Документооборот оказывает непосредственное влияние на такие важные показатели работы складской логистики как точность, скорость и стоимость операций в виду того, что является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов, ручной труд может приводить к задержкам и возникновению ошибок в виду влияния человеческого фактора на разных этапах. Поэтому автоматизация позволяет решить большой спектр проблем склада, связанных с созданием, учетом и движением документов, но перед внедрением проекта важно проанализировать следующие факторы:
Тип склада
какие в компании приняты способы планирования деятельности, осуществления процедур контроля качества и оценки уровня безопасности, какое используется оборудование, какие применяются способы хранения принимаемых грузов. Важно учитывать особенности ассортимента (например, если товары принимаются на склад с большим количеством комплектующих, что подразумевает управление всеми номенклатурами без ошибок), объемы хранения запасов, число операций на каждом этапе и т.п.
Способ автоматизации документооборота
какой способ автоматизации выбрала компания, например, внедрение автоматизированной системы управления складом WMS, автономных систем электронного документооборота/СЭД, дополнительных модулей к 1С.
Предварительная стоимость
определяющий фактор при автоматизации документооборота это бюджет, необходимо осуществить детализированные расчеты для оценки затрат на закупку необходимого оборудования, содержание или аренду серверов для хранения резервных копий, установку нужного программного обеспечения, внедрения и дальнейшей поддержки системы в части обслуживания. На этом же этапе следует предусмотреть необходимость интеграции, чтобы была возможность выполнять оперативный трансфер и обмен данными с соблюдением требований контроля доступа и защиты информации.
В традиционной модели складского учета преобладает бумажный документооборот и приемка товара сопровождается заполнением множества бланков, перемещение груза внутри склада фиксируется вручную, а отгрузка требует тщательной сверки данных, такой подход сопряжен с рядом недостатков:
- высокая вероятность ошибок: ручной ввод данных несет высокие риски возникновения ошибок, что может привести к неточностям в складском учете и проблемам при отгрузке, как итог – возвратам и дополнительным затратам.
- низкая скорость обработки информации: бумажные документы иногда требуют нескольких этапов согласования с разными сотрудниками компании, как итог, компания несет потери на излишние перемещения и тратит много лишнего времени.
- недостаток прозрачности: отсутствие единой автоматизированной системы затрудняет контроль над движением товаров в части партионного учета и делает невозможным оперативно отследить документационные записи, как итог – многие нужные решения не принимаются вовремя.
Как автоматизация позволяет повысить эффективность работы склада, оптимизировать затраты и улучшить качество обслуживания клиентов, а также снизить количество документов на бумажных носителях до 40%.
Документооборот склада и KPI
WMS предлагает эффективные инструменты для автоматизации документооборота, оптимизирует ключевые процессы и позволяет компаниям повысить общую производительность склада в части:
- замены бумажных документов электронными аналогами, которые хранятся в защищенной базе данных, что минимизирует риск потери или повреждения документов, а также обеспечивает оперативный доступ.
- автоматической маршрутизации, система может автоматически направлять документы соответствующим сотрудникам или отделам в соответствии с заданными правилами, что сокращает время обработки документов и повышает прозрачность процесса.
- интеграции с другими системами, программное обеспечение легко интегрируется с ERP, синхронизирует информацию и устраняет необходимость в повторном ручном вводе данных.
При помощи WMS можно автоматизировать значительную часть документооборота, что приводит к следующим преимуществам: экономия времени на выполнение операций, снижение затрат на создание, обработку и переделывание документов, повышение точности учета данных, рост производительности персонала, генерация всех необходимых отчетов на основе аналитики и мониторинга данных в режиме реального времени.
Несколько примеров ключевых показателей эффективности документооборота склада:
Скорость обработки документов
«среднее время обработки документа» измеряется в часах или днях и отражает время, затрачиваемое на обработку одного документа, «процент документов, обработанных в установленный срок» показывает долю документов, обработанных в соответствии с внутренним регламентом работы склада.
Точность документооборота
«количество ошибок в документах» измеряется количеством неточностей, опечаток и других ошибок в документации со стороны персонала, «процент отклонений от стандартов» отражает долю документов, не соответствующих установленным стандартам оформления и содержания.
Эффективность использования ресурсов
«количество сотрудников, занятых документооборотом» показывает численность персонала, непосредственно участвующего в обработке документов, «стоимость обработки одного документа» отражает затраты на обработку одного документа, включая заработную плату, материалы и задействованное программное обеспечение.
Уровень автоматизации
«процент электронных документов» показывает долю документов, обрабатываемых в электронном виде, «использование систем документооборота» отражает наличие и степень использования специализированных программных решений для управления документацией.
Методы достижения KPI документооборота склада включают в себя стандартизацию процедур, разработку и внедрение единых стандартов оформления, хранения и обработки документов, минимизацию количества согласований между отделами, обучение персонала, работающих с документацией, регулярный мониторинг данных, все это можно делать при помощи WMS.
Автоматизация документооборота склада на примере
Рассмотрим на примере из кейса как происходит автоматизация документооборота склада при помощи AS WMS и какие показатели получает компания, которая управляет процессами складской логистики в сфере онлайн торговли (маркетплейсы). Перед внедрением WMS все основные операции проводились вручную и документооборот осуществлялся только на бумажных носителях, после автоматизации стало возможным перенести в электронное управление 40% документов от общего количества:
- на этапе «прием товара» за счет автоматической обработки информации в WMS таких документов как товарная накладная, счет-фактура, этикетка (с указанием информации: наименование, артикул, количество, партия товара),
- на этапе «хранение товара» за счет генерирования системой карты склада и непрерывного мониторинга по всем операциям, включая инвентаризации,
- на этапе «отгрузка товара» за счет возможности создавать документ-распоряжение, заказ-наряд, накладную, счет-фактуру, этикетку, транспортную накладную.
Снижение времени на обработку бумажных документов позволило повысить эффективность важных показателей работы склада, таких как: «количество пересортов в заказах» (снизились до 90%), «скорость формирования заказа» (увеличилась до 30%), «количество ошибок персонала» (снизились до 0%), «точность учета» (увеличилась на 95%).
Автоматизация документооборота с помощью WMS предоставляет ряд существенных преимуществ в управлении операционной деятельностью склада и позволяет компаниям непрерывно улучшать процессы за счет комплексного подхода к управлению складом, охватывая такие функции, как:
- Приемка и учет товара: автоматическая регистрация поступающего товара с использованием штрихкодов или RFID-меток, сводя к минимуму возможность ошибок при вводе данных.
- Управление запасами: непрерывный мониторинг уровня запасов, автоматическое формирование заказов на пополнение и предотвращение дефицита товаров.
- Планирование отгрузки: оптимизация маршрутов перемещения груза внутри склада и формирование оптимальных партий для отгрузки.
- Отчетность: автоматическая генерация всех необходимых складских документов, таких как товарные накладные, акты приема-передачи, счета-фактуры, анализ складских данных.
Сколько стоит автоматизация склада с AS WMS?
Кейсы / проекты автоматизации с AS WMS
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
