Декларация о соответствии без штрафов: пошаговый гайд для селлера маркетплейсов
Отсутствие такого документа, как декларация о соответствии, бьет по кошельку и рейтингу карточек. Блокировка на площадке, штрафы за отсутствие документов и снятие поставки со слота — знакомо многим. Давайте разбираться, как оформить все по регламенту и не получить письма счастья от модерации.
Мы видим это в операционке каждый день. Один неверный код ТН ВЭД — и вместо плановой отгрузки модерация просит дополнительные бумаги. В «БН-Логистик» мы ведем селлеров шаг за шагом: от определения схемы до загрузки файла в карточку, поэтому ниже — рабочий алгоритм без воды.
Как получить декларацию: базовые требования и роли
1. Кто может быть заявителем. По закону заявитель — российское юрлицо или ИП. Для импортного товара заявителем выступает импортер. На иностранную компанию оформить нельзя.
2. На что оформляют. Проверяем по кодам ТН ВЭД и ОКПД2, попадает ли товар под обязательную сертификацию или декларирование. Если товар вне перечней — берут отказное письмо с ссылкой на норматив.
3. Что подтверждаем. Соответствие требованиям ТР ЕАЭС — например, по безопасности продукции легкой промышленности, игрушек, электрики. По итогу товар маркируется знаком EAC, а в реестр вносится запись.
4. Кто выдает. Декларацию регистрируют через аккредитованный орган по сертификации и лабораторию. Проверяем оба в реестре ФСА, чтобы не попасть на серый бланк.
Сертификация товара Wildberries: что требует площадка
1. Файл. Загрузите PDF с читаемым номером записи в реестре, сроком действия и перечнем моделей. Лучше прикладывать скан с подписями и печатью плюс титульную страницу с QR из реестра.
2. Маркировка. На упаковке — знак EAC, на русском — наименование, производитель, артикул, состав и инструкция, если требуется. Без этого карточки улетают на доработку.
3. Сроки. Истекла декларация — карточка уходит в стоп за минуты. Следите за сроками, обновляйте документ раньше дедлайна.
4. Проверка. Модерация WB запрашивает протоколы испытаний, а по некоторым категориям — фото упаковки с маркировкой. Держите все под рукой.
Шаг 1: понимание требований к декларации
1. Определяем коды. Берем фактический состав, назначение и материал. Подбираем коды ТН ВЭД и ОКПД2, сверяемся с техническим регламентом. Ошибка здесь приводит к отказу и потере времени.
2. Проверяем, что именно нужно. Декларация, обязательная сертификация или отказное письмо. Например, домашний текстиль чаще идет по декларации, детские игрушки — часто по сертификату. Нет в перечнях — оформляем отказное письмо.
3. Готовим пакет. Учредительные документы заявителя, договор с производителем, инвойсы, фото товара, макеты этикеток, инструкция на русском. Для импортного товара — контракт и транспортные документы.
4. Выбираем орган и лабораторию. Проверяем в реестре ФСА статус аккредитации, область аккредитации и контакты. Сверяем, что лаборатория имеет право тестировать ваш код и категорию риска.
Шаг 2: порядок регистрации декларации
1. Испытания. Отправляем образцы в лабораторию. Получаем протоколы: методики, результаты, выводы о соответствии. Типовой срок — 3-7 рабочих дней.
2. Макет декларации. Орган готовит текст с указанием заявителя, производителя, адресов, кодов, схемы, регламента, протоколов. Внимательно сверяем артикулы и наименования — это частый источник ошибок.
3. Электронная подпись и реестр. Заявитель подписывает декларацию квалифицированной подписью и регистрирует запись в ФГИС Росаккредитации через аккредитованный орган. Номер записи становится основным идентификатором для маркетплейсов.
4. Срок действия. Обычно до 5 лет. Для партий — до исчерпания. Храните архив документов не менее 10 лет после окончания срока.
5. Что делать, если пришло отказное письмо. Изучаем причину: неверный код, неполный пакет, лаборатория вне области аккредитации. Исправляем, повторяем испытания или меняем орган. Не пытайтесь приклеить письмо к карточке без норматива — площадка отклонит.
Шаг 3: как избежать штрафов и ошибок в процессе сертификации
1. Проверяйте орган. Вбивайте ИНН и номер аттестата в реестр ФСА. Нету — не работаем. Это простая проверка экономит недели.
2. Держите связь с менеджером. Уточняйте, когда выдан протокол, кому отгружены образцы, какой номер записи планируется. В «БН-Логистик» мы фиксируем это в чек-листе и даем фотоотчеты по образцам.
3. Сверяйте маркировку до печати. Штрафы за отсутствие документов и неправильную этикетку — до 30 000 руб. для ИП и до 300 000 руб. для юрлиц. Плюс блокировка карточек. Проще проверить макет на старте.
4. Готовьте русскую инструкцию. Даже для простых товаров. Отсутствие инструкции — один из топ поводов для отказа на модерации.
5. Контролируйте сроки. Ставьте напоминание за 60 дней до окончания. Параллельно запускайте обновление испытаний — так не попадете на простой продаж.
6. Не дробите линейку без смысла. Чем больше артикулов в декларации — тем выше риск несоответствия фактической маркировки. Формируйте группы логично по материалу и назначению.
7. Храните доказательства. Протоколы, договоры, макеты, этикетки, акты отбора образцов. При проверке вопросы снимаются быстрее.
Что это значит на практике
1. Сначала анализ кодов и требований. Так вы понимаете, нужен сертификат, декларация или отказное письмо.
2. Потом испытания и оформление записи в реестре. Получаете номер и файл, которым оперируете в карточках на Wildberries и Ozon.
3. После — маркировка и контроль сроков. Готовите упаковку с EAC и русскими данными, ставите напоминания на продление.
Наш опыт показывает: когда есть понятный регламент и чек-лист, процесс занимает 5-15 рабочих дней без накладок. В «БН-Логистик» мы берем на себя сверку кодов, проверку аккредитованного органа, контроль испытаний и загрузку документов в карточки — чтобы вы занимались оборотом, а не перепиской с модерацией.
Короткий чек-лист перед загрузкой на маркетплейс
1. Есть номер записи в реестре, срок действия актуален.
2. Коды в декларации совпадают с кодами в карточке и инвойсе.
3. Протоколы испытаний приложены и читаемы.
4. Маркировка EAC, состав, производитель и инструкция — на русском.
5. Для импортного товара — есть контракт, накладные, страна происхождения.
6. Ссылки на нормативы совпадают с категорией товара.
Следуя этим шагам, вы оформите декларацию о соответствии без срывов сроков и ненужных бомбочек от модерации. Если хотите подстраховаться перед поставкой, закажите быструю проверку пакета документов на https://bn-logistics.ru — проверим коды, орган и номер записи за один цикл. Нужен расчет и чек-лист конкретно под ваш товар — оставьте запрос на https://bn-logistics.ru/page2, и мы аккуратно доведем оформление до загрузки без лишних правок.
