Когда бизнес работает удаленно, сотрудники подключаются к корпоративным системам из кафе, с домашнего Wi-Fi, пересылают файлы в мессенджеры, хранят пароли в смартфонах. Если IT-безопасность за этим не успевает — нет защиты устройств, логирования и контроля, это открытая дверь для атак и утечек данных.
Даже небольшая компания без собственного IT-отдела может организовать безопасную дистанционную работу: перенести данные и сервисы в облако, настроить доступы по ролям, включить сервисы для доступа к корпоративной инфраструктуре и аудит логов. Облако и другие инструменты позволяют выстроить защиту без сложной настройки и с понятным управлением. В статье — пошаговый чек-лист, который поможет снизить риски утечек и навести порядок в цифровой инфраструктуре.
Обеспечить защищенный доступ сотрудников к корпоративным данным
Не пренебрегайте проведением инструктажа: на домашнем роутере сотрудника должен быть установлен сложный пароль, а подключение через незащищенные общедоступные сети должно быть строго запрещено. Учетная запись на устройстве также должна быть защищена надежным паролем. Даже если он проживает один и никто не может воспользоваться его ноутбуком, смартфоном или планшетом напрямую, учетные записи без паролей крайне уязвимы к взлому.
Важно также исключить небезопасное подключение к рабочим системам и ресурсам: например, админке сайта, CRM-системе, 1С или интерфейсу биллинговой системы, а также к хранилищу, куда сотрудники загружают документы.
Что поможет: ограничить доступ, чтобы рабочие ресурсы были недоступны напрямую из интернета — открыть его только по внутренней сети через программный шлюз. Если сделать так невозможно технически, стоит использовать фильтрацию по IP- или MAC-адресам — например, разрешать доступ только с определенных рабочих мест или домашних компьютеров с фиксированным IP.
Со стороны сотрудников — минимизировать прямой доступ к данным с личных устройств. Идеальный сценарий: работа через удаленное рабочее место, где действия централизованно контролируются.
Если такой подход недоступен, важно обеспечить базовый уровень цифровой гигиены: подключить антивирус и файрвол, настроить отдельную учетную запись для работы. Это кардинально сократит возможность взлома рабочих интерфейсов, программ или процессов. Кроме того, нелишним будет отключить открытые удаленные подключения, например RDP (remote desktop protocol, удаленное рабочее место), которые могли остаться от прошлой настройки.
Ограничить доступ к данным в соответствии с задачами сотрудников
Важно не давать всем сотрудникам доступ ко всем файлам и системам. Нередко его открывают «на всякий случай», но именно это и становится точкой риска — легче случится случайное удаление или утечка. Кроме того, при полном доступе риск потери данных выше, даже если взломают устройство одного сотрудника.
Что поможет: распределить права доступа по ролям. Например, создать роли «бухгалтер», «менеджер по продажам», «маркетолог».
Каждой роли назначить права:
- бухгалтеру — доступ к документам и отчетам;
- менеджеру — к CRM и заказам;
- маркетологу — к аналитике и сайтам.
Сотрудники получают доступ только к тем данным и функциям, которые нужны им для работы. Такой подход снижает риск утечек: конфиденциальная информация остается в пределах нужной роли. Система становится управляемой — вы всегда знаете, кто и где может вносить изменения. А при росте команды достаточно просто назначить сотруднику нужную роль без настройки с нуля.
Перенести данные и сервисы в облако — централизовать работу
Если избавиться от разрозненных хранилищ на личных ноутбуках и флешках, легче навести порядок и снизить риски потери или утечки данных.
Что поможет: разместить сервисы и файлы на облачном сервере.
Многие компании решают такую задачу с помощью облачных серверов и виртуального хранилища — например, в составе решений от Рег.ру. Вместо того чтобы хранить документы на личных устройствах сотрудников, вы создаете централизованную точку доступа. Облачный сервер работает на базе ресурсов провайдера. К рабочему пространству можно безопасно подключиться через интернет. Администратор управляет доступом, резервным копированием и безопасностью через удобную панель. Это снижает риск потери данных и делает бизнес мобильным.
Перейти на защищенную корпоративную почту
Перестаньте использовать личные почтовые ящики для рабочих задач. Это один из самых частых каналов утечек: достаточно единственного письма, отправленного не по адресу, чтобы конфиденциальная информация оказалась вне вашего контроля.
Что поможет: подключить корпоративную почту на собственном домене с повышенной защитой.
Корпоративная почта на собственном домене решает сразу несколько задач:
- повышает уровень доверия со стороны клиентов и партнеров — письма с адреса @example.org воспринимаются серьезнее;
- обеспечивает централизованный контроль над доступом;
- позволяет быстро отключать или передавать ящики без потери информации.
Во многих решениях предусмотрены службы защиты от фишинга, фильтры и антиспам — они значительно снижают риски атаки через почту. Даже если устройство сотрудника взломали или он сам случайно удалил содержимое ящика, чаще всего на услугах корпоративной почты предусмотрено резервное копирование, которое позволят всё восстановить.
Включить аудит логов, чтобы видеть, кто, когда и что делал
Начать отслеживать действия сотрудников и системы. Это необходимая мера для безопасности, расследования инцидентов и контроля процессов.
Что поможет: включить логирование и журналы событий на ресурсах.
Многие интерфейсы предоставляют доступ к журналу действий. Для других потребуется включить логирование и настроить ротацию, то есть автоматическое удаление, самостоятельно, аналогично тому, как это делается для веб-сервера сайта.
Логи — это файлы с записями всех действий в системе. Логирование работает автоматически в фоновом режиме и фиксируют всё, что происходит с данными и доступами. Если возникает проблема, например файл исчез или система дала сбой, лог показывает, кто и что делал в этот момент. Это помогает быстро разобраться, в чём была ошибка, чьи действия ее вызвали и как всё исправить. Особенно важно вести логи при удаленной работе, когда вы не видите сотрудников, но хотите сохранить прозрачность и контроль.
Делать регулярные резервные копии
Заранее подготовиться к возможным сбоям: оборудование может выйти из строя, файл может быть удален, а данные зашифрованы в результате атаки. Без актуальных резервных копий восстановить работу бывает крайне трудно.
Что поможет: автоматические бэкапы.
Бэкап — это «страховка» для сохранности данных. Он работает по расписанию: система регулярно сохраняет актуальное состояние файлов, баз данных, сайтов и настроек. Если что-то пойдет не так — случайно удалят файл, выйдет из строя сервер или произойдет атака, вы можете восстановить данные из последней копии. Это как «откат назад» к стабильной версии. Бэкапы особенно важны для бизнеса, который завязан на онлайн-заказы, клиентские базы или уникальные материалы.
Чтобы защитить бизнес при удаленной работе, достаточно начать с базовых шагов: ограничить доступы, настроить безопасное подключение и перенести данные в облако. Это дает контроль, снижает риски и повышает устойчивость бизнеса.
