMM-специалистам и всем, кто работает с постоянным потоком материалов.
Шаблон доступен на любом тарифе, включая бесплатный.
Чем полезен шаблон
Контент-процесс становится прозрачным: каждый материал проходит понятный путь — от идеи до публикации. Темы на будущие недели и кварталы хранятся в одном месте, а план публикаций видно заранее. Разделение срочных материалов и планового контента позволяет правильно расставлять приоритеты.
Инструменты шаблона
- Две доски для контент-задач с этапами: Идеи и темы → В работе → На согласовании → Готово к публикации → Опубликовано. Первая доска — для обычных задач, вторая — для срочных.
- Две доски бэклога: для месячного и недельного планирования.
- Планы публикаций на квартал, месяц и неделю.
- Метки форматов — аналитика, кейсы, туториалы, мнение и другие.
- Дедлайны для отслеживания сроков выхода материалов.
- Примеры блокировок в карточках — например: «Ждём визуалы», «Ожидаем согласование».
Рекомендации по применению
- Собирайте идеи в отдельной колонке, затем переносите их в планы публикаций.
- Ограничивайте число материалов «В работе», чтобы команда фокусировалась на завершении задач.
- Используйте метки форматов для быстрой фильтрации и поддержания баланса типов контента.
- Регулярно обновляйте статусы задач, чтобы видеть реальную загрузку и потенциальные риски задержек.
Шаблон для ведения рекламных кампаний
Этот шаблон создан для команд, которые планируют, запускают и сопровождают рекламные кампании. Он структурирует задачи, помогает контролировать этапы продвижения и синхронизирует работу внутренних специалистов и подрядчиков.
Шаблон доступен на платных тарифах, так как использует расширенные функции: горизонтальные дорожки и WIP-лимиты.
Чем полезен шаблон
Он показывает, на каком этапе находится кампания — от подготовки до аналитики результатов. WIP-лимиты и оценка сложности инициатив помогают избежать перегрузки команды. Разделение задач между штатной командой и аутсорсом делает совместную работу прозрачной и управляемой.
Инструменты шаблона
- Этапы кампаний: Очередь → Подготовка → Запуск → Мониторинг → Анализ → Завершено.
- Горизонтальные дорожки для разграничения задач: «Штатные маркетологи» и «Аутсорс».
- WIP-лимиты для контроля текущей нагрузки.
- Сигналы задержек и блокировки для выявления причин торможения кампаний.
- Метки и ответственные для быстрой навигации по задачам.
Рекомендации по применению
- Перед запуском кампании создавайте полный список задач в колонке «Очередь».
- Следите за соблюдением WIP-лимитов, чтобы избежать перенагрузки и потери качества.
- В этапы «Мониторинг» и «Анализ» переносите только задачи с конкретными данными — CTR, CPL, охватами.
- Используйте блокировки, чтобы быстро устранять проблемы и обозначать причины задержек.
- Проводите анализ после завершения каждой кампании — это помогает улучшать процессы и эффективность.
Как поделиться своим пространством в Kaiten
В Kaiten можно делиться рабочими пространствами с людьми, которые не входят в вашу команду. Публичная ссылка предоставляет только просмотр — пользователи не смогут перемещать карточки, менять статусы, редактировать чек-листы или выполнять другие действия.
Как включить публичный доступ
- Откройте нужное рабочее пространство.
- В правой панели нажмите «Поделиться».
- Выберите пункт «Публичный доступ».
- При необходимости установите срок действия ссылки — по истечении этого времени доступ автоматически закроется.
- Скопируйте ссылку и отправьте тем, кому требуется только просмотр.
После включения публичного доступа становятся видны все вложенные объекты пространства. Комментарии в карточках скрыты, а персональные данные участников команды (имена, логины, аватары) не отображаются.
Выводы
Шаблоны для управления проектами в Kaiten — это удобный способ быстро запускать процессы и организовывать проектный менеджмент без длительных настроек. Они делают работу команд структурированной, прозрачной и предсказуемой.
Благодаря готовым этапам на досках, типам карточек, меткам и другим предустановленным инструментам, вы экономите время на организации и можете сразу переходить к выполнению задач. Шаблоны легко импортировать, настраивать под свои процессы и делиться ими с другими пользователями — они становятся фундаментом для создания удобной системы управления проектами.
Смотрите также: